La importancia de la formación de comités

Un comité es un órgano que está subordinado a la Junta de Directores. Los comités suelen estar compuestos por una pequeña subsección de la junta directiva, pero no necesariamente. Las comisiones tienen una misión más específica que la Junta en su conjunto, y pueden ser llamadas a deliberar sobre asuntos que les delegue la Junta de Directores. Generalmente existen dos tipos de comités: comités permanentes o especiales. Un comité permanente se reúne de forma continua y no tiene fecha de vencimiento, mientras que los comités especiales se establecen por un período limitado para abordar un problema o necesidad específica.

Como mencionáramos, los comités designados por la Junta se centran en áreas específicas y toman decisiones informadas dentro del marco de la autoridad delegada, y hacen recomendaciones específicas a la Junta sobre asuntos de sus áreas o competencia. Todas las decisiones y recomendaciones de los comités se presentan ante la Junta en pleno para su información o aprobación. Entonces es de suponer que los comités revisan los elementos con gran detalle antes de presentarlos ante la Junta para su consideración.

Tipos de comités de la junta directiva

• Comité Permanente
• Comité de Actividades
• Comité Ad Hoc o Grupo de Trabajo
• Comite de Asesoría
• Comité Directivo
• Comité Ejecutivo
• Comité de Auditoría
• Comité de finanzas y riesgos
• Comité de nominaciones y gobernanza corporativa
• Comité de Compensación

¿Por qué crear comités dentro de las Juntas de Directores?

Algunas de las razones principales son:

Ampliar la experiencia: los comités brindan la oportunidad de incorporar expertos y profesionales externos en campos específicos que pueden aportar conocimientos y experiencia valiosos para el desarrollo de la institución. Por ejemplo, el establecimiento de un comité de finanzas permite la participación de especialistas financieros experimentados en áreas relevantes. A veces, se requiere experiencia especializada para profundizar en un área en particular.

Distribución de responsabilidades: los comités suelen centrarse en aspectos específicos de la administración y la distribución eficiente de responsabilidades entre los miembros del directorio. Esto ayuda a mejorar la toma de decisiones y proporciona una mayor responsabilidad a los accionistas y partes interesadas. Además, la deliberación exhaustiva y la preparación de los temas de la agenda dentro de un comité contribuyen a tomar decisiones de mayor calidad.

Mayor independencia: Los comités formados por miembros independientes de la junta directiva facilitan un análisis y una evaluación más objetivos de diversos aspectos de la institución. Los miembros independientes del comité pueden tomar decisiones basadas en los intereses generales de la institución, sin entrar en los intereses y conflictos personales.

El trabajo de la Junta se realiza más eficientemente en comités: Hoy la tendencia es tener menos comités permanentes y crear más comités especiales según sea necesario. Cada comité debe tener un fin legítimo con tareas específicas perfectamente delineadas para alcanzar su propósito.

Para garantizar que los comités de la Junta Directiva funcionen eficazmente, es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Incluir de forma limitada a personas externas en los comités de su Junta Directiva.
• Realizar los nombramientos de comités con cuidado, aunque los miembros no sean miembros con derecho a voto de la junta. Los miembros de los comité actúan como representantes de la institución y deben estar comprometidos con su misión.
• Los comités deben distribuir las asignaciones de manera uniforme para que cada miembro tenga la oportunidad de participar en el trabajo que se realiza.
• Los comités deben obtener la aprobación de la Junta completa antes de tomar decisiones importantes.
• Los comités deben redactar informes que proporcionen suficiente información a la Junta.
• Los comités deben proporcionar más información a la Junta cuando se le solicite, después de haber presentado un informe.

Sin embargo, es necesario evitar:

• Crear comités que dupliquen el trabajo del personal.
• Crear comités que sean demasiado grandes para ser efectivos.
• Dar la impresión de que la membresía a un comité –para quienes no son miembros de la Junta– conducirá automáticamente a la membresía en la Junta.
• Celebrar reuniones del comité justo antes de la reunión de la Junta Directiva. Los comités y grupos de trabajo necesitan tiempo para preparar y presentar sus informes a la Junta en pleno. Asimismo, los miembros de la Junta necesitan tiempo para leer el material; de lo contrario, la Junta podría simplemente repetir lo que sucedió en la reunión del comité.

Concluyendo, los comités son grupos de trabajo compuestos por miembros de la junta, miembros del personal y voluntarios que se reúnen para brindar asesioría experta a la Junta de Directores. Lo más importante es que los comités de la Junta Directiva son una forma de aprovechar el conocimiento de un grupo más grande de personas para ayudarla a tomar las mejores decisiones posibles. Los comités de la Junta permiten que el trabajo necesario se distribuya uniformemente. Esto permite la mejor asignación de talento y garantiza que el trabajo se realice. Cuando dividen los objetivos y responsabilidades en partes más manejables con una estructura organizativa clara, la Junta Directiva no tiene que atascarse preocupándose por quién es responsable de qué tarea. Depende de los líderes de la Junta determinar si los comités se convierten en una poderosa herramienta o en un atolladero de burocracia e ineficiencia. Afortunadamente, convertir los comités en el grupos indispensables de expertos en los que la Junta confía para recibir asesoramiento está a su alcance.