Desde un punto de vista legal, una reunión ha sido definida de varias formas, ya sea como «una asamblea de personas con un propósito lícito» o «la reunión de al menos dos personas con un propósito lícito», o como «cualquier reunión, asamblea o reunión de dos o más personas para la transacción de algún negocio lícito de interés común», incluso se ha definido como «la concurrencia o reunión de al menos un quórum de miembros mediante notificación previa o acuerdo mutuo para realizar transacciones comerciales en aras de un interés común».
¿Alguna vez se ha preguntado cuántos tipos de reuniones se realizan en una organización? ¿O por qué exactamente se llevan a cabo reuniones en una organización? Este artículo es un intento de responder por lo menos estas preguntas en lo que respecta al tipo de reunión conocido como reuniones ordinarias de la Junta de Directores.
En una organización se convocan numerosas reuniones, que generalmente se dividen en reuniones de juntas de socios, juntas de directores y otras reuniones. Estas reuniones se llevan a cabo para lograr diferentes objetivos y cada reunión tiene su propio conjunto de reglas y regulaciones. La organización debe respetar estas reglas y las reuniones deben llevarse a cabo de acuerdo con lo establecido en los estatutos. Estas reuniones juegan un papel importante en el proceso de toma de decisiones de la organización.
Comencemos por hablar acerca de la Junta de Directores, qué es y cuál es su rol principal.
La Junta de Directores
Los directores de una organización se consideran colectivamente como la Junta de Directores. El consejo (de directores) tiene amplios poderes para tomar las decisiones necesarias en las reuniones ordinarias para el desempeño de las actividades de la organización. La Junta de Directores es el máximo órgano de decisión de la organización y será responsable de la organización y gestión de ésta, por ejemplo, estableciendo objetivos y estrategias, asegurando procedimientos y sistemas para el seguimiento de los objetivos establecidos, evaluando continuamente la situación financiera y evaluando la gestión operativa.
Además, la junta directiva es responsable de garantizar que se brinde información correcta a las partes con interés, que la organización cumpla con las leyes y regulaciones y que prepare e implemente políticas internas y pautas éticas. La Junta también nombra al director general de la organización y determina su salario y otras remuneraciones sobre la base de las directrices adoptadas por la membresía.
La junta directiva se adhiere a reglas de procedimiento escritas que se revisan periódicamente y se adoptan en la reunión inaugural de la junta. Las reglas de procedimiento rigen, entre otras cosas, la práctica la administración, las tareas, la toma de decisiones dentro de la organización, el orden del día de las reuniones las reuniones ordinarias, las funciones del presidente y la distribución de responsabilidades en lo que concierne a la Junta y al director general.
Las instrucciones para la presentación de informes financieros y las instrucciones para el director general también se determinan en relación con la reunión inaugural de la junta directiva. El trabajo de la administración también se realiza sobre la base de un plan de información anual que satisfaga las necesidades de información de la Junta.
Además de las reuniones de la Junta, el presidente y el director general mantienen un diálogo permanente sobre la gestión de la organización. La Junta de Directores se reúne según un calendario anual predeterminado y se celebrarán tantas reuniones ordinarias como lo establezcan los estatutos. Además de estas reuniones, se podrán concertar reuniones extraordinarias para la tramitación de asuntos que no puedan ser sometidos a ninguna de las reuniones ordinarias.
Las reuniones ordinarias
Las reuniones ordinarias de la junta directiva son una oportunidad para reunir a sus directores con el fin de hablar sobre planes y estrategias, tomar decisiones importantes y concretar políticas de la empresa. Las reuniones ordinarias son una parte esencial del funcionamiento de una organización. Los requisitos para la celebración de reuniones ordinarias deben estar establecidos en los estatutos de la organización. Las reuniones ordinarias se llevan a cabo para tratar asuntos para los cuales no es necesario dar aviso especial.
La función principal de un miembro de junta es participar en las reuniones ordinarias. Todas las decisiones importantes se toman en las reuniones ordinarias, por lo que es imposible ser un miembro efectivo si no asiste regularmente.
Las estructuras y estilos de las reuniones difieren de una junta a otra. Pueden ser formales o informales, abiertos o cerrados, cortos o largos. Cualquiera que sea su estructura, las mejores reuniones son aquellas que fluyen de manera lógica, mantienen a todos los miembros comprometidos y llenos de energía, generan una variedad de ideas e información útiles y dejan a los participantes sintiendo que han hecho una contribución valiosa y valorada.
Propósito de las reuniones ordinarias
La razón principal para celebrar reuniones ordinarias es permitir que la junta tome decisiones. Sin embargo, las reuniones ordinarias también cumplen otras funciones importantes, proporcionando un foro donde:
- Los miembros de la junta se reúnen periódicamente para centrarse en sus funciones y responsabilidades, identificar problemas y planificar el futuro.
- Los miembros están animados y motivados.
- Las ideas se comparten y discuten y luego se descartan, se mejoran o se implementan.
- Las tareas se asignan y se informa sobre ellas.
- Se proporcionan actualizaciones periódicas sobre temas relevantes.
- Los miembros pueden conocerse entre sí, profesional y personalmente.
- Los miembros de la junta participarán en una variedad de reuniones durante su mandato.
Estructura de la reunión
Como se mencionó anteriormente, las reuniones pueden variar notablemente de una junta a otra. Algunas son bastante formales, se adhieren a reglas estrictamente definidas y garantizan que todos los miembros sean tratados con sus títulos correctos («Presidente Smith», «Señora Presidenta», etc.). Otros son mucho menos formales; normalmente dependerá de la composición y función de la junta, de cómo se creó y de cómo ha evolucionado.
Las reuniones ordinarias se pueden llevar a cabo en una sala de juntas o en un entorno más social, como la casa de un miembro o incluso un restaurante local. Las decisiones pueden tomarse a través de diversos medios, mediante votación formal, levantando la mano de manera más informal o a viva voz. Algunas reuniones ordinarias se celebran a puerta cerrada y están sujetas a estrictas normas de confidencialidad; otras están completamente abiertas al público. Incluso las reuniones abiertas a veces pueden pasar al modo confidencial, pidiendo a los observadores que se retiren mientras se discuten ciertos temas delicados.
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