La preparación de una reunión es el proceso de organizar la información y la logística necesarias para que se desarrolle sin problemas y logre los objetivos deseados. Esto implica identificar el propósito de la reunión, crear una agenda y organizar los materiales o documentos necesarios para el evento. Las personas y los equipos de trabajo pueden asegurarse de que sus reuniones sean eficientes, productivas y centradas en lograr sus objetivos preparándose para las mismas de forma efectiva.
A continuación encontrará la conclusión del artículo Conduciendo reuniones efectivas: la preparación – Parte I.
¿Cuál es la mejor forma de prepararse para una reunión?
- Practicar lo que va a decir
Todas las grandes presentaciones requieren un poco de práctica. Entonces, si usted es el anfitrión de la reunión o el que inicia la reunión, ¡asegúrese de practicar lo que vas a decir antes de que todos los ojos se fijen en usted! No importa si está presentando diapositivas, dirigiendo toda la conversación o simplemente planteando algunas preguntas o puntos de conversación, practique lo que vas a decir al menos una vez. Puede considerar analizar diferentes formas de iniciar la reunión o la conversación, ya sea alguna actividad para romper el hielo o compartir una historia.
También puede escribir los puntos clave en una hoja de papel para llevarla a la sala de reuniones o solicitar un documento electrónico para que lo lea. No importa el método que elija, esto asegurará que su punto se transmita de la manera más clara y concisa posible, y minimizará la cantidad de divagaciones mientras habla.
Y, si planea simplemente leer las diapositivas, no las lea palabra por palabra, sino cámbielas y agregue algunos comentarios adicionales para no aburrir a los demás asistentes.
- Familiarízarse con las facilidades
Este es otro punto que no se debe subestimar. Si nunca ha estado físicamente en el lugar donde se va a llevar a cabo la reunión, es recomendable, de ser posible, que lo visite con antelación a la reunión. De esta forma podrá familizarse con el espacio, sabrá dónde está ubicada cada cosa, que retos podrían surgir el día de la reunión y se sentirá más comodo en el lugar. ¡Recuerde que usted será quien dirigirá la reunión!
- Familiarizarse con el equipo a ser utilizado
Al igual que familiarizarse con las facilidades, es vital el familiarizarse con el equipo, si alguno, que se utilizará. Se debe auscultar si es necesario solicitar asistencia de algún técnico, realizar solicitudes y requisiciones, solicitar permisos, accesos y/o autorizaciones, corroborar si usted estará o no estará en posición de utilizar su equipo personal (por ejemplo, algunas empresas no permiten el uso de “pendrives” personales o conectar equipos de almacenaje masivo a sus sistemas).
- Correr la presentación
Si va a utilizar una presentación en Powerpoint, córrala de antemano una vez terminada, tal y como la proyectaría el día del evento. De esta forma se asegurará de que el material fluye y se proyecta de la manera que usted desea y planificó. Asimismo, asegúrse de que el programado existente en el lugar donde se realizará la presentación es compatible con el programado que usted utilizó para preparar la misma.
- Establecer planes de contingencia
Los planes de contingencia distinguen a las personas que se preparan adecuadamente. Anticipar qué podría salir mal el día de evento requiere de visión y hay quienes lo consideran un arte. Por ejemplo, pregúntese qué haría si se daña el proyector, si hay una interrupción en el servicio eléctrico, si falla el sistema de sonido, si alguno de los asistentes se siente mal de salud durante el evento, o si el invitado especial se ausenta. Los planes de contingencia ayudan a subsanar inconvenientes como estos, le darán tranquilidad y harán que su reunión sea un éxito a pesar de todo.
- Preparar todos los materiales y suministros
La reproducción de materiales, lápices, botellas de agua, libretas para realizar anotaciones, “handouts” de la presentación, entre otros, son algunos de los materiales que es necesario tener preparados previo a la reunión.
- Coordinar los aspectos de seguridad
En ocasiones las reuniones, sobre todo aquellas de la Junta de Directores, se celebran fuera del horario regular laborable. En casos como éstos, es necesario tomar las provisiones necesarias para garantizar la seguridad de los presentes. Esto incluye las medidas que se tomarán referentes al estacionamiento y el trayecto hacia el mismo. De igual forma, el acceso al lugar donde se celebrará la reunión debe estar debidamente custodiado.
- Coordinar el lugar donde tomará lugar el evento
Ya sea si la reunión se celebrará en un lugar informal, como un restaurante, o en un salón de conferencias, es necesario hacer las coordinaciones pertinentes de reservación del espacio con suficiente tiempo de antelación.
- Coordinar los refrigerios
En reuniones que se extenderán por más de dos horas, se recomienda hacer disponble a los presentes algún tipo de refrigerio y colocarlos de manera visible. Se recomienda un área dedicada a esos fines que contenga suficientes botellas de agua, café, platos, servilletas, cubiertos y comida liviana. Las preferencias variarán dependiendo del tipo y filosofía de la organización. Algunas organizaciones podrían incluir bebidas alcohólicas, mientras que otras podrían ofrecer comida más pesada.
- Coordinar servicios complementarios
En ocasiones será necesaria la contratación de servicios complementarios como de Taquígrafos de récord, intérpretes, asistencia técnica, seguridad, “catering”, entre otros. Asegúrese de realizar las gestiones pertinentes para garantizar la presencia de estos profesionales el día de la actividad.
- Decidir si otras personas estarán presentando e informarles con anticipación
Informe de antemano a quienes participarán de la presentación qué diapositivas les corresponde entregar. Además, bríndeles la posibilidad de crear sus propias diapositivas o materiales de presentación para agregar un toque personal. Además, recuerde que la labor de presentar no es algo natural para todos, por lo que brindarles a los demás suficiente tiempo para prepararse puede ayudarlos a aliviar sus nervios y sentirse más cómodos hablando frente a otros asistentes.
- Definir roles en la reunión, como tomar notas y controlar el tiempo
A nadie le gusta que se le asigne un rol en la reunión en el último minuto, así que averigüe de antemano quién tomará las notas de la reunión, las actas y quién controlará el tiempo. Por ejemplo, si alguien de su equipo es excelente en ser puntual, asígnele el control del tiempo, cuya función es verificar que la reunión comience y finalice a tiempo y que todos los puntos de la agenda se discutan en consecuencia.
- Si es remoto, anime a los asistentes a tener cámaras encendidas
Puede resultar complicado celebrar una reunión virtual productiva, pero una forma de garantizar que todos participen, escuchen y formen parte de la conversación es pedirles que enciendan sus cámaras. Asegúrese de implementar esta regla con anticipación, para que nadie quede desprevenido y parezca que no está listo para la cámara. Ver a su equipo mientras habla y saber que otros están prestando atención mientras usted habla hace que la reunión sea más personal.
También puede alentar a los asistentes a asegurarse de estar sentados en un lugar tranquilo, lejos de distracciones y silenciar las notificaciones entrantes, para que su atención permanezca en la conversación.
- Pedir a los ponentes que participen
Antes de la reunión, solicite a varios oradores que participen en la reunión. Por lo general, abordarán objetivos individuales. Asegúrese de seleccionar oradores que puedan describir de manera efectiva el proceso y los resultados para diversos objetivos.
- Coordinar horarios
Programe la reunión para adaptarse a la disponibilidad y accesibilidad de todos. Asegúrese de establecer una hora de reunión realista. Por ejemplo, tener una reunión durante las últimas horas de la tarde de un viernes puede no ser lo mejor, ya que muchas personas están listas para regresar a casa durante el fin de semana y no estarán tan concentradas. Si no todos pueden asistir a la reunión, asegúrese de que aquéllos clave para un proyecto puedan asistir y que aquéllos que no pudieron asistir reciban la minuta.
- Compartir la agenda
Antes de la reunión, haga circular la agenda nuevamente. Asegúrese de que todos tengan una copia y sepan qué esperar de la reunión.
- Enviar recordatorios
Recuerde a todos en varias ocasiones la fecha, lugar y hora de la reunión con anticipación. Esto garantiza que lo ajusten a sus propias agendas y recuerden asistir.
En conclusión, podemos decir que las reuniones efectivas no ocurren por sorpresa. Se necesita tiempo, esfuerzo y mucha preparación para asegurarse de que todo encaje en su lugar. No importa el tipo de reunión, cuántas personas estén presentes o qué se deba discutir, siempre es una buena idea seguir estos pasos para estar preparado para lo que está en juego.
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