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PorAd Verbo Court Reporters

Las reuniones de los comités de la Junta de Directores

La junta directiva tiene la autoridad para formar comités y delegar poderes en estos. Un comité es un grupo de uno o más individuos en una organización creados para desempeñar una determinada función. Los comités de la junta directiva son comités permanentes que son subsidiarios de la junta directiva. Estos están compuestos principalmente por miembros de la junta. Los comités de la junta directiva están creados para cumplir un propósito más específico en comparación con la junta directiva en total. Se puede convocar a un comité de la junta para recibir asesoría sobre áreas particulares.

Las juntas directivas a menudo delegan trabajo a comités para permitir una consideración más efectiva de cuestiones complejas o especializadas y utilizar el tiempo de los directores de manera más eficiente. Los comités hacen recomendaciones de acción a la junta directiva, asegurando así que la junta mantenga la responsabilidad colectiva por la toma de decisiones. Veamos un poco más acerca de estos grupos de trabajo:

La importancia de la formación de comités

Un comité es un órgano que está subordinado a la Junta de Directores. Los comités suelen estar compuestos por una pequeña subsección de la junta directiva, pero no necesariamente. Las comisiones tienen una misión más específica que la Junta en su conjunto, y pueden ser llamadas a deliberar sobre asuntos que les delegue la Junta de Directores. Generalmente existen dos tipos de comités: comités permanentes o especiales. Un comité permanente se reúne de forma continua y no tiene fecha de vencimiento, mientras que los comités especiales se establecen por un período limitado para abordar un problema o necesidad específica.

Como mencionáramos, los comités designados por la Junta se centran en áreas específicas y toman decisiones informadas dentro del marco de la autoridad delegada, y hacen recomendaciones específicas a la Junta sobre asuntos de sus áreas o competencia. Todas las decisiones y recomendaciones de los comités se presentan ante la Junta en pleno para su información o aprobación. Entonces es de suponer que los comités revisan los elementos con gran detalle antes de presentarlos ante la Junta para su consideración.

Tipos de comités de la junta directiva

  • Comité Permanente
  • Comité de Actividades
  • Comité Ad Hoc o Grupo Temporal de Trabajo
  • Comite de Asesoría
  • Comité Directivo
  • Comité Ejecutivo
  • Comité de Auditoría
  • Comité de Finanzas y Riesgos
  • Comité de Nominaciones y Gobernanza Corporativa
  • Comité de Compensación

¿Por qué crear comités dentro de las Juntas de Directores?

Algunas de las razones principales son:

Ampliar la experiencia: los comités brindan la oportunidad de incorporar expertos y profesionales externos en campos específicos que pueden aportar conocimientos y experiencia valiosos para el desarrollo de la institución. Por ejemplo, el establecimiento de un comité de finanzas permite la participación de especialistas financieros experimentados en áreas relevantes. A veces, se requiere experiencia especializada para profundizar en un área en particular.

Distribución de responsabilidades: los comités suelen centrarse en aspectos específicos de la administración y la distribución eficiente de responsabilidades entre los miembros del directorio. Esto ayuda a mejorar la toma de decisiones y proporciona una mayor responsabilidad a los accionistas y partes interesadas. Además, la deliberación exhaustiva y la preparación de los temas de la agenda dentro de un comité contribuyen a tomar decisiones de mayor calidad.

Mayor independencia: Los comités formados por miembros independientes de la junta directiva facilitan un análisis y una evaluación más objetivos de diversos aspectos de la institución. Los miembros independientes del comité pueden tomar decisiones basadas en los intereses generales de la institución, sin entrar en los intereses y conflictos personales.

El trabajo de la Junta se realiza más eficientemente en comités: Hoy la tendencia es tener menos comités permanentes y crear más comités especiales según sea necesario. Cada comité debe tener un fin legítimo con tareas específicas perfectamente delineadas para alcanzar su propósito.

Para garantizar que los comités de la Junta Directiva funcionen eficazmente, es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • Incluir de forma limitada a personas externas en los comités de su Junta Directiva.
  • Realizar los nombramientos de comités con cuidado, aunque los miembros no sean miembros con derecho a voto de la junta. Los miembros de los comité actúan como representantes de la institución y deben estar comprometidos con su misión.
  • Los comités deben distribuir las asignaciones de manera uniforme para que cada miembro tenga la oportunidad de participar en el trabajo que se realiza.
  • Los comités deben obtener la aprobación de la Junta completa antes de tomar decisiones importantes.
  • Los comités deben redactar informes que proporcionen suficiente información a la Junta.
  • Los comités deben proporcionar más información a la Junta cuando se le solicite, después de haber presentado un informe.

Sin embargo, es necesario evitar:

  • Crear comités que dupliquen el trabajo del personal.
  • Crear comités que sean demasiado grandes para ser efectivos.
  • Dar la impresión de que la membresía a un comité –para quienes no son miembros de la Junta– conducirá automáticamente a la membresía en la Junta.
  • Celebrar reuniones del comité justo antes de la reunión de la Junta Directiva. Los comités y grupos de trabajo necesitan tiempo para preparar y presentar sus informes a la Junta en pleno. Asimismo, los miembros de la Junta necesitan tiempo para leer el material; de lo contrario, la Junta podría simplemente repetir lo que sucedió en la reunión del comité.

Concluyendo, los comités son grupos de trabajo compuestos por miembros de la junta, miembros del personal y voluntarios que se reúnen para brindar asesioría experta a la Junta de Directores. Lo más importante es que los comités de la Junta Directiva son una forma de aprovechar el conocimiento de un grupo más grande de personas para ayudarla a tomar las mejores decisiones posibles. Los comités de la Junta permiten que el trabajo necesario se distribuya uniformemente. Esto permite la mejor asignación de talento y garantiza que el trabajo se realice. Cuando dividen los objetivos y responsabilidades en partes más manejables con una estructura organizativa clara, la Junta Directiva no tiene que atascarse preocupándose por quién es responsable de qué tarea. Depende de los líderes de la Junta determinar si los comités se convierten en una poderosa herramienta o en un atolladero de burocracia e ineficiencia. Afortunadamente, convertir los comités en el grupos indispensables de expertos en los que la Junta confía para recibir asesoramiento está a su alcance.

¿Tiene más preguntas sobre Junta de Directores?

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Cómo organizar y conducir una asamblea general anual – Parte II

Uno de los principales beneficios de una asamblea general anual es que proporciona transparencia. Permite a los socios comprender claramente la situación financiera de la organización, la estrategia actual y los planes para el futuro. Esto es importante para garantizar que la organización esté encaminada hacia el logro de sus objetivos y que las partes con interés sean conscientes de cualquier riesgo o desafío potencial que pueda afectar su desempeño.

Una asamblea general anual también es una oportunidad para que los accionistas voten sobre asuntos importantes relacionados con la gobernanza de la organización. Esto puede incluir el nombramiento de directores, la aprobación de auditores y cambios en los estatutos de la organización. Al dale derecho al voto a las partes con interés, la organización demuestra su compromiso con los principios democráticos y la importancia de la participación de todos los socios en el proceso de gobernanza.

Veamos entonces el desarrollo de una asamblea general anual.

Desarrollo de la asamblea general anual

La introducción de la reunión suele comenzar con el llamado al orden, la determinación de quórum, presentación de la Junta de Directores actual y un discurso del presidente. Luego, normalmente se aprueba la minuta de la asamblea anterior y presenta el informe del tesoreroque incluye la aprobación del presupuesto para el año entrante, y los informes de los distintos comités. Es necesario recalcar que la agenda guía cuidadosamente las deliberaciones.

Realizar una asamblea general anual conlleva:

  • Tomar la asistencia de los participantes
  • Presentación del presidente
  • Revisión y aprobación de los temas de la agenda
  • Presentación de los informes financieros
  • Votación y elección de la nueva Junta
  • Clausura
  • Redacción y firma de la minuta

Asistencia y quórum

El primer paso formal en una reunión es que los participantes firmen una hoja de asistencia. La hoja de asistencia permite conocer el número de personas presentes y votantes para respetar el quórum establecido en los estatutos. Si el número de participantes fuera insuficiente, la reunión podrá suspenderse. Aún así, los actos deben dar inicio y establecerse para el récord el porqué de la suspensión de los actos.

El desarrollo de las votaciones

La realización de las votaciones se regirá por los estatutos que incluirá el método de votación y la formalidad del quórum, es decir, aquellos con derecho a votar. Cada miembro votante tiene derecho a un solo voto según el principio democrático. Hay tres métodos de votación: a viva voz (no recomendado, pero usado frecuentemente), a mano alzada o por votación secreta. Si su reunión se realiza en línea o híbrida, es posible votar por correo fuera de la reunión o mediante voto virtual durante la reunión. Cuando se realiza un proceso de votación, comúnmente los “bylaws” de las organizaciones establecen que la decisión final sea determinada por el voto mayoritario. No ostante ello, es importante tomar en consideración las distinciones aplicables:

  • Mayoría relativa: la decisión se adopta cuando los votos a favor superan a los votos en contra, independientemente del número de votos emitidos.
  • Mayoría absoluta: la propuesta debe obtener al menos la mitad de los votos para ser aprobada.
  • Mayoría cualificada: requiere, por ejemplo, dos tercios o tres cuartos de los votos autorizados.
  • Unanimidad: una regla de votación en la que se requiere aprobación por todos los votos de todos los votantes elegibles.

La minuta

Una vez finalizada la junta general anual, llega el momento de redactar el acta o la minuta. Este documento vital debe ser redactado por personal cualificado y permite a los miembros ausentes disponer de un trasfondo de la asamblea, pero también disponer de pruebas jurídicas a las que recurrir en caso de impugnación. Debe ser disponible para todos los asociados y mantenerse en un lugar seguro. Una vez redactado y revisado, el documento deberá ser firmado por el presidente y el secretario de la Junta.

¿Quién lleva un registro de lo que sucede en una asamblea general anual?

Los registros de las reuniones de la empresa se denominan actas o minutas. Toda organización debe llevar un libro de actas que comúnmente es requerido por los “bylaws” y las leyes locales, para registrar lo ocurrido en sus reuniones. La organización decide quién conservará las actas. Los miembros tienen derecho a inspeccionar y obtener copias de las actas de las asambleas generales y de las resoluciones, así como de las reuniones ordinarias y extraordinarias que celebre la Junta. Las actas oficiales de una asamblea son las aprobadas por los miembros al comienzo de la siguiente asamblea general anual. Sólo puede haber un conjunto de actas oficiales, que son un registro formal de las decisiones tomadas en la asamblea general anual.

Nuestros consejos para una asamblea general anual exitosa

Contrate a una compañía de Taquígrafos de Récord profesional. Esta tendrá a su cargo el levantar el récord oficial de la reunión y redactar de forma profesional una minuta y transcripción del procedimiento. Lea más aquí.

Contrate a un parlamentarista. Esta es una acción que comúnmente se subestima. Hable con su asesor/a legal. Tal vez, esta persona podría brindarle este servicio. El parlamentarista asiste al presidente a dirigir las de reuniones, incluso, podría hasta presidirlas, y da asesoramiento sobre el procedimiento parlamentario. Las Reglas del Procedimiento Parlamentario es un método respetado para conducir asuntos a tratar en reuniones y asambleas públicas. Se puede adaptar para amoldarse a las necesidades de cualquier organización. Es una de las herramientas más importantes para mantener el orden en las reuniones y asegurar un proceso democrático que satisfaga a todas las partes.

Contrate un servicio de amplificación. Estos procedimientos suelen contar con la asistencia de cierto número de personas y celebrarse en espacios abiertos. Debido a esto, los presentes podrían tener dificultas para escucharse y/o ser escuchados adecuadamente. Si el proceso de comunicación se afecta, se afectará el proceso de toma de decisiones y el propósito principal de la actividad. Un servicio de amplificación (bocinas y micrófonos) es comúnmente necesario en este tipo de procedimiento.

Ya sea que celebre una asamblea general anual de forma presencial o de forma virtual, o en formato híbrido, es importante seguir las formalidades adecuadas y protocolarias, pero sobre todo tener las herramientas adecuadas para hacerlo.

No permita un procedimiento desorganizado.  Asegúrese de mantener el orden en todo momento. Tome acción de inmediato tan pronto surjan señales de desorden o del desvío de las reglas establecidas.

Asegure la identificación de los interlocutores.  Asegúrese de que aquellos/as que interesen dirigirse al foro se identiquen debidamente. Esto asegurará la claridad del récord y los procesos de rendición de cuentas.

Preste atención a la grabación de los procedimientos.  Si se ha contratado un servicio de amplificación y se están grabando los procedimientos, no permita que ninguna persona se dirija al foro de manera que su intervención no se grave debidamente o no sea escuchada por todos los presentes.

En conclusión, una asamblea general anual es un componente vital de la gobernanza en una organización. Proporciona transparencia, fomenta mejores relaciones entre la organización y sus socios y demuestra el compromiso de su empresa con los principios democráticos. Como tal, las empresas deben tomarse en serio la organización y el funcionamiento de sus asambleas generales anuales para garantizar que sean exitosas y sirvan a los mejores intereses de todas las partes interesadas.

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