Existen funciones propias de toda junta de directores, pero formar parte de la Junta de Directores de un condominio en Puerto Rico particularmente implica asumir responsabilidades considerablemente más amplias que organizar reuniones, contratar servicios o atender las situaciones cotidianas que surgen dentro de la comunidad. La Ley de Condominios de Puerto Rico, Ley 129-2020, según enmendada, define a la Junta como el órgano ejecutivo de la comunidad de titulares y le asigna funciones concretas relacionadas con la administración, las finanzas, la conservación del inmueble, el cumplimiento de las normas y la protección de los bienes y documentos pertenecientes al Consejo de Titulares. La Junta, por tanto, no es simplemente un grupo de vecinos voluntarios que decide cómo manejar el edificio según su criterio personal. Sus actuaciones se desarrollan dentro de una estructura jurídica que distribuye autoridad entre el Consejo de Titulares, la Junta, sus oficiales y, cuando existe, el Agente Administrador.
Esta estructura es particularmente importante porque el Consejo de Titulares constituye la autoridad suprema sobre la administración del inmueble sometido al Régimen de Propiedad Horizontal. La Junta ejecuta, administra y supervisa, pero no sustituye al Consejo en aquellos asuntos que la Ley reserva expresamente a éste. Determinadas decisiones, como la aprobación del presupuesto anual, los estados financieros, ciertas obras extraordinarias y otros asuntos de interés general, pertenecen al ámbito decisional del Consejo. Una Junta eficiente debe conocer no solamente aquello que tiene obligación de hacer, sino también aquello que no puede decidir unilateralmente.
La legislación vigente también impone responsabilidades específicas al Presidente, Secretario y Tesorero, lo que significa que ocupar uno de esos cargos no constituye simplemente recibir un título dentro de la Junta. Cada posición tiene funciones legales que requieren atención activa y seguimiento. La distribución de responsabilidades busca crear controles internos, preservar la documentación de la comunidad y evitar que toda la administración dependa de una sola persona. Comprender esas funciones permite que la Junta trabaje como verdadero órgano ejecutivo y no como una estructura informal donde las responsabilidades cambian según quién tenga mayor disponibilidad.
La Junta debe concebir su función como una combinación de administración, supervisión y ejecución. Aunque muchos de sus integrantes sirven sin dedicarse profesionalmente a la administración de condominios, la naturaleza voluntaria del cargo no elimina las obligaciones que surgen de la Ley. Precisamente por ello, una Junta organizada necesita distribuir funciones, mantener procedimientos documentados y procurar asesoramiento profesional cuando enfrenta asuntos que exceden su conocimiento. La buena intención constituye un elemento valioso para servir a una comunidad, pero no sustituye el cumplimiento de las responsabilidades legales asociadas al cargo.
La Junta no es el Consejo de Titulares
Comprender la estructura de autoridad evita muchos conflictos
Uno de los errores más frecuentes en la administración de condominios consiste en tratar a la Junta como si fuera la máxima autoridad del régimen. La Ley establece expresamente que el Consejo de Titulares constituye la autoridad suprema sobre la administración del inmueble y está integrado por la totalidad de los titulares. La Junta de Directores, en cambio, constituye el órgano ejecutivo que realiza las funciones administrativas y ejecuta las decisiones que corresponden al funcionamiento del régimen. Esta diferencia no es meramente terminológica, pues determina quién tiene autoridad para adoptar diferentes tipos de decisiones.
¿Puede la Junta decidir cualquier asunto relacionado con el condominio?
No. Existen asuntos que la Ley asigna expresamente al Consejo de Titulares, incluyendo la aprobación del presupuesto anual, los estados financieros y determinadas obras extraordinarias y mejoras. La Junta puede preparar información, desarrollar propuestas, solicitar cotizaciones y recomendar cursos de acción, pero no puede sustituir unilateralmente una decisión que legalmente pertenece al Consejo. De igual manera, el Consejo puede asignar determinadas responsabilidades a la Junta dentro del marco permitido por la Ley y el reglamento. Una administración correctamente estructurada comienza identificando qué órgano posee autoridad antes de decidir cómo debe manejarse el asunto.
La escritura matriz y el reglamento también forman parte de la estructura de gobierno
La Ley no es la única fuente que regula la administración particular de un condominio. La escritura matriz y el reglamento contienen disposiciones sobre la organización del régimen, facultades administrativas, utilización de elementos comunes y procedimientos internos. La Junta debe conocer estos documentos y utilizarlos conjuntamente con la Ley al evaluar sus responsabilidades. Actuar basándose exclusivamente en prácticas tradicionales del edificio sin verificar los documentos que jurídicamente lo gobiernan puede producir decisiones incorrectas aunque se hayan repetido durante muchos años.
Buen gobierno, administración y funcionamiento del condominio
La responsabilidad general de la Junta es amplia
El Artículo 53 de la Ley encomienda a la Junta atender todo lo relacionado con el buen gobierno, administración, vigilancia y funcionamiento del régimen, con especial atención a los elementos de uso común y los servicios generales. Esta disposición coloca sobre la Junta una responsabilidad de supervisión continua y no solamente una obligación de reaccionar cuando surge una emergencia. Ascensores, sistemas de acceso, áreas comunes, seguridad, limpieza, infraestructura y otros servicios requieren mecanismos de seguimiento que permitan identificar problemas oportunamente. Administrar significa desarrollar procedimientos que mantengan el régimen funcionando de manera estable y no limitarse a resolver incidentes individuales.
¿Debe la Junta involucrarse personalmente en cada actividad cotidiana?
No necesariamente. La Junta puede contar con un Agente Administrador, empleados, contratistas y otros profesionales para ejecutar numerosas tareas operacionales. Sin embargo, delegar la ejecución no elimina la responsabilidad de supervisar aquello que permanece dentro de las facultades y deberes de la Junta. Una Junta que contrata un administrador y posteriormente desconoce completamente cómo se manejan las operaciones pierde capacidad para cumplir adecuadamente su función ejecutiva. Delegación y supervisión deben funcionar conjuntamente.
La Junta debe administrar mediante sistemas y no mediante improvisación
Una comunidad compleja no debería depender de que determinados directores recuerden personalmente cuándo vence un contrato, cuándo debe inspeccionarse un equipo o dónde se encuentra un documento importante. Los procedimientos deben permitir continuidad aunque cambien los integrantes de la Junta. Calendarios, archivos organizados, registros financieros, contratos y protocolos de mantenimiento ayudan a transformar conocimientos individuales en información institucional. Este tipo de organización reduce la dependencia de personas específicas y fortalece el buen gobierno del régimen.
Responsabilidad sobre presupuesto, fondos y controles financieros
La administración financiera constituye una función central de la Junta
La Ley exige a la Junta preparar con suficiente antelación el presupuesto anual y someterlo al Consejo de Titulares para aprobación. También requiere que se haga llegar una copia del presupuesto a los titulares con al menos quince días de anticipación a la asamblea donde será considerado. Esta obligación convierte el presupuesto en un verdadero instrumento de planificación financiera y no simplemente en una tabla preparada para justificar la cuota mensual. Debe reflejar razonablemente los ingresos y gastos anticipados del régimen y permitir que los titulares puedan evaluar la propuesta antes de votar.
¿Quién aprueba finalmente el presupuesto?
El Consejo de Titulares. La Junta prepara y somete el presupuesto, pero la aprobación corresponde al Consejo conforme a la Ley. Esta diferencia representa nuevamente la separación entre la función ejecutiva y la autoridad deliberativa de la comunidad. Una Junta responsable presenta información suficiente para que los titulares puedan comprender las consecuencias económicas de las decisiones que se les solicitan.
Los ingresos y gastos deben permanecer documentados y disponibles
La Ley exige mantener información detallada sobre activos, obligaciones, ingresos y gastos relacionados con el inmueble y su administración. También requiere conservar comprobantes y mantener esa documentación disponible para examen de los titulares en los días y horas establecidos para conocimiento de la comunidad. La transparencia financiera no constituye, por tanto, una concesión voluntaria que la Junta ofrece solamente cuando lo considera conveniente. Forma parte del sistema de rendición de cuentas creado por la propia Ley.
Los controles internos son una responsabilidad expresa
El Artículo 53 obliga además a establecer controles y procedimientos adecuados para salvaguardar los activos del Consejo de Titulares y cumplir con las obligaciones y regulaciones requeridas. Esta disposición tiene implicaciones prácticas importantes para el manejo de cheques, depósitos, autorizaciones, facturas, accesos bancarios y documentación de desembolsos. Una buena administración financiera no debe depender exclusivamente de la confianza personal entre los miembros de la comunidad. Los controles existen precisamente para proteger los fondos aun cuando todas las personas involucradas actúen de buena fe.
Conservación, reparaciones y elementos comunes
La Junta tiene una responsabilidad directa sobre la conservación del inmueble
Entre sus funciones se encuentra atender la conservación del edificio y disponer las reparaciones ordinarias conforme al presupuesto anual aprobado. Esta responsabilidad requiere observar la condición de la propiedad, atender mantenimiento preventivo y procurar que las deficiencias no se conviertan innecesariamente en problemas mayores. Una Junta que solamente interviene después de que un sistema falla completamente puede terminar aumentando los costos para toda la comunidad. La planificación de mantenimiento constituye, por tanto, parte integral de la administración financiera y física del régimen.
¿Puede la Junta aprobar por sí sola cualquier reparación?
Debe distinguirse entre reparaciones ordinarias y determinadas obras extraordinarias. La Ley permite a la Junta disponer las reparaciones ordinarias dentro del presupuesto anual aprobado, mientras que para las extraordinarias exige adoptar las medidas necesarias previa aprobación del Consejo de Titulares. En situaciones de emergencia pueden existir disposiciones y facultades particulares que requieren análisis según las circunstancias concretas. Clasificar correctamente la naturaleza de una obra resulta indispensable antes de comprometer fondos comunitarios.
La conservación exige visión de largo plazo
Los elementos mecánicos y estructurales de un condominio poseen ciclos de mantenimiento y reemplazo que pueden anticiparse razonablemente. Ascensores, bombas, generadores, sistemas de incendio, impermeabilización y otros componentes no deberían aparecer administrativamente como sorpresas absolutas cada vez que requieren intervención. Una Junta bien organizada mantiene historial de reparaciones, contratos, garantías e inspecciones relevantes. Esta información permite planificar mejor los gastos futuros y proporcionar continuidad a las Juntas que eventualmente sucedan a la actual.
Cumplir y hacer cumplir la Ley, el reglamento y los acuerdos
La Junta no administra solamente servicios; también administra cumplimiento
La Ley dispone expresamente que corresponde a la Junta cumplir y hacer cumplir sus disposiciones, el reglamento, la escritura matriz y los acuerdos del Consejo de Titulares. Esta obligación puede resultar particularmente difícil cuando una infracción involucra amistades, vecinos cercanos o incluso integrantes de la propia Junta. Sin embargo, la aplicación selectiva de las normas puede crear conflictos, erosionar la confianza de la comunidad y exponer las decisiones administrativas a cuestionamientos. La consistencia constituye una característica esencial de una administración responsable.
¿Significa esto que toda infracción debe manejarse exactamente de la misma manera?
No necesariamente, porque las circunstancias pueden ser diferentes y el reglamento puede establecer procedimientos específicos según la conducta involucrada. Lo importante es que la Junta utilice criterios razonables, documente sus actuaciones y evite decisiones arbitrarias basadas en preferencias personales. Las advertencias, apercibimientos y otras medidas deben relacionarse con una norma identificable. Una Junta no debe crear prohibiciones informales para determinados residentes sin fundamento en la estructura normativa del condominio.
La autoridad también tiene límites
El deber de hacer cumplir las reglas no autoriza a la Junta a crear sanciones, restricciones o procedimientos que contradigan la Ley o excedan las facultades concedidas por el reglamento. Una política administrativa puede facilitar la ejecución de una norma existente, pero no debe utilizarse para alterar derechos que corresponden a los titulares. Cuando exista duda sobre la autoridad para adoptar una medida, obtener orientación antes de implementarla puede prevenir controversias posteriores. El buen gobierno requiere tanto ejercer autoridad como reconocer sus límites.
Responsabilidades particulares del Presidente
El Presidente representa a la comunidad y preside las asambleas
La Ley asigna al Presidente funciones que exceden dirigir las reuniones de la Junta. Representa a la comunidad judicial y extrajudicialmente en los asuntos que la afectan, preside las asambleas del Consejo de Titulares y comparece a nombre del condominio para otorgar determinados documentos en los que el Consejo es parte. Esta capacidad de representación hace que el cargo requiera especial atención a las decisiones previamente adoptadas por la Junta y el Consejo. Representar al condominio no significa sustituir personalmente la voluntad de esos organismos.
¿Puede el Presidente seleccionar representación legal?
La Ley contempla que, en las circunstancias allí especificadas, el Presidente pueda seleccionar la representación legal que estime conveniente previa consulta a la Junta. También requiere informar a los titulares sobre determinadas acciones tomadas dentro del término establecido. Además, todo acuerdo de transacción judicial o extrajudicial que exceda cinco mil dólares requiere aprobación del Consejo de Titulares en condominios sujetos a esa disposición, salvo la particularidad prevista para condominios no residenciales. Estas reglas demuestran que representar jurídicamente al régimen incluye importantes controles y límites.
Presidir una asamblea no convierte al Presidente en dueño de la decisión
Durante una asamblea, el Presidente dirige los trabajos y ayuda a mantener el procedimiento ordenado, pero las decisiones pertenecen al Consejo de Titulares cuando la Ley así lo establece. La presidencia debe facilitar la deliberación, identificar correctamente las propuestas y permitir que los titulares ejerzan sus derechos conforme a las reglas aplicables. Utilizar la posición para favorecer selectivamente determinadas propuestas puede transformar un problema administrativo en una controversia sobre el procedimiento. La autoridad para presidir es una función de servicio al cuerpo deliberativo.
Responsabilidades particulares del Secretario
El Secretario protege la memoria institucional del condominio
La Ley asigna al Secretario la redacción de las convocatorias, la notificación de citaciones y la preparación de las actas tanto de las asambleas del Consejo de Titulares como de las reuniones de la Junta. También debe certificar conjuntamente con el Presidente las actas de las asambleas y expedir determinadas certificaciones con vista al libro de actas. Estas responsabilidades convierten al Secretario en una figura central para preservar la continuidad documental del régimen. La precisión de su trabajo puede resultar decisiva años después cuando sea necesario reconstruir una decisión.
¿Las actas deben reproducir todo lo que se dijo?
No debe confundirse el acta con una transcripción. Las actas deben documentar adecuadamente las actuaciones, acuerdos y demás información que corresponda conservar oficialmente, mientras una transcripción procura preservar de manera mucho más detallada las expresiones realizadas. Intentar convertir rutinariamente las actas en una reproducción completa del debate puede hacerlas innecesariamente extensas y difíciles de administrar. Cuando una reunión requiere un récord detallado de lo expresado, ambos documentos pueden cumplir funciones complementarias.
El Secretario también posee responsabilidades de acceso documental
La Ley dispone que debe custodiar y hacer disponible para revisión de los titulares que lo soliciten documentación perteneciente al Consejo que obre en los archivos del condominio, incluyendo información fiscal, actas y contratos adjudicados. Al mismo tiempo, establece protección respecto de información personal de otros titulares salvo las excepciones correspondientes. Esta combinación exige mantener archivos organizados y distinguir adecuadamente entre documentos sujetos a revisión y datos protegidos. La transparencia no significa acceso indiscriminado a toda información existente.
Responsabilidades particulares del Tesorero
El Tesorero no es simplemente quien firma cheques
La Ley convierte al Tesorero en custodio de las cuentas e instrumentos bancarios que contienen fondos del Consejo de Titulares y le asigna responsabilidad sobre la salvaguarda de los activos y el cumplimiento de obligaciones financieras. También debe coordinar con el administrador y el contador los asuntos financieros y procurar que las transacciones se registren detalladamente. Estas funciones exigen supervisión activa y conocimiento razonable de la situación financiera del régimen. El cargo no debe limitarse a recibir informes producidos por otras personas sin revisarlos.
¿Qué control debe ejercer sobre las cuentas bancarias?
Entre otras funciones, la Ley exige revisar mensualmente los estados de las cuentas donde se depositan fondos comunes, verificar la realización de depósitos dentro del período correspondiente y confirmar la propiedad y validez de los cheques girados. También exige comprobantes o recibos para los desembolsos y establece que los cheques no pueden librarse al portador. Estas medidas ilustran el nivel de control financiero que la legislación espera del Tesorero. Incluso cuando un administrador maneja las operaciones diarias, la supervisión asignada al cargo permanece significativa.
También interviene en presupuesto, cobros y fondo de reserva
El Tesorero coordina la preparación del proyecto de presupuesto con el contador cuando corresponda y participa en la supervisión de cobros y pagos. Igualmente, debe procurar que el uso del fondo de reserva se realice de acuerdo con lo aprobado por el Consejo y conforme a la Ley. Estas responsabilidades convierten al Tesorero en un componente importante del sistema de controles internos. Una comunidad financieramente saludable necesita que la información sea revisada y no simplemente producida.
Contratos, suplidores y conflictos de interés
La Ley establece límites específicos a la contratación
La Junta posee capacidad para contratar numerosos servicios necesarios para el funcionamiento del condominio, pero esa facultad no es ilimitada. El Artículo 58 contiene reglas sobre contratos que exceden el período del presupuesto operacional administrado por la Junta y establece condiciones para determinados contratos de mayor duración. También dispone reglas sobre cláusulas de renovación automática y sobre su aprobación por el Consejo de Titulares. Antes de firmar un contrato importante, la Junta debe evaluar no solamente su precio, sino también si posee autoridad para comprometer al régimen en los términos propuestos.
¿Qué ocurre cuando el proveedor está relacionado con integrantes del condominio?
La Ley contiene salvaguardas específicas cuando determinados servicios profesionales son ofrecidos por titulares, miembros de la Junta u otras personas relacionadas bajo las categorías establecidas en el estatuto. En esas circunstancias pueden requerirse cotizaciones comparativas y documentación de las gestiones realizadas cuando no sea posible obtenerlas. Además, existen restricciones particulares respecto de determinados servicios de asesoría legal. Estas disposiciones buscan reducir conflictos de interés y aumentar la transparencia en el uso de fondos comunes.
La Junta también debe verificar cumplimiento legal de los contratistas
El Artículo 58 exige adoptar salvaguardas para procurar que las personas y compañías contratadas cumplan con requisitos legales aplicables, incluyendo obligaciones laborales y determinadas cubiertas y contribuciones. Elegir un proveedor no debe reducirse a comparar únicamente la cantidad indicada en una propuesta. La solvencia, experiencia, seguros, cumplimiento y capacidad real para ejecutar el trabajo pueden tener consecuencias importantes para la comunidad. Una contratación económicamente atractiva puede convertirse en una mala decisión cuando el proveedor carece de las condiciones necesarias para cumplir.
La relación entre la Junta y el Agente Administrador
Contratar un administrador no transfiere toda la responsabilidad de la Junta
El Agente Administrador puede asumir gran parte del manejo operacional cotidiano conforme al contrato, al reglamento y a las facultades que legítimamente se le deleguen. Sin embargo, la Junta continúa siendo el órgano ejecutivo de la comunidad y conserva responsabilidades que la Ley le asigna directamente. Debe conocer razonablemente el funcionamiento de la administración y contar con mecanismos para evaluar el cumplimiento del administrador. Una relación saludable requiere delegación suficientemente clara y supervisión suficientemente activa.
¿Debe cada director dar instrucciones individualmente al administrador?
Como práctica de gobierno, resulta preferible que la relación esté estructurada mediante las decisiones y canales establecidos por la Junta. Cuando múltiples directores emiten instrucciones independientes y contradictorias, el administrador puede quedar sometido a prioridades incompatibles y nadie sabe finalmente cuál representa la posición oficial del cuerpo. La Junta debe funcionar colectivamente y documentar aquellas decisiones que requieren ejecución. La administración mejora cuando autoridad y responsabilidad pueden identificarse con claridad.
La Junta puede relevar al administrador por justa causa bajo las circunstancias contempladas por la Ley
La Ley reconoce autoridad de la Junta para relevar al Agente Administrador por justa causa y enumera como ejemplos el desempeño negligente o culposo, deshonestidad, violaciones a normas de buena conducta o incumplimiento contractual. También establece una obligación de convocar posteriormente al Consejo de Titulares dentro del período indicado para informarle sobre la actuación. Esta estructura demuestra nuevamente que la Junta posee facultades administrativas importantes, pero debe ejercerlas dentro de procedimientos definidos. Documentar las razones y actuaciones relacionadas con decisiones de esta naturaleza resulta particularmente prudente.
Responsabilidad personal y deber fiduciario
Los directores administran intereses que pertenecen a toda la comunidad
La Ley establece que los directores responden personalmente por sus acciones mientras actúan como tales cuando incurren en delito, fraude o negligencia crasa, y reconoce al Consejo de Titulares la causa de acción para reclamar una violación fiduciaria. Esta disposición refleja la naturaleza especial de la función: los directores manejan fondos, documentos, contratos y decisiones que pertenecen institucionalmente al Consejo y no a ellos individualmente. El cargo exige actuar procurando los intereses legítimos del régimen dentro de la autoridad conferida. Una Junta no debe utilizar su posición para favorecer intereses personales, manejar selectivamente recursos o tratar los bienes de la comunidad como extensión de preferencias individuales.
¿Significa que un director responde personalmente cada vez que una decisión resulta equivocada?
No. La legislación establece un estándar específico y no convierte automáticamente cada error, diferencia de criterio o resultado desfavorable en responsabilidad personal. Administrar implica inevitablemente tomar decisiones bajo condiciones de incertidumbre y algunas pueden no producir los resultados esperados. Sin embargo, la existencia de esa protección no elimina la obligación de actuar responsablemente, informarse, mantener controles y evitar conducta fraudulenta o gravemente negligente. La mejor protección práctica continúa siendo utilizar procedimientos adecuados y conservar documentación de las decisiones importantes.
La documentación ayuda a demostrar cómo se administró
Cuando una decisión importante es cuestionada años después, puede resultar difícil recordar qué información estaba disponible, qué alternativas se consideraron o qué autorización existía. Actas, cotizaciones, informes, contratos y otros documentos permiten reconstruir el proceso administrativo utilizando evidencia contemporánea. Una Junta que documenta adecuadamente sus actuaciones no solamente fortalece la transparencia para los titulares. También preserva información que puede ser necesaria para explicar por qué tomó determinada decisión.
Continuidad administrativa y transición entre Juntas
Los documentos y sistemas pertenecen al régimen, no a los directores salientes
Una de las situaciones más perjudiciales para un condominio ocurre cuando termina el término de una Junta y la nueva administración no recibe contratos, estados financieros, accesos, registros o información necesaria para continuar operando. Los documentos del régimen no constituyen archivos privados de quienes ocupaban temporalmente los cargos. La legislación reconoce obligaciones relacionadas con la entrega y transición de información administrativa entre quienes salen y quienes asumen funciones. La continuidad del condominio debe prevalecer sobre cualquier conflicto personal surgido durante una elección.
¿Qué debería incluir una transición organizada?
Además de documentos físicos, debe considerarse información bancaria, contratos vigentes, cuentas por pagar y cobrar, expedientes de mantenimiento, garantías, seguros, litigios, archivos electrónicos y sistemas utilizados por la administración. También deben identificarse asuntos pendientes que requieran atención durante las primeras semanas de la nueva Junta. Preparar esta información de manera sistemática reduce interrupciones y evita que la nueva administración tenga que reconstruir años de actividad. Una transición adecuada constituye una función de gobierno y no un gesto de cortesía entre grupos de directores.
La custodia permanente de documentos es responsabilidad institucional
La Ley exige a la Junta custodiar y proteger documentos constitutivos del Régimen de Propiedad Horizontal, incluyendo planos, escritura matriz, convocatorias, actas y otros documentos análogos que deban conservarse permanentemente. Estos archivos deberían mantenerse mediante procedimientos que no dependan exclusivamente de computadoras personales, cuentas privadas o archivos domésticos de un director. La administración digital facilita enormemente la continuidad cuando se utiliza con controles y accesos institucionales. La Junta debe pensar en el expediente del condominio como patrimonio documental de la comunidad.
En conclusión, servir en la Junta de Directores de un condominio en Puerto Rico implica ejercer una función ejecutiva definida por la Ley de Condominios y por los documentos particulares del régimen. La Junta administra fondos, mantiene elementos comunes, prepara presupuestos, supervisa contratos, conserva documentación, hace cumplir las reglas y coordina la ejecución de decisiones adoptadas por el Consejo de Titulares. El Presidente, Secretario y Tesorero poseen además responsabilidades específicas que requieren participación activa y no deben considerarse cargos meramente honoríficos. Una Junta efectiva no es aquella que intenta decidirlo todo, sino aquella que conoce la extensión y los límites de su autoridad, mantiene controles adecuados y puede explicar mediante documentación cómo administró los recursos y responsabilidades que temporalmente le fueron confiados por la comunidad.
¿Necesita preservar un récord preciso de las reuniones y asambleas de su condominio?
Una parte importante de las responsabilidades de una Junta consiste en preservar adecuadamente el récord institucional de sus decisiones. Las actas cumplen una función indispensable dentro de la administración del condominio, pero existen reuniones y asambleas donde la complejidad o importancia de los asuntos hace conveniente conservar además un registro detallado de las expresiones realizadas. Contratos significativos, obras extraordinarias, derramas, controversias entre titulares, procesos de transición y decisiones financieras importantes pueden producir preguntas meses o años después sobre aquello que realmente se discutió durante la reunión.
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