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PorAd Verbo Court Reporters

Cómo organizar y conducir una asamblea general anual – Parte II

Uno de los principales beneficios de una asamblea general anual es que proporciona transparencia. Permite a los socios comprender claramente la situación financiera de la organización, la estrategia actual y los planes para el futuro. Esto es importante para garantizar que la organización esté encaminada hacia el logro de sus objetivos y que las partes con interés sean conscientes de cualquier riesgo o desafío potencial que pueda afectar su desempeño.

Una asamblea general anual también es una oportunidad para que los accionistas voten sobre asuntos importantes relacionados con la gobernanza de la organización. Esto puede incluir el nombramiento de directores, la aprobación de auditores y cambios en los estatutos de la organización. Al dale derecho al voto a las partes con interés, la organización demuestra su compromiso con los principios democráticos y la importancia de la participación de todos los socios en el proceso de gobernanza.

Veamos entonces el desarrollo de una asamblea general anual.

Desarrollo de la asamblea general anual

La introducción de la reunión suele comenzar con el llamado al orden, la determinación de quórum, presentación de la Junta de Directores actual y un discurso del presidente. Luego, normalmente se aprueba la minuta de la asamblea anterior y presenta el informe del tesoreroque incluye la aprobación del presupuesto para el año entrante, y los informes de los distintos comités. Es necesario recalcar que la agenda guía cuidadosamente las deliberaciones.

Realizar una asamblea general anual conlleva:

  • Tomar la asistencia de los participantes
  • Presentación del presidente
  • Revisión y aprobación de los temas de la agenda
  • Presentación de los informes financieros
  • Votación y elección de la nueva Junta
  • Clausura
  • Redacción y firma de la minuta

Asistencia y quórum

El primer paso formal en una reunión es que los participantes firmen una hoja de asistencia. La hoja de asistencia permite conocer el número de personas presentes y votantes para respetar el quórum establecido en los estatutos. Si el número de participantes fuera insuficiente, la reunión podrá suspenderse. Aún así, los actos deben dar inicio y establecerse para el récord el porqué de la suspensión de los actos.

El desarrollo de las votaciones

La realización de las votaciones se regirá por los estatutos que incluirá el método de votación y la formalidad del quórum, es decir, aquellos con derecho a votar. Cada miembro votante tiene derecho a un solo voto según el principio democrático. Hay tres métodos de votación: a viva voz (no recomendado, pero usado frecuentemente), a mano alzada o por votación secreta. Si su reunión se realiza en línea o híbrida, es posible votar por correo fuera de la reunión o mediante voto virtual durante la reunión. Cuando se realiza un proceso de votación, comúnmente los “bylaws” de las organizaciones establecen que la decisión final sea determinada por el voto mayoritario. No ostante ello, es importante tomar en consideración las distinciones aplicables:

  • Mayoría relativa: la decisión se adopta cuando los votos a favor superan a los votos en contra, independientemente del número de votos emitidos.
  • Mayoría absoluta: la propuesta debe obtener al menos la mitad de los votos para ser aprobada.
  • Mayoría cualificada: requiere, por ejemplo, dos tercios o tres cuartos de los votos autorizados.
  • Unanimidad: una regla de votación en la que se requiere aprobación por todos los votos de todos los votantes elegibles.

La minuta

Una vez finalizada la junta general anual, llega el momento de redactar el acta o la minuta. Este documento vital debe ser redactado por personal cualificado y permite a los miembros ausentes disponer de un trasfondo de la asamblea, pero también disponer de pruebas jurídicas a las que recurrir en caso de impugnación. Debe ser disponible para todos los asociados y mantenerse en un lugar seguro. Una vez redactado y revisado, el documento deberá ser firmado por el presidente y el secretario de la Junta.

¿Quién lleva un registro de lo que sucede en una asamblea general anual?

Los registros de las reuniones de la empresa se denominan actas o minutas. Toda organización debe llevar un libro de actas que comúnmente es requerido por los “bylaws” y las leyes locales, para registrar lo ocurrido en sus reuniones. La organización decide quién conservará las actas. Los miembros tienen derecho a inspeccionar y obtener copias de las actas de las asambleas generales y de las resoluciones, así como de las reuniones ordinarias y extraordinarias que celebre la Junta. Las actas oficiales de una asamblea son las aprobadas por los miembros al comienzo de la siguiente asamblea general anual. Sólo puede haber un conjunto de actas oficiales, que son un registro formal de las decisiones tomadas en la asamblea general anual.

Nuestros consejos para una asamblea general anual exitosa

Contrate a una compañía de Taquígrafos de Récord profesional. Esta tendrá a su cargo el levantar el récord oficial de la reunión y redactar de forma profesional una minuta y transcripción del procedimiento. Lea más aquí.

Contrate a un parlamentarista. Esta es una acción que comúnmente se subestima. Hable con su asesor/a legal. Tal vez, esta persona podría brindarle este servicio. El parlamentarista asiste al presidente a dirigir las de reuniones, incluso, podría hasta presidirlas, y da asesoramiento sobre el procedimiento parlamentario. Las Reglas del Procedimiento Parlamentario es un método respetado para conducir asuntos a tratar en reuniones y asambleas públicas. Se puede adaptar para amoldarse a las necesidades de cualquier organización. Es una de las herramientas más importantes para mantener el orden en las reuniones y asegurar un proceso democrático que satisfaga a todas las partes.

Contrate un servicio de amplificación. Estos procedimientos suelen contar con la asistencia de cierto número de personas y celebrarse en espacios abiertos. Debido a esto, los presentes podrían tener dificultas para escucharse y/o ser escuchados adecuadamente. Si el proceso de comunicación se afecta, se afectará el proceso de toma de decisiones y el propósito principal de la actividad. Un servicio de amplificación (bocinas y micrófonos) es comúnmente necesario en este tipo de procedimiento.

Ya sea que celebre una asamblea general anual de forma presencial o de forma virtual, o en formato híbrido, es importante seguir las formalidades adecuadas y protocolarias, pero sobre todo tener las herramientas adecuadas para hacerlo.

No permita un procedimiento desorganizado.  Asegúrese de mantener el orden en todo momento. Tome acción de inmediato tan pronto surjan señales de desorden o del desvío de las reglas establecidas.

Asegure la identificación de los interlocutores.  Asegúrese de que aquellos/as que interesen dirigirse al foro se identiquen debidamente. Esto asegurará la claridad del récord y los procesos de rendición de cuentas.

Preste atención a la grabación de los procedimientos.  Si se ha contratado un servicio de amplificación y se están grabando los procedimientos, no permita que ninguna persona se dirija al foro de manera que su intervención no se grave debidamente o no sea escuchada por todos los presentes.

En conclusión, una asamblea general anual es un componente vital de la gobernanza en una organización. Proporciona transparencia, fomenta mejores relaciones entre la organización y sus socios y demuestra el compromiso de su empresa con los principios democráticos. Como tal, las empresas deben tomarse en serio la organización y el funcionamiento de sus asambleas generales anuales para garantizar que sean exitosas y sirvan a los mejores intereses de todas las partes interesadas.

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Lea la primera parte de este artículo aquí

PorAd Verbo Court Reporters

Cómo organizar y conducir una asamblea general anual – Parte I

Comprender cómo llevar a cabo una asamblea general anual exitosa resulta crucial. Esto se debe a que las asambleas generales constituyen una fuerte convergencia entre la gerencia y los socios o partes con interés. Su gestión adecuada marca la pauta para la Junta Directiva y para toda la empresa.

Al planificar la reunión general, muchos aspectos entran en discusión, y dependen de si la reunión se realizará en línea (de forma remota) o en persona (presencial). De cualquier manera, se deben tomar las provisiones necesarias para llevar a cabo una reunión general anual exitosa desde el inicio de la reunión (llamado al orden) hasta su clausura.

Una asamblea general anual es una reunión mandatoria de los ejecutivos, directores y partes con interés de una organización. La Asamblea General Anual permite tomar decisiones relativas al logro de los objetivos de una organización. Este acto reúne a los miembros y socios de una organización para discutir los resultados del año que ha transcurrido, así como las actividades del año próximo, con el fin de tener un retrato claro de los próximos pasos a seguir. Una asamblea general anual es una reunión de miembros de una organización durante la cual estos pueden hacer preguntas y obtener información sobre su desempeño. Algunas organizaciones están obligadas a celebrar una asamblea general anual cada año calendario. El período de tiempo entre una asamblea general anual y la siguiente comúnmente no puede exceder los 15 meses.

Una asamblea general anual permite:

  • Compartir las actividades y el retrato financiero de la organización
  • Realizar votaciones sobre renovaciones y enmiendas
  • Reelegir miembros de Junta y auditores
  • Aprobar disposiciones presupuestarias
  • Tomar decisiones relacionadas con los objetivos de la organización

Las formalidades de una asamblea general anual se establecen mediante una guía de procedimiento, es decir, el reglamento interno o los estatutos (“bylaws”) de la organización. Estas reglas determinan el método de convocatoria, los participantes, el quórum mínimo requerido, los requisitos de votación y cualquier otro detalle que le permitirá celebrar una asamblea general anual adecuada.

Planificación y convocatoria

Planificar para su asamblea general anual es esencial. El encargado de organizar la reunión y convocarla suele ser el presidente, el vicepresidente, y un secretario o un miembro de la junta directiva. Este detalle normalmente está escrito en los estatutos de su empresa.

El modo de convocatoria

El método de convocatoria es cómo se llevará a cabo la reunión. Una asamblea general anual generalmente se lleva a cabo en persona, pero los estatutos pueden permitir un modo virtual o, incluso, híbrido. En los últimos años, sobre todo debido al advenimiento del COVID-19, hemos visto un aumento en las reuniones de manera remota. Hoy sabemos que las reuniones remotas son bastante posibles y pueden ser igual de constructivas. Si su asamblea general es de manera remota, se deben seguir las formalidades, tal como se hace para una reunión presencial. Asegúrate de tener las herramientas tecnológicas adecuadas para conciliar la reunión y la información importante de forma segura.

Los estatutos también determinan quién puede asistir a la reunión, pero a veces no lo hacen. En este caso se deberá convocar a todos los miembros de su organización sin distinción. A menudo se convoca a otras personas con fines operativos, como el director financiero. En definitiva, los participantes de la asamblea general son personas que deben ser indispensables en la presentación de resultados y en la toma de decisiones.

La estructura de la convocatoria

La convocatoria se envía entre 8 y 15 días antes del día del evento o como lo dispongan los estatutos. Una convocatoria debe incluir la siguiente información:

  • El nombre de su organización
  • Nombre del autor de la convocatoria.
  • El líder de la asamblea general anual
  • Quiénes son convocados
  • La fecha y hora de la reunión.
  • La ubicación y/o URL de la reunión virtual.
  • Puntos de discusión (agenda) y documentos relacionados
  • Las reglas que regirán la asamblea
  • Tópicos que serán objeto de votación
  • Los estados financieros del año, incluyendo los informes de los auditores (si los hubiere)
  • Una nota que informe a los miembros sobre su derecho a designar un “proxy” y un formulario de “proxies”
  • Instrucciones especiales, e. g., tener listos nombres de personas a ser nominadas para ocupar un puesto en la Junta y/o comités
  • Instrucciones de cómo se llevará a cabo el proceso de votación y selección de miembros de Junta y comités

Así, la agenda se puede compartir con antelación a la convocatoria y proyectarse en una pantalla durante la reunión. También se podrá enviar el aviso de la reunión por correo electrónico a todos los participantes.

¿Qué es un “proxy”?

Cualquier miembro que no pueda asistir a una reunión puede designar a alguien (llamado «proxy») para que asista a la reunión en su nombre. Un “proxy” tiene los mismos derechos que el miembro para votar y hablar en la reunión.

¿Qué es un quórum?

Un quórum es el número mínimo de miembros que deben asistir (en persona o por “proxy”) a una asamblea general anual para que sea una reunión válida.

¿Qué sucede si no hay quórum?

Comúnmente se establece que si no hay quórum dentro de los 15 minutos de la hora de inicio programada de una asamblea general anual, el presidente debe posponer (aplazar) la reunión por una semana o para otra fecha que los directores elijan. Si no hay quórum presente en la reunión reconvocada dentro de media hora de la hora de inicio programada, los miembros presentes constituirán el quórum y la reunión podrá continuar. Generalmente, en la nueva reunión sólo podrán tratarse los asuntos que quedaron pendientes en la asamblea general anual anterior y que fueron aplazados. Cuando una reunión se aplaza por 30 días o más, la notificación de la reunión reconvocada debe ser entregada a los miembros según lo establezca el reglamento.

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