Durante miles de años, los humanos se han reunido en pequeños grupos o en reuniones «tribales» más grandes para discutir asuntos de importancia, desde los negocios hasta la familia, la comunidad y más allá. No importa cuánta tecnología se agregue a nuestra vida diaria, las reuniones siguen siendo vitales para lograr una visión compartida dentro de las unidades de trabajo. Las reuniones definen los marcos culturales y estratégicos en las organizaciones.
Sin embargo, las reuniones ocupan cada vez más horas en la jornada laboral y, sin embargo, la mayoría de los empleados las consideran una pérdida de tiempo. Según encuestas realizadas con profesionales estadounidenses, las reuniones se clasificaron como el factor número uno que mata la productividad en las organizaciones. Por otro lado, poner en acción reuniones realmente efectivas hace que todos se sientan organizados, motivados y claros sobre lo que deben hacer en los próximos días o semanas.
Luego de la planificación y la preparación, le toca finalmente la puesta en acción de la reunión. A continuación se explica cómo llevar a cabo una reunión productiva. Utilice estas estrategias sencillas para capacitar y organizar a su equipo con el fin de tomar medidas proactivas hacia los objetivos de la organización.
¿Cómo se pone en acción una reunión de forma eficaz?
La puesta en acción de una reunión no sólo marca el tono, sino que también ayuda a que las personas se sientan más cómodas y dispuestas a compartir sus opiniones e ideas. A continuación se muestran algunas formas de poner en acción una reunión de forma eficaz:
Empiece a tiempo. Hágales saber a sus invitados que valora su tiempo y esfuerzo iniciando las reuniones a tiempo. Para que la reunión se desarrolle de manera eficiente, reserve tiempos predeterminados para descansos, preguntas o aportes específicos. Además, limite las respuestas a una cantidad determinada de minutos para evitar distracciones y permitir que todos compartan según corresponda.
De una excelente primera impresión y fortalezca su apertura. Su apertura marca el tono de toda la reunión. Si desea que todos estén de acuerdo con usted en cuanto al propósito de la reunión desde el principio, es importante abrir con fuerza. Para hacer esto, necesita prepararte. Tómese un tiempo para generar ideas que atraigan la atención de su audiencia antes de presentar los asuntos que deben abordarse. Las reuniones que avanzan de manera constante y con mucha energía mantienen a la gente comprometida.
Comience con una breve introducción. Salude a todos al comienzo de la reunión y preséntese. Agradézcales por asistir y proporcióneles su nombre y puesto en la empresa.
Establezca expectativas. Es importante establecer claramente las reglas al comienzo de la reunión, como limitar las interrupciones cuando otras personas comparten sus puntos de vista. En este momento, también puede informar a las personas qué nivel de aportes necesita de ellos y cómo se le daría la bievenida a la lluvia de ideas o “brainstorming”, a la toma de decisiones finales o a los pasos de implementación. La idea no es desalentar la contribución sino más bien enfocarla para que sea relevante y útil. Pida que todos compartan diferentes comentarios relacionados con un tema o problema para que pueda adquirir una variedad de ideas y soluciones.
Definir el propósito de la reunión. Explique el tema de la reunión y resuma la agenda. También puede utilizar este tiempo para presentar a los participantes, invitados especiales y oradores clave.
Produzca excitación. Aquí es donde aclarará qué es importante de la reunión para sus participantes. Para implementar este punto de manera efectiva y mantener la atención de su audiencia, intente empatizar con su equipo de trabajo. Por ejemplo, podría decir: «Hemos escuchado sus inquietudes sobre este tema en particular y hemos decidido ayudarles mejor al…»
Empodere. Para recibir mejor las aportaciones de sus participantes, es importante que sientan que realmente tienen el poder de contribuir y que usted está abierto a escuchar. Sea directo sobre el nivel de contribución que se espera de ellos y, además, hágales saber que desea aprender activamente de ellos. Sea honesto acerca del peso de sus pensamientos e ideas hacia el resultado final.
Involucre. Cuanto más rápido inicie la participación, más comprometidos permanecerán sus participantes durante toda la reunión. Considere comenzar con una pregunta para romper el hielo o una pregunta que requiera una respuesta de la mayoría o de todos los presentes en la sala. Enumerar las respuestas puede involucrar mejor a aquellas personas que procesan mejor la información visualmente.
Inspire. En última instancia, las reuniones tienen como objetivo impulsar a las personas y a las empresas hacia una mejor forma de hacer las cosas. Para hacerlo de forma eficaz, la reunión debe ser inspiradora. Haga que su equipo piense en nuevas maneras, sobre nuevas ideas que los entusiasmen y los llamen a la acción. Esto no sólo hará que las reuniones sean más agradables sino también más productivas.
Cree. Pruebe algo nuevo para evitar que las reuniones se conviertan en una rutina, ayudar a mejorar las relaciones e inducir entusiasmo. Recuerde que usted está a cargo, así que sea creativo y haga algo inesperado o que sorprenda a la audiencia.
Utilice rompehielos. Considere la posibilidad de aligerar el ambiente con una actividad para romper el hielo. Esto puede ayudar a que los asistentes se sientan más cómodos y se abran durante la reunión. Puede hacer preguntas a las personas para conocerlas o hacer preguntas divertidas para crear un ambiente más cómodo en general.
¿Cuáles son los pasos necesarios para poner en acción una reunión?
Cuando se trata de reuniones, no sólo es necesario prepararse, sino que también es necesario tomar ciertas acciones para garantizar su éxito. A continuación se explica cómo llevar a cabo una reunión:
Establezca un objetivo claro. Como se dijo antes, antes del inicio de la reunión, asegúrese de tener un propósito y un objetivo claramente definidos para realizar la reunión. Considere lo que quiere que se logre en la reunión. Por ejemplo, es posible que desee solicitar la opinión de otros participantes o intentar llegar a una decisión sobre un asunto de la empresa.
Considere a sus asistentes. Tómese el tiempo para determinar a quién quiere y quién necesita que asista a la reunión. Si planea discutir un tema o tema que involucra a una persona específica, asegúrese de que esté presente. También es importante invitar a personas que puedan brindar aportes valiosos sobre un tema particular de la agenda.
Finalice la reunión a tiempo. Distribuya la agenda a las partes correspondientes con anticipación para asegurarse de que todos sepan la hora de inicio de la reunión y cuándo debe finalizar. Asegúrese de que todos conozcan las diferentes asignaciones de tiempo. Esto ayuda a que todos se mantengan concentrados y garantiza que la reunión finalice puntualmente.
Respete el horario y esquema establecidos. Asegúrese de no sólo crear una agenda clara, sino también cumplirla durante toda la reunión. Asegúrese de llegar a todo lo que planeó cubrir y siga las asignaciones de tiempo que estableció para cada elemento de la agenda. Considere proyectar la agenda para que todos puedan verla y seguirla durante la reunión.
Dé seguimiento. Después de la conclusión de la reunión, envíe a todos, como seguimiento, un correo electrónico destacando lo que se logró en la reunión, las tareas que se delegaron y los próximos plazos o las metas recientemente establecidas. Esto garantiza que todos los asistentes sepan lo que se espera de ellos.
Concluyendo, podemos decir que las reuniones, cuando se llevan a cabo de manera efectiva, son una parte vital de cualquier organización y juegan un papel importante para mantener a su equipo trabajando unido y en sintonía. Al tomar medidas para que la puesta en acción de sus reuniones sea efectiva, puede asegurarse de que todos estén en sintonía y tengan una comprensión clara de lo que sucede en cada aspecto de la organización
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