Razones para solicitar un asamblea general extraordinaria

Hay varias razones posibles por las que una organización podría solicitar una asamblea general extraordinaria. Estos motivos pueden variar según las circunstancias específicas de la organización y las leyes y regulaciones aplicables. Se podría organizar una asamblea general extraordinaria para abordar cualquiera de las siguientes cuestiones:

Resoluciones especiales: ciertas decisiones en una empresa pueden requerir una resolución especial, que generalmente requiere un umbral más alto de aprobación por parte de la membresía en comparación con una resolución ordinaria. Ejemplos de asuntos que pueden requerir una resolución especial incluyen modificar los estatutos de la organización, cambiar el nombre de la organización, aprobar una fusión o adquisición, autorizar un gasto de capital significativo o alterar la estructura de capital social de la empresa. Si la empresa necesita tomar alguna medida de este tipo, puede convocar una asamblea general extraordinaria para obtener la aprobación necesaria de los accionistas o partes con interés.

Asuntos urgentes: en determinadas situaciones, una empresa puede enfrentar asuntos urgentes que requieren atención inmediata y no pueden esperar hasta la próxima asamblea general anual programada. Por ejemplo, es posible que la empresa necesite abordar una crisis financiera, resolver un asunto urgente con respecto de una póliza de seguros, resolver una disputa legal o responder a requisitos regulatorios. Convocar una asamblea general extraordinaria puede proporcionar una forma más rápida y eficiente para que la organización solicite la opinión de la membresía y tome decisiones sobre asuntos tan urgentes.

Iniciativas de los accionistas y/o partes con interés: los accionistas y/o partes con interés pueden tener derecho a solicitar una asamblea general extraordinaria para discutir y votar sobre asuntos específicos. Por ejemplo, es posible que los accionistas y/o partes con interés quieran proponer cambios en la gobernanza, la remuneración de los ejecutivos o las políticas ambientales de la organización. Si se alcanza el umbral requerido para una asamblea general extraordinaria iniciada por los accionistas y/o partes con interés, la organización está obligada a convocar la reunión y abordar los asuntos propuestos.

Disputas entre directores o accionistas: los desacuerdos entre los directores o accionistas de la organización pueden requerir una asamblea general extraordinaria para resolver la disputa o tomar decisiones importantes. Por ejemplo, si hay un punto muerto en la junta directiva o una disputa entre accionistas con respecto al control o la propiedad de la organización, convocar una asamblea general extraordinaria puede proporcionar un foro para que las partes con interés expresen sus inquietudes, voten sobre las resoluciones propuestas y ayuden a resolver la disputa.

Cumplimiento de requisitos legales o reglamentarios: las organizaciones pueden estar obligadas por ley o reglamento a celebrar una asamblea general extraordinaria para determinados fines. Por ejemplo, si una organización desea aprobar una transacción importante, como una fusión o adquisición, o la contratación de un agente administrador, es posible que deba obtener la aprobación de los accionistas o partes con interés en una asamblea general extraordinaria de conformidad con las regulaciones.

¿Quién puede solicitar una asamblea general extraordinaria?

La capacidad de convocar una asamblea general extraordinaria generalmente se rige por los estatutos de la empresa y las leyes y regulaciones aplicables. En general, las siguientes partes pueden tener autoridad para convocar una asamblea general extraordinaria:

Si bien tanto la asamblea general extraordinaria como la asamblea general anual son tipos de reuniones de las partes con interés, tienen algunas diferencias clave. La siguiente tabla ayuda a ilustrar aún más las diferencias entre una asamblea general extraordinaria y una asamblea general anual.

¿Qué es una asamblea general extraordinaria?

Una asamblea general extraordinaria es cualquier asamblea de accionistas o de partes con interés que se lleva a cabo fuera de la asamblea general anual programada regularmente. En una asamblea general extraordinaria, el directorio y los accionistas y partes con interés generalmente discuten temas que han surgido y que, se considera, no pueden esperar hasta la próxima asamblea general anual. A menudo, la junta utilizará la asamblea general extraordinaria para solicitar la aprobación de las partes con interés en torno a un determinado curso de acción. También es posible que las partes con interés fuercen una asamblea general extraordinaria en algunas otras circunstancias.

Podemos decir, por lo tanto, que una asamblea general extraordinaria es una reunión celebrada por una empresa u organización para deliberar sobre asuntos que requieren la atención urgente de los altos ejecutivos, la junta directiva y todos los accionistas y no puede diferirse hasta la próxima asamblea general anual programada. La asamblea general extraordinaria se convoca en un momento irregular para abordar una crisis.

Todos los asuntos tratados en una asamblea general extraordinaria se consideran especiales. Por ejemplo, la destitución de un alto ejecutivo podría constituir el orden del día de una asamblea general extraordinaria. Una asamblea general extraordinaria también se denomina asamblea general especial o de emergencia.

Durante una asamblea general extraordinaria las partes con interés podrían recibir información relevante sobre el asunto propuesto y tienen la oportunidad de votar resoluciones o tomar decisiones que impactan a la empresa. Estas reuniones garantizan que los accionistas y las partes con interés tengan voz y puedan participar en procesos clave de toma de decisiones que afectan la dirección y el gobierno de la organización.

Procedimiento de celebración de una asamblea general extraordinaria

Usualmente una asamblea general extraordinaria puede celebrarse cualquier día, incluidos fines de semana y festivos, debido a su carácter urgente y no planificado. Esta es una diferencia clave entre una asamblea general extraordinaria y una asamblea general anual, ya que esta última cuenta con otro tipo de regulación. Dependiendo del tipo de organización, las regulaciones para llevar a cabo una asamblea general extraordinaria y las posibilidades de cambiar una resolución, así como recibir votos utilizando “proxies”, serán diferentes.

Paso 1: estudiar los estatutos

Estudiar cuidadosamente los “bylaws” de la organización es de vital importancia y consultar a su Asesor Legal de ser necesario.

Paso 2: reconocer la agenda de la reunión

Antes de la reunión, la Junta de Directores de la organización decidirá los asuntos a llevar a la asamblea general extraordinaria antes de discutirlos y votarlos durante el día del evento.

Paso 3: notificar a las partes interesadas necesarias

La empresa debe entregar una notificación por escrito de la asamblea general extraordinaria a los accionistas y miembros, junto con comentarios que expliquen su importancia. El plazo mínimo de preaviso para las asambleas generales extraordinarias con instrucciones especiales usualmente está especificado en los “bylaws” de la organización.

Paso 4: celebrar la asamblea general extraordinaria

Durante una asamblea general extraordinaria, el presidente suele leer la resolución y recomendar su aceptación a los asistentes. La resolución es la forma en que se decidió convocar la asamblea. El presidente también maneja las preguntas relacionadas con la decisión, supervisa la votación de los asistentes y anuncia el resultado de la votación. Una asamblea general extraordinaria y sus resoluciones sólo son válidas si se alcanza el quórum (número mínimo de miembros con derecho a voto) durante la reunión.

Paso 5: acción posterior a la reunión

Cuando las resoluciones se aprueban al final de la reunión, esto significa que la propuesta está acordada por todos, si no la mayoría, de los votantes.

En algunas circunstancias, sin embargo, hay pasos a seguir después de una asamblea general extraordinaria para oficializar las resoluciones aprobadas. Un ejemplo es cuando una modificación al reglamento de la institución es necesaria o cuando se debe realizar un desembolso de consideración. Así las cosas, las acuerdos alcanzados deben ser comunicados a la membresía en general.