Seamos francos: muchos piensan que las reuniones eficaces que justifican su tiempo y sus gastos son raras.
Es necesario planificar una reunión que la gente realmente valore. Lo último que alguien quiere es otra aburrida pérdida de tiempo. Las reuniones deben tener un propósito, una dirección y un proceso para generar entusiasmo y motivación.
Para los propósitos de este artículo, una reunión es la convergencia de tres o más personas que comparten metas y objetivos comunes y que mediante el uso de la comunicación verbal y escrita contribuyen al esfuerzo de lograr los objetivos trazados. Si planea organizar una reunión pronto, siga estas pautas para asegurarse de que la suya tenga un propósito y sea productiva.
¿Cómo se planifica una reunión?
Cuando se trata de reuniones, asegúrese de tener un plan para aprovechar al máximo el tiempo de todos. Cuanto más se prepare, más eficaz será su reunión. Utilice estos pasos para planificar una reunión:
Determine el propósito de la reunión. Antes de fijar una hora de reunión, identifique el propósito de la misma. Piense si quiere resolver un problema, tomar una decisión, compartir información o motivar a sus empleados. Si no tiene suficiente tiempo para prepararse o si cree que otra forma de comunicación funcionaría mejor o igual de bien, no planifique una reunión.
Cree una agenda. Desarrolle una agenda que establezca los temas clave que desea cubrir y el orden en el que desea cubrirlos. Asegúrese de planificar una breve introducción que explique el motivo de la reunión, seguida de los puntos clave de discusión que desea abordar. Asigne una cierta cantidad de tiempo para cada punto de discusión.
Elija los participantes y asistentes. Considere los participantes clave que necesita que asistan a la reunión. Por ejemplo, debe incluir a las personas que pueden ayudarle a lograr sus objetivos, a quienes afecta la reunión, a quienes toman decisiones clave y que tienen conocimiento sobre el tema que está abordando. También es importante considerar el tamaño de su reunión. Si necesita resolver un problema, mantenga la reunión pequeña. Si necesita intercambiar ideas, aumente el tamaño de su reunión para fomentar una discusión más amplia. Asegúrese de invitar sólo a las personas que sean absolutamente necesarias.
Asigne roles a sus participantes. Una vez que sepa quién desea que participe y asista, asigne un rol a cada participante. Por ejemplo, puede pedirle a alguien que controle el tiempo, a otra que realice la invocación y que un facilitador guíe la discusión.
Establezca una hora y un lugar para reunirse. Es necesario determinar la hora de la reunión y su lugar. Considere si quiere una reunión informal o algo más formal. Puede celebrar una reunión informal en una sala pequeña, mientras que una sala de conferencias se adapta mejor a una reunión más grande y formal. En términos de tiempo, asegúrese de que el horario de la reunión sea adecuado para la mayoría de los asistentes para mejorar la participación.
Envíe una invitación y agenda. Envíe con anticipación las invitaciones a reuniones y la agenda para que todos conozcan el propósito de la reunión. Considere enviar un correo electrónico, enviar una convocatoria a través de una invitación de calendario o hablar con cada invitado en persona.
Decida sobre un proceso de toma de decisiones. Si necesita tomar una decisión durante la reunión, decida cuál es el mejor proceso de toma de decisiones. Por ejemplo, puede tener una mayoría de votos, hacer que las personas compartan su experiencia para llegar a un consenso grupal o que un líder decida sobre una decisión en particular. Tener un proceso ayuda a que todo avance sin problemas.
Seleccione las herramientas y equipos que desea utilizar. Considere si desea utilizar herramientas de productividad o colaboración durante su reunión. Por ejemplo, puede utilizar un dispositivo de grabación de audio o una plataforma para compartir pantalla. Decidir esto con anticipación le ayudará a evitar problemas tecnológicos durante la reunión. Tenga en cuenta cualquier problema de accesibilidad para sus asistentes.
Finalice la agenda y distribúyala. Realice cualquier cambio final en la agenda y distribúyala entre los participantes. Esto les permite revisar la agenda antes de la reunión, dándoles una idea de qué esperar.
Haga un seguimiento de los posibles asistentes. Si no ha tenido noticias de ciertos participantes sobre su asistencia, comuníquese con ellos antes de la reunión. Es especialmente importante verificar la asistencia de cualquier persona a la que le haya asignado una función.
Al final, planificar una reunión eficaz se reduce a preparación, organización y respeto. Tómese el tiempo para comprender por qué desea celebrar una reunión, no cree una simplemente por el gusto de hacerlo. Las reuniones tienen el poder de generar nuevas ideas, identificar soluciones a problemas difíciles, abordar asuntos nuevoss, generar camaradería y más. Al planificar, manténgase organizado. Proporcione información general, una agenda y comience la reunión a tiempo. Al final, se trata de respetar a las personas con las que trabaja. Cuando le brinda las herramientas para tener éxito y aprovechar al máximo su tiempo, la reunión tendrá un impacto. Reuniones ocurren todos los días. ¿Por qué no hacer que la próxima sea mejor que nunca?