1. Alcance y Roles

Para fines de esta Política, Ad Verbo actúa, según aplique, como (i) proveedor de Servicios de Taquígrafos de Récord, transcripción y custodia documental, y/o (ii) operador del sitio web y sus funciones (por ejemplo, formularios, calendario y repositorio digital).

En contextos profesionales (p. ej., casos legales, procedimientos administrativos, arbitrajes, investigaciones internas, juntas corporativas, entrevistas u otros), cierta información puede ser altamente confidencial, privilegiada o estar sujeta a órdenes o acuerdos de confidencialidad. Ad Verbo trata dicha información conforme a estándares de confidencialidad comercialmente razonables y a las instrucciones documentadas del cliente cuando proceda.

2. Definiciones

• Información Personal: información que identifica o puede identificar a una persona natural (p. ej., nombre, correo electrónico, teléfono).
• Información del Caso/Procedimiento: datos, documentos, audios, transcripciones, minutas, exhibidos y materiales relacionados a un asunto o procedimiento.
• Credenciales: usuario, contraseña y/o mecanismos de autenticación para el repositorio digital u otros servicios en línea.
• Cliente: persona o entidad que solicita o contrata los Servicios, independientemente de quién pague.

3. Información que Recopilamos

Podemos recopilar las siguientes categorías de información, según los Servicios utilizados:

• Información de contacto y cuenta: nombre, empresa, dirección postal, correo electrónico, teléfonos, usuario/credenciales, preferencias de comunicación.
• Información de facturación y cobro: datos necesarios para emitir facturas, validar pagos, administrar crédito y cobros (p. ej., nombre de facturación, dirección, historial de facturas, estado de cuenta).
• Información de programación: fecha/hora, lugar, modalidad (presencial/virtual), datos del procedimiento, participantes, instrucciones y requisitos técnicos.
• Información del Caso/Procedimiento: grabaciones, transcripciones, minutas, documentos suministrados para transcribir, nombres/roles, terminología, y otros datos que surjan del récord.
• Información técnica del sitio web: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas, fechas/horas de acceso, registros de errores y métricas de rendimiento (según habilitado por el hosting o herramientas del sitio).
• Comunicaciones: contenido de correos electrónicos, formularios, mensajes y llamadas relacionadas a solicitudes, órdenes, aclaraciones y servicio al cliente.

Ad Verbo no pretende recopilar datos sensibles más allá de lo que sea necesario para prestar los Servicios. Sin embargo, por la naturaleza de ciertos procedimientos, la información del récord puede incluir datos sensibles. El cliente es responsable de evaluar y autorizar la divulgación necesaria para la prestación del Servicio solicitado.

4. Fuentes de Información

• Directamente de usted (formularios, correos, llamadas, órdenes y comunicaciones).
• De su organización o representantes autorizados (p. ej., firma legal, personal administrativo, paralegales, coordinadores).
• De materiales provistos para transcripción (audios, videos, documentos) y del contenido del procedimiento grabado.
• De proveedores de servicios técnicos (p. ej., hosting, correo transaccional, sistemas de calendario, repositorio) que facilitan la operación del sitio.

5. Cómo Usamos la Información

Usamos la información para:

• Prestar, administrar y completar Servicios (programación, comparecencias, grabación, transcripción, minutas, entrega, reimpresiones y certificaciones).
• Validar identidad/autoridad del solicitante y gestionar cuentas, credenciales y accesos.
• Facturar, procesar pagos, administrar crédito, atender balances y gestionar cobros.
• Proveer soporte, contestar consultas y manejar reclamaciones o correcciones (conforme a términos aplicables).
• Mejorar la calidad del Servicio (control de calidad, verificación técnica, auditorías internas limitadas).
• Cumplir con obligaciones legales, órdenes judiciales o requerimientos regulatorios aplicables.
• Proteger derechos, seguridad, integridad del sistema, y prevenir fraude, accesos no autorizados o abuso del sitio.

6. Bases para el Uso de la Información

Usamos la información cuando es razonablemente necesario para:

• Ejecutar un contrato o gestionar pasos precontractuales (prestar Servicios solicitados, facturar y entregar).
• Intereses comerciales legítimos (seguridad, prevención de fraude, mejora del servicio, control de calidad y continuidad operacional), siempre procurando no afectar indebidamente su privacidad.
• Cumplimiento legal (responder a órdenes judiciales, citaciones o requerimientos aplicables).
• Consentimiento cuando corresponda (p. ej., ciertas comunicaciones no esenciales o configuraciones opcionales del repositorio).

Esta sección describe criterios generales y no limita acuerdos particulares, órdenes específicas del cliente ni obligaciones de confidencialidad aplicables a un caso.

7. Confidencialidad del Récord y del Material del Caso

El material del caso/procedimiento, incluyendo grabaciones, transcripciones, minutas y documentos suministrados, se considera confidencial. Ad Verbo no divulga dicho material a terceros sin (i) autorización escrita del cliente, (ii) instrucciones documentadas del cliente para entrega a destinatarios designados, o (iii) orden judicial u obligación legal aplicable.

Cuando corresponda, el cliente deberá informar por escrito restricciones especiales, acuerdos de confidencialidad, órdenes de protección o requisitos de manejo/entrega.

8. Pagos Electrónicos (PayPal y Stripe)

Si usted paga en línea, los pagos se procesan mediante proveedores externos como PayPal y/o Stripe. Ad Verbo no almacena números completos de tarjetas, credenciales bancarias ni información financiera sensible utilizada para procesar pagos en dichos portales. Los proveedores de pago pueden recopilar información directamente de usted para operar, autenticar, prevenir fraude y cumplir requisitos legales. Ese tratamiento se rige por sus políticas y términos. Recomendamos revisarlos antes de completar una transacción.

9. Repositorio Digital en Línea

Ad Verbo puede ofrecer un repositorio digital para acceso remoto a transcripciones, minutas y documentos asociados. Este servicio es de conveniencia administrativa y su disponibilidad puede variar por mantenimiento, actualizaciones o eventos fuera de nuestro control razonable.

• Acceso y credenciales: usted es responsable de custodiar sus credenciales, establecer contraseñas robustas y notificar inmediatamente cualquier acceso no autorizado.
• Usuarios autorizados: el cliente es responsable de autorizar y supervisar accesos de empleados, abogados, agentes o representantes y de revocar accesos cuando sea necesario.
• Buenas prácticas: recomendamos no compartir contraseñas por correo y utilizar dispositivos/ redes seguras al acceder.
• Descargas y copias: el cliente debe descargar y conservar copias propias conforme a sus obligaciones profesionales y legales. El repositorio no sustituye la custodia del cliente.
• Suspensión por mora: el acceso al repositorio puede suspenderse si la cuenta está vencida, en atraso o en proceso de cobro, conforme a términos aplicables.
• Registros de acceso: podemos mantener bitácoras técnicas de acceso (p. ej., fecha/hora, IP, usuario) para seguridad, auditoría y soporte.

Aunque aplicamos medidas razonables de seguridad, ningún sistema en línea es 100% infalible. El cliente acepta riesgos inherentes de ciberseguridad al utilizar servicios digitales.

10. Divulgación a Proveedores y Terceros

Podemos compartir información limitada con:

• Proveedores de servicios que apoyan nuestras operaciones (hosting, correo transaccional, plataformas técnicas de repositorio/calendario), bajo obligaciones razonables de confidencialidad y/o términos de servicio.
• Proveedores de pago (PayPal/Stripe) para procesar transacciones.
• Asesores profesionales (p. ej., contables, asesores legales) cuando sea necesario y bajo deberes de confidencialidad.
• Autoridades/tribunales cuando medie orden judicial, citación válida o obligación legal aplicable.

No vendemos información personal. No autorizamos a terceros a usar información del cliente para mercadeo independiente de Ad Verbo.

11. Retención y Conservación

Conservamos información por el tiempo razonablemente necesario para prestar Servicios, cumplir obligaciones legales, resolver disputas, ejecutar acuerdos y mantener continuidad operacional. En particular, podemos conservar transcripciones y minutas en formato digital de manera indefinida, sujeto a limitaciones técnicas o cambios de sistema.

Las grabaciones de audio realizadas por Ad Verbo, cuando apliquen, se conservan típicamente por un período limitado (por ejemplo, tres (3) meses desde la entrega de la transcripción), tras lo cual pueden eliminarse permanentemente, conforme a nuestros términos de servicio y políticas internas.

El cliente es responsable de descargar y conservar sus copias conforme a sus necesidades procesales, corporativas o de cumplimiento.

12. Seguridad

Implementamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas comercialmente razonables para proteger información contra acceso no autorizado, pérdida, uso indebido o divulgación. Estas medidas pueden incluir controles de acceso, credenciales, prácticas de mínimo privilegio, cifrado en tránsito cuando aplique, y monitoreo de seguridad a nivel de sistema.

Ninguna transmisión por Internet o almacenamiento electrónico es totalmente seguro. No podemos garantizar seguridad absoluta, pero sí nuestro compromiso con prácticas razonables de protección.

13. «Cookies» y Tecnologías Similares

Nuestro sitio «web» puede utilizar «cookies» o tecnologías similares para funcionamiento básico, seguridad, analítica y mejora de experiencia, dependiendo de la configuración del sitio y del proveedor de «hosting». Usted puede controlar «cookies» mediante la configuración de su navegador. Deshabilitar cookies puede afectar funcionalidades (por ejemplo, inicio de sesión o formularios).

14. Menores de Edad

Nuestros Servicios están dirigidos a uso profesional y comercial. No recopilamos intencionalmente información personal de menores de edad a través del sitio. Si usted entiende que un menor nos ha provisto información personal, notifíquenos para evaluar medidas razonables.

15. Derechos y Solicitudes del Titular de Datos

Sujeto a la ley aplicable y a obligaciones de confidencialidad/órdenes judiciales, usted puede solicitar acceso, corrección o actualización de su información personal, así como hacer consultas relacionadas al tratamiento. Para proteger la confidencialidad, podremos requerir verificación razonable de identidad y autoridad.

Ciertas solicitudes pueden estar limitadas cuando la información forme parte de un récord/procedimiento, esté sujeta a retención legal, privilegio, orden judicial, o cuando la divulgación afecte derechos de terceros.

16. Transferencias y Acceso Fuera de Puerto Rico

Dependiendo de la infraestructura tecnológica (por ejemplo, servidores de hosting, proveedores de pago o servicios en la nube), la información puede almacenarse o procesarse en jurisdicciones fuera de Puerto Rico. Al usar el sitio o los Servicios, usted entiende y acepta que dicho procesamiento puede ocurrir conforme a las políticas del proveedor y a salvaguardas razonables.

17. Incidentes de Seguridad

En caso de un incidente de seguridad que afecte materialmente la confidencialidad de información personal o del cliente, Ad Verbo evaluará la situación y tomará medidas razonables para mitigar daños, investigar causas y restaurar la integridad de sistemas. Cuando proceda, podremos notificar al cliente conforme a acuerdos aplicables y/o requisitos legales.

18. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política por razones operacionales, técnicas, comerciales o legales. La versión vigente se publicará en el sitio web o se comunicará por medios electrónicos, según corresponda. El uso continuo del sitio o de los Servicios luego de la publicación de cambios constituye aceptación de la Política actualizada para usos futuros.

19. Contacto

Para preguntas, solicitudes o notificaciones relacionadas con esta Política, puede comunicarse con Ad Verbo por los canales oficiales publicados en nuestro sitio web.

Para proteger la confidencialidad, solicitudes relacionadas a material de un caso/procedimiento pueden requerir verificación de identidad, autoridad y/o instrucciones escritas del cliente.