Usted no correría un maratón sin entrenar con antelación ni hornearía un bizcocho por primera vez sin utilizar una receta. Lo mismo puede decirse de usted tener una reunión. No reuniría a su equipo para discutir algo importante sin planificar con anticipación, ¿verdad?
Al menos, se espera que no lo haga. La preparación es importante, especialmente cuando se trata de dirigir una reunión. Cuando no se toma el tiempo para prepararse adecuadamente, sin importar qué tipo de reunión tenga, terminará perdiendo el tiempo y la energía de todos/as.
Si no está seguro/a de cómo prepararse de la manera correcta, Ad Verbo le cubre con esta guía para garantizar que celebre su reunión de manera efectiva.
¿Cuál es la mejor forma de prepararse para una reunión?
Para asegurarse de tener una reunión eficaz, comience a prepararse con suficiente antelación. Prepararse para una reunión le ayuda a aprovechar al máximo su tiempo y le brinda la confianza que necesita para llevar a cabo una reunión exitosa. Utilice estos métodos para ayudarse a prepararse:
- ¡Estudie, estudie, estudie!
Este paso no se debe subestimar. Quien dirige una reunión, usualmente el presidente, tiene la responsabilidad principal de estar familiarizado con todo lo que se relacione con los asuntos a ser discutidos. Toda reunión conlleva el estudio previo, ya sea repasar los “bylaws”, el presupuesto, el plan de trabajo, leyes aplicables, literatura, entre otros. Quien dirije una reunión también debe estar bien familiarizado con la agenda e, incluso, con los distintos informes que serán presentados.
- Crear una plantilla de reunión
Lo primero es lo primero: comience creando una plantilla de reunión, la cual no debe ser confundida con la agenda de la reunión. Esto le da estructura a su reunión, lo que permite que la conversación se mantenga enfocada y centrada en el propósito. Una plantilla de reunión es un conjunto de información preformateada que puede servir como punto de partida para una reunión. La plantilla puede incluir (entre otros) una agenda detallada, instrucciones de facilitación y preparación, detalles de conexión a plataformas virtuales y documentos o presentaciones relacionados. Piense en una plantilla de reunión como en un libreto de una película. Alguna de la información a incluirse en este tipo de plantilla consiste de: fechas clave, quién hará qué, el alcance de la reunión, entre otros.
Quizás se pregunte, pero ¿por qué utilizar una plantilla de agenda de reuniones en primer lugar? ¿No puedo simplemente redactar una agenda final y ya?
Pues podría hacerlo así, sin embargo, el uso de una plantilla ayuda a eliminar las conjeturas sobre la estructura y las secciones a incluir. También le ayuda a mantenerle organizado al armar el andamiaje de la reunión de forma más clara. Cuando se utiliza una plantilla de reunión, se dedica menos tiempo en la preparación y más tiempo a ganar claridad y concentrarse en lo que se debe hacer durante la misma. La plantilla de reunión también le ayuda a crear documentos más efectivos a los que los participantes reaccionarán mejor.
Puede descargar aquí un ejemplo sencillo de una plantilla de reunión.
- Preparar la agenda
La plantilla le dará la informaición que necesita para preparar la agenda. Luego, prepare una agenda que incluya una lista de temas, distribuya oradores y reserve tiempo para cada punto. Solicite sugerencias para la agenda, sea realista con su asignación de tiempo para cada tema y determine la importancia de cada uno. Cuando conozca la importancia de un tema de la agenda, podrá determinar si abordarlo durante esta reunión o abordarlo en una fecha posterior.
La agenda comenzará con la hora y el lugar (si se reúnen en persona), seguidos del propósito de la reunión. Debe incluir información como una lista de temas, puntos de conversación, elementos de acción y otras actividades que los asistentes discutirán.
Proporcionar un resumen claro y completo de lo que ocurrirá cuando se lleve a cabo la reunión es crucial para el éxito de la misma, ya que todos así conocerán qué se espera de ellos, qué preguntas o historias deberían tener listas para compartir y cuál será su rol en la actividad.
- Pedir a los asistentes que contribuyan a la agenda
¿Qué puede convertir una buena agenda en una gran agenda? Solicitar a los asistentes que contribuyan y agreguen sus propios elementos.
Tal vez un asistente tenga un cuello de botella o un desafío específico que necesite ayuda para superar, una actualización sobre un hito por el que el equipo está trabajando o cualquier cambio significativo en la política de la organización. Garantizar que la agenda de la reunión sea colaborativa y fácil de compartir con los asistentes garantiza que nada se pierda y que se discutan todos los elementos de acción.
También puede informar a los asistentes sobre las preguntas que se hacen y los desafíos que se discuten, permitiéndoles pensar en algunos de estos obstáculos con anticipación para que tal vez puedan asistir a la reunión con una solución o idea lista para compartir.
- Adjuntar o incluir documentos y gráficos de respaldo
A medida que crea una agenda, tendrá una mejor idea de qué documentos y archivos deberán revisar los asistentes a la reunión para estar al día sobre cualquier tema relevante. También le ayudará a crear un PowerPoint o una presentación de diapositivas que sea atractiva e informativa.
Es importante que brinde a los asistentes a la reunión suficiente tiempo para garantizar que todos tengan la oportunidad de revisar información y métricas importantes. Por lo tanto, si hay algún material que desea que revisen con anticipación, asegúrese de enviarlo al menos con 24 horas de antelación. Exprese a los asistentes que le gustaría que echaran un vistazo a estos materiales previo a la reunión.
Después de todo, no hay nada peor que sorprender a su equipo con 50 diapositivas cuando comienza la reunión. Saber lo que están a punto de encontrar prepara la reunión para el éxito.
- Dar tiempo a la gente para preparar comentarios y preguntas
De manera similar, adjuntar estos materiales le da a su equipo suficiente tiempo para preparar comentarios, inquietudes, preguntas e historias. Si no lo hace, tendrá una reunión en la que nadie estará preparado, con conversaciones por todos lados y que probablemente necesitará otra reunión para manejar los objetivos.
¡Cuanto más tiempo tenga su equipo para preparar estos comentarios y preguntas con anticipación, mejor será la conversación en la reunión! También garantiza que todos se mantengan comprometidos y enfocados en el tema para que nada se pierda.
- Distribuir la agenda
Una vez preparada y en forma final, se recomenda que la agenda sea distribuida por correo electrónico a quiénes asistirán a la reunión con un mínimo de 24 horas de anticipación.
- Distribuir información de conexión virtual
Si la reunión tendrá lugar de forma virtual, es necesario el envío de las invitaciones con suficiente antelación que contengan las instrucciones de cómo conectarse y acceder a la reunión. De esta forma los asistentes tendrán la oportunidad de verificar sus propios equipos y conexiones, y familiarizarse con la plataforma virtual que se utilziará el día del evento.
- Coordinar con invitados especiales
Si la reunión contará con invitados especiales, ya sea el corredor de seguros o el auditor externo, esta coordinación podría resultar ser la más compleja. Empiece con tiempo.