1. Definiciones

A los efectos de estos términos y condiciones:

• Días laborables: lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm, excluyendo sábados, domingos y días feriados oficiales en Puerto Rico.
• Días calendario: todos los días consecutivos del calendario, sin exclusión.
• Cliente: persona natural o jurídica que solicita o contrata los servicios, independientemente de quién pague.
• Orden: solicitud formal de servicios, verbal o escrita.
• Comparecencia: disponibilidad física o virtual del personal asignado al procedimiento.
• Inicio del proceso de transcripción: momento en que el material es asignado al taquígrafo de récord o transcriptor para transcripción, edición o revisión.

Cuando estos términos hagan referencia a “días calendario” o “días laborables”, se interpretará estrictamente conforme a las definiciones anteriores.

2. Ofertas y Términos Especiales

Las ofertas promocionales y términos especiales de entrega aplican exclusivamente a procedimientos de hasta tres (3) horas y se cuentan en días laborables, salvo acuerdo escrito en contrario. Las ofertas no son acumulables ni garantizan disponibilidad de calendario.

Los términos de entrega comienzan a contarse a partir del próximo día laborable luego de formalizada la orden o de recibido el material a transcribir.

3. Comparecencias y Cargos Asociados

La comparecencia constituye una tarifa fija aplicable entre las 8:00 a.m. y las 5:00 p.m., independientemente de la duración efectiva del procedimiento, siempre que exista una orden de transcripción. De no existir una orden de transcripción, se realizará un cargo por hora no fraccional.

Procedimientos que requieran espera por parte del taquígrafo en un período mayor de dos (2) horas podrían conllevar cargos adicionales por hora no fraccional correspondientes al total del tiempo de espera.

• Horas fuera del horario regular se facturan por hora no fraccional.
• Comparecencias fuera del área metropolitana, fines de semana, días feriados, fuera de Puerto Rico o fuera de horario regular conllevan cargos adicionales.
• Podrán aplicarse cargos por dieta, millaje, alojamiento, peajes y otros gastos razonables, según aplique.

Si el procedimiento no se celebra y el personal ya se ha reportado o se encuentra en tránsito hacia el lugar del servicio, se facturará la comparecencia y/o el tiempo de espera, lo que resulte mayor, según aplique.

Toda materia, cliente, caso o epígrafe distinto al originalmente contratado se considerará una orden independiente.

4. Cancelaciones

Las cancelaciones deberán notificarse con al menos veinticuatro (24) horas de antelación. Cancelaciones tardías podrán resultar en cargos completos de comparecencia.

Las transcripciones no son cancelables una vez iniciado el proceso de transcripción. Si el cliente encuentra necesario cancelar una orden de transcripción mientras no se ha iniciado su proceso, se efectuará un cargo por la comparecencia del taquígrafo, si aplica, según lo indicado en la sección de comparecencia y cargos asociados.

5. Entrega de Transcripciones

Toda orden se procesa bajo el plan estándar de entrega, a menos que se indique lo contrario al momento de la contratación. Las órdenes bajo el plan estándar se procesan bajo el principio de “primero en llegar, primero en salir”. El término promedio de entrega es de veinte (20) a treinta (30) días laborables.

Servicios acelerados están sujetos a disponibilidad y cargos adicionales.

Las transcripciones se entregan en una (1) copia dura y en formato digital; copias adicionales, certificaciones y reimpresiones conllevan cargos adicionales.

6. Garantía, Exactitud y Reclamaciones

Ad Verbo garantiza un servicio profesional conforme a los estándares de la industria. Nuestra labor de transcripción se limita estrictamente a lo audible e inteligible según surja de la grabación.

El cliente es responsable de:

• La organización adecuada del procedimiento.
• Identificación clara de los interlocutores.
• Condiciones técnicas idóneas para la grabación.

Es nuestra responsabilidad que las transcripciones reflejen fielmente lo audible e inteligible del récord. No se garantiza claridad cuando existan interrupciones, solapamiento de voces, mala dicción o problemas técnicos. No se garantiza la identificación correcta de los interlocutores en el récord ni de aquellos que no se identifiquen cuando hablen.

Solo se aceptarán reclamaciones por errores ortográficos o tipográficos, en una sola ocasión por caso, dentro de treinta (30) días calendario desde la entrega de la transcripción. No se aceptan cambios sobre expresiones efectivamente vertidas en el récord.

7. Grabaciones Externas

Aceptamos archivos de audio en formato .mp3 y .wav; la conversión de archivos en otros formatos podría conllevar un cargo adicional. Ad Verbo podrá rechazar grabaciones técnicamente deficientes, incluso luego de iniciado el proceso de transcripción, sin obligación de certificarlas. Material inaudible o ininteligible será debidamente indicado en el texto. No certificamos transcripciones donde el cliente haya alterado lo transcrito por nosotros o sugerido enmiendas personales.

8. Minutas

Las minutas se preparan conforme a formatos internos. La adecuación legal final es responsabilidad exclusiva del cliente. Minutas que no conlleven el servicio de transcripción se facturan por hora de preparación, de lo contrario, se realiza un cargo fijo.

9. Conservación de Archivos

Las transcripciones y minutas se conservan indefinidamente. Las grabaciones de audio se conservan por tres (3) meses desde la entrega de la transcripción y luego se eliminan permanentemente.

Ad Verbo no será responsable por pérdidas ocasionadas por fallas tecnológicas fuera de su control razonable.

10. Crédito, Pagos y Cobros

El crédito es un privilegio sujeto a aprobación. Facturas vencen a los quince (15) días calendario. Cuentas en atraso podrán ser referidas a cobro legal, en cuyo caso el cliente será responsable de honorarios de abogados, intereses y cargos aplicables.

11. Cotizaciones

Las cotizaciones son estimados no vinculantes y válidas por treinta (30) días. No constituyen reserva de fecha.

12. Pagos Electrónicos

Los pagos electrónicos se procesan exclusivamente a través de PayPal y Stripe, sujeto a los términos y condiciones de estas compañías. Ad Verbo no almacena información financiera de sus clientes.

13. Confidencialidad

Toda información del cliente y trabajos realizados son estrictamente confidenciales, salvo autorización escrita u orden judicial.

14. Fuerza Mayor

Ad Verbo no será responsable por incumplimientos ocasionados por eventos fuera de su control razonable, incluyendo desastres naturales, fallas eléctricas, conflictos laborales o emergencias.

15. Limitación de Responsabilidad

La responsabilidad máxima de Ad Verbo, de existir, se limitará al monto o parte del monto facturado por el servicio específico objeto de la reclamación.

16. Ley Aplicable y Jurisdicción

Este contrato se rige por las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Toda controversia será sometida exclusivamente a sus tribunales.

17. Repositorio Digital en Línea

Ad Verbo podrá ofrecer al cliente, como servicio complementario, un repositorio digital en línea para el acceso a transcripciones, minutas u otros documentos asociados a órdenes procesadas. El repositorio se provee para propósitos de conveniencia administrativa y acceso remoto, sujeto a disponibilidad técnica.

• Acceso y credenciales: el cliente será responsable de mantener la confidencialidad de su usuario y contraseña, así como de toda actividad realizada bajo sus credenciales.
• Usuarios autorizados: el cliente será responsable de autorizar, revocar y supervisar el acceso de sus empleados, abogados, agentes o representantes.
• Confidencialidad: el repositorio estará sujeto a la sección de Confidencialidad de estos términos. El cliente reconoce que el acceso en línea implica riesgos inherentes de ciberseguridad.
• Disponibilidad: Ad Verbo no garantiza acceso ininterrumpido. Podrán ocurrir interrupciones por mantenimiento, actualizaciones, fallas de terceros, o eventos fuera del control razonable de Ad Verbo.
• Integridad de archivos: Ad Verbo procurará mantener la integridad de los documentos almacenados; sin embargo, el cliente reconoce que debe descargar y conservar copias propias para su récord.
• Retención y eliminación: el acceso a documentos en el repositorio no modifica la política de conservación de archivos y grabaciones indicada en la sección de Conservación de Archivos. Ad Verbo podrá reorganizar, migrar o eliminar contenido conforme a sus políticas internas, sin afectar obligaciones de entrega previamente cumplidas.
• Suspensión por mora: Ad Verbo podrá suspender temporal o permanentemente el acceso al repositorio si la cuenta del cliente se encuentra vencida, en atraso o en proceso de cobro, sin que ello constituya incumplimiento.

El repositorio digital constituye un medio de acceso y distribución. No sustituye la responsabilidad del cliente de custodiar sus documentos conforme a sus obligaciones profesionales, legales o procesales.

18. Aceptación y Evidencia Electrónica

El cliente reconoce y acepta que las órdenes, confirmaciones, instrucciones, aprobaciones y autorizaciones relacionadas con los servicios de Ad Verbo podrán efectuarse por medios electrónicos, incluyendo correo electrónico, formularios en línea, mensajes u otros sistemas digitales utilizados por la empresa.

Cualquier comunicación electrónica que sea razonablemente atribuible al cliente —incluyendo aquella proveniente de direcciones de correo electrónico, dominios, números telefónicos, cuentas o credenciales asociadas al cliente— podrá considerarse válida, vinculante y ejecutable, y podrá utilizarse como evidencia de instrucciones, aceptación de términos, autorizaciones de cargos y modificaciones operacionales, salvo disposición legal en contrario.

19. Copias, Reimpresiones y Solicitudes por Terceros

Copias adicionales, certificaciones, reimpresiones, reproducciones, duplicados digitales y/o reenvíos de transcripciones, minutas o materiales asociados con una orden conllevan cargos adicionales conforme a las tarifas vigentes.

Ad Verbo únicamente atenderá solicitudes de copias, certificaciones o entrega de materiales a terceros cuando exista autorización escrita del cliente o cuando medie una orden del Tribunal u obligación legal aplicable.

El cliente será responsable de notificar oportunamente cualquier restricción de confidencialidad, manejo especial o limitación de divulgación aplicable a un caso o procedimiento específico.

20. No Asesoría Legal y No Garantía de Resultado

Ad Verbo presta servicios profesionales de taquigrafos de récord, grabación, transcripción y documentación. Ninguna comunicación, expresión o actuación de Ad Verbo deberá interpretarse como asesoría legal, recomendación procesal, opinión jurídica o garantía de resultado en procedimiento judicial, administrativo, arbitral o de cualquier otra naturaleza. El cliente es el único responsable de la estrategia legal, el cumplimiento de términos procesales, la presentación de documentos ante foros correspondientes y el uso que se haga de los productos entregados por Ad Verbo.

21. Separabilidad

Si cualquier disposición de estos términos y condiciones fuese declarada nula, inválida o inexigible por un tribunal o foro competente, dicha disposición se interpretará, en la medida de lo posible, de forma que cumpla su propósito original. De no ser posible, se tendrá por separada, permaneciendo en pleno vigor y efecto todas las demás disposiciones del contrato.

22. Enmiendas y Actualizaciones de los Términos

Ad Verbo se reserva el derecho de enmendar o actualizar estos términos y condiciones cuando sea necesario por razones operacionales, técnicas, comerciales o legales. Las versiones actualizadas podrán publicarse en los canales oficiales de Ad Verbo o notificarse al cliente por medios electrónicos. Salvo que se indique expresamente lo contrario, la versión vigente al momento de la formalización de una orden será la aplicable a dicha orden.

El uso continuo de los servicios de Ad Verbo luego de realizados los cambios constituirá aceptación de los términos actualizados para órdenes futuras.