Las investigaciones realizadas en el área muestran que las reuniones mal llevadas son un problema multimillonario en las organizaciones estadounidenses. Se supone que las reuniones son un motor de colaboración y productividad, pero los estudios muestran que menos del 50% del tiempo dedicado a reuniones se considera eficaz y útil. Este mal uso desenfrenado del tiempo y la energía de las personas invertida se puede prevenir si todos aprendemos cómo diseñar, gestionar y participar mejor en las reuniones.
Tipos de reuniones
A grandes rasgos, existen tres tipos diferentes de reuniones, cada una con un objetivo principal y una función diferente: social, intercambio de información y toma de decisiones. Las reuniones efectivas tienen claro el objetivo y optimizan su estructura para lograr el resultado deseado; cuanto menos las mezcle, más efectivo será.
El objetivo principal de las reuniones sociales es solidificar la confianza y generar camaradería personal y grupal. Ocurren en entornos individuales y grupales, son informales y opcionales, pero importantes ya que construyen la confianza social y la base sobre la que se construye todo lo demás.
El objetivo principal de las reuniones de intercambio de información es la distribución eficiente de información relevante para el grupo. Si te encuentras repitiendo la misma información a varias personas, conviértela en una transmisión grupal.
El objetivo principal de las reuniones de toma de decisiones es optimizar la velocidad organizacional y la tasa de aprendizaje. La toma de decisiones eficaz es un buen proceso que requiere un planteamiento del problema bien definido, información relevante presentada desde el principio, las partes con interés presentes en la sala y un líder de la reunión que impulse y se apropie del resultado.
Efectividad versus eficiencia
Es importante distinguir entre ser eficaz y eficiente.
Una reunión eficiente comienza puntualmente, se mantiene encaminada gracias a una buena gestión del tiempo, incluye la menor cantidad de personas posible y logra el objetivo planteado. La eficiencia es una cualidad superficial. No dice nada sobre si se incluyó a las personas adecuadas por las razones correctas o si la reunión generó algún valor.
Una reunión eficaz reúne a un grupo de personas cuidadosamente seleccionadas para un propósito específico, proporciona un foro para la discusión abierta y ofrece un resultado tangible: una decisión, un plan, una lista de grandes ideas a seguir, una comprensión compartida del trabajo por delante. No sólo eso, sino que el resultado se comparte con otras personas cuyo trabajo pueda verse afectado.
¿Por qué es importante tener reuniones efectivas en el trabajo?
Las reuniones en el lugar de trabajo son importantes porque son una excelente manera de tomar decisiones en su organización. Si todos están presentes, puede discutir proyectos e ideas cara a cara en lugar de perder tiempo enviando correos electrónicos o mensajes de texto con personas que tienen horarios diferentes para luego tener que esperar una respuesta. ¡Simplemente reservar una reunión en el calendario de alguien puede ayudar a ahorrar tiempo que sería mejor invertir en hacer las cosas!
Además, las reuniones en el lugar de trabajo son una excelente manera de mantener a las personas actualizadas sobre lo que sucede en la organización, ya sean nuevos desarrollos, cambios debido a eventos fuera de su control o cualquier otra noticia relevante que deba discutirse. También les brinda a todos la oportunidad de compartir sus ideas y opiniones sobre cómo se manejan las cosas, lo que puede ser muy valioso para la empresa.
¿Qué hace que una reunión sea eficaz?
Una reunión eficaz implica varios elementos. Cuanto más incluya, más efectiva será su reunión. Esto es lo que incluye una reunión eficaz y, esencialmente, lo que la hace importante y beneficiosa para la empresa:
Preparación: una preparación adecuada garantiza que usted aproveche al máximo su reunión. Cree una agenda que enfatice los puntos clave que desea abordar durante la reunión. Mantenga esta agenda a mano para poder consultarla durante la reunión y tomar notas según sea necesario.
Delegación: al realizar una reunión, es importante abordar todos los puntos clave y garantizar que se escuchen todas las voces. Para ayudarlo a dirigir la reunión de manera efectiva, considere pasar lista para saber quiénes están presentes y revisar la agenda con los asistentes para ayudarlos a mantenerse concentrados y comprometidos.
Plan de acción: para finalizar una reunión con éxito, necesita un resumen final que confirme lo que todos deben hacer después de la conclusión de la reunión. Básicamente, un plan de acción presenta los próximos pasos que todos deberían dar.
Enfoque: hacer que todos se mantengan concentrados garantiza que usted tendrá que abordar cada punto clave de la discusión. Consulte la agenda cuando sea necesario. También es importante resumir los puntos planteados después de discutido cada punto de la agenda, preguntar si alguien tiene preguntas y pasar al siguiente punto de la agenda.
Compromiso: los asistentes deben mantenerse concentrados y entretenidos durante toda la reunión. Tener participantes comprometidos garantiza que usted reciba comentarios de todos, lo que puede producir mejores resultados para su organización en su conjunto.
Planificar con anticipación: programar la próxima reunión durante la actual le permite llegar a la mayor cantidad de participantes. También les permite expresar cualquier conflicto de programación.
Concluyendo, el celebrar reuniones eficaces en el trabajo es importante porque puede ayudar a mantener a los empleados comprometidos y felices, al mismo tiempo que mejora la comunicación en todo el equipo. Desde elevar la moral hasta ayudar a inspirar nuevas ideas, celebrar una reunión para su equipo de trabajo conlleva muchos beneficios. Sólo asegúrese de no exagerar con esto, ya que las reuniones de su equipo podrían ser un excelente lugar para que los empleados expresen sus opiniones y levanten la moral.
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