La gestión de una organización casi siempre se delega en la Junta de Directores (esto se establece comúnmente en los estatutos). Esto significa que, como punto de partida, todas las decisiones importantes deben ser tomadas por la junta, ya sea por unanimidad o por mayoría de votos durante una reunión. En las reuniones ordinarias de la junta directiva, se pueden discutir y votar decisiones, se pueden discutir temas estratégicos como asignar su presupuesto o expansión a nuevos mercados, y asuntos administrativos como las políticas de la organización. Cuando la Junta toma decisiones que afectarán a la organización, se trata de resoluciones y los directores votarán para aprobarlas. Los temas que se discuten, los puntos planteados y las decisiones tomadas se registran en las actas/minutas de la reunión de la junta directiva.
Jerga de reuniones
No todos los miembros nuevos de la junta directiva estarán familiarizados con todos los términos que se utilizan durante las reuniones ordinarias. A continuación algunos de estos términos:
Agenda: la agenda es la lista de cosas que se discutirán durante la reunión. Por lo general, se envía a los miembros de la junta directiva mucho antes de la reunión para garantizar que todos tengan la oportunidad de leerla y digerirla antes de que comience la reunión. Algunas agendas más sofisticadas van más allá de una simple lista y también brindan información de respaldo (explicaciones, documentos relacionados, etc.), así como detalles sobre quién abordará cada tema, recomendaciones de acción y cuánto tiempo se espera que tome cada tema.
Minutas: las actas/minutas son el registro oficial de las actuaciones y decisiones de la junta. Se toman en cada reunión y se aprueban la próxima vez que se reúna la junta. Generalmente. En ocasiones, las actas se aprueban sin pensarlo mucho o incluso sin haber sido leídas por los miembros de la junta directiva. Esta es una práctica realmente peligrosa. Las actas muestran quién votó por qué y con qué acción se ha comprometido la junta, y pueden considerarse como el registro oficial días y semanas e incluso años después de que se haya tomado una decisión. Por lo tanto, no deben ser tratados a la ligera. Tampoco se debe tomar a la ligera el aspecto de quién se le delega esta función vital para la organización. La persona encargada de esta labor debe poseer cualificaciones profesionales particulares.
Mociones y resoluciones: una «moción» es una propuesta de acción. «Presentar» una moción significa simplemente presentar la propuesta para que se vote sobre algo. A veces las mociones se modifican o reformulan antes de someterlas a votación. Si la moción es aprobada por la junta, se la denomina «resolución» (es decir, la decisión de la junta), que puede ser legalmente vinculante.
Quórum: la palabra «quórum» se refiere al número mínimo de miembros de la junta que deben presentarse para que la junta realice transacciones legales. Los estatutos de la organización deben especificar qué número se requieren para que se lleven a cabo las reuniones.
El rol del presidente de junta
Las reuniones de la junta no pueden tener lugar sin un presidente de la junta. La función del presidente es garantizar que la reunión se lleve a cabo de manera eficiente y que se cumplan las reglas de la reunión. El presidente debe facilitar las discusiones, mantener a los miembros encaminados y que la reunión cumpla su propósito. Cuando un tema se ha discutido en profundidad, el presidente suele resumir los puntos y presentar la moción a la junta para una decisión o votación.
Entre reuniones
Los miembros de la junta no deben pensar que su papel comienza cuando comienza la reunión ordinaria de la junta y que termina cuando ésta termina. Antes de las reuniones, los miembros deben leer atentamente la agenda y asegurarse de aclarar cualquier punto que no esté claro. Después de las reuniones, los miembros deben revisar las actas tan pronto como se distribuyan (mientras estén frescas en sus mentes) y tomar nota de cualquier enmienda que consideren necesaria. Los miembros también deben llevar a cabo cualquier tarea que se les haya asignado y realizar un seguimiento de su progreso para informar en la próxima reunión.
En conclusión, estas reuniones ordinarias pueden parecer un elemento más en su ya larga lista de obligaciones, pero si se hacen bien, las reuniones ordinarias de la junta directiva son una oportunidad para revisar el progreso de la organización, presentar ideas, evaluar riesgos y tomar decisiones estratégicas para mantenerla en el camino hacia el éxito.
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