¿Cómo se debe realizar el seguimiento después de realizar una reunión?

El seguimiento después de una reunión ayuda a recordar a todos lo que se discutió y lo que debe suceder en el futuro. Básicamente sirve como recordatorio e informa a todos los que estuvieron ausentes lo que implicó la reunión. Considere estos consejos al dar seguimiento:

Resumen de la reunión. Antes del cierre de cada reunión, se recomienda que el facilitador:

• Resuma las conclusiones clave y los elementos de acción.
• Identifique a las personas que gestionarán cada actividad.
• Establezca expectativas con respecto a los plazos para la finalización de cada tarea y se asegure de recibir la aceptación de los participantes de que las fechas son realistas.

Al identificar inmediatamente los elementos de acción y asignar tareas, los participantes sienten que sus aportes han sido escuchados y que se realizará un seguimiento. También proporciona la base para las actas de la reunión y el plan de acción a seguir.

Compartir actas de reuniones. Con un tiempo prudente después de la reunión, comparta las actas/minutas de la reunión por correo electrónico con todos los asistentes y con cualquiera que no haya podido asistir. Las actas deben registrar todo lo que sucedió durante la reunión, incluidas las resoluciones y las decisiones que se tomaron, al igual que los planes de acción que se crearon.

Verifique el progreso de cada elemento de acción. Asegúrese de consultar con su equipo sobre su progreso con los elementos del plan de acción producto de la reunión. Puede hacerlo en persona o por correo electrónico. Esto garantiza que todos cumplan sus objetivos a tiempo y les recuerda sus responsabilidades después de la reunión.

Programe reuniones individuales. Después de la reunión, programe reuniones individuales con los líderes de los distintos proyectos u otros empleados a cargo de las acciones que se estableció durante la reunión. Esto le permite hablar con ellos directamente sobre estos elementos de acción y les brinda la oportunidad de verificar su progreso.

Programe otra reunión. Al final de la reunión, tómese el tiempo para programar la próxima reunión. Hacer esto hace que todos estén al tanto de la fecha de la próxima reunión y les brinda la oportunidad de abordar cualquier conflicto de programación.

Formule un plan de acción. Este documento, una de las herramientas de seguimiento más importantes, es una hoja de ruta que identifica las acciones que deben completarse. El plan debe incluir nombres de las personas responsables de cada elemento, una descripción del trabajo a realizar, cronogramas de finalización y un lugar para ingresar actualizaciones sobre el estado de los proyectos. Los elementos deben priorizarse especificando lo más urgentes o de corto plazo en la parte superior y los proyectos de largo plazo en la parte inferior. Actualice el plan periódicamente y utilícelo como herramienta de comunicación para que los participantes informen sobre su progreso.

La forma más eficaz de difundir el plan de acción es por correo electrónico. Al hacerlo, la línea de asunto del correo electrónico debe indicar «plan de acción actualizado, (fecha)» para que el destinatario sepa que el documento incluye información sobre nuevas actividades en proyectos de trabajo.

Actualizaciones de estado. Consulte periódicamente con las personas sobre el estado de sus compromisos. Las personas a menudo necesitan un amable recordatorio sobre cómo completar un elemento de acción, lo que puede ayudarles a evitar la vergüenza y el riesgo de tener que decirles a sus compañeros en la próxima reunión que no pudieron cumplir sus compromisos.

Comunicación. La comunicación clara, concisa y consistente con la gerencia y el personal demuestra que se están logrando avances y ayuda a generar confianza. Para proyectos e iniciativas importantes, proporcione una actualización semanal en forma de un breve correo electrónico o una nota escrita con viñetas que describan claramente las actividades que tuvieron lugar durante la semana. Mensualmente (o con mayor frecuencia), actualice el plan de acción y distribúyalo entre los participantes.

Reporte de progreso. Una semana antes de la próxima reunión, solicite a cada parte responsable que prepare un informe de progreso. Dependiendo de la asignación de tiempo y la importancia del proyecto o actividad, estos informes se pueden proporcionar en forma escrita (es decir, el plan de acción actualizado) o como una actualización verbal durante la reunión.

Celebraciones de logros. Tómese el tiempo para reconocer las contribuciones de los empleados y agradecer a quienes ayudaron a alcanzar los logros. Incluso un simple reconocimiento motivará a las personas, generará compromiso y demostrará su agradecimiento.

Como conclusión podemos señalar que hacer un seguimiento de una reunión ayuda a garantizar que no se pierda el tiempo. Cuando se encuestaron empresas con 500 o más empleados, los encuestados dijeron que el 17 porciento de su tiempo lo dedicaban a reuniones. Las encuestas también encontraron que la barrera más común a la productividad, según el 57 porciento de los encuestados, eran las reuniones inútiles. Pero las reuniones no son inherentemente un desperdicio. Lo que es un desperdicio es una mala planificación y la falta de una gestión significativa luego de las reuniones. Un seguimiento atento es una de las muchas maneras en que puede comenzar a hacer que sus reuniones sean más significativas.