Uno de los desafíos fundamentales con el que luchan muchas juntas directivas es comprender los roles y responsabilidades de sus miembros y cómo cumplirlos. Una junta directiva es un conjunto de personas que intentan operar como un grupo. Funcionar como grupo es algo con lo que muchas personas no se sienten cómodas. Entonces cada junta evoluciona con su propia cultura. Cada cultura está dictada por los antecedentes de las personas que pertenecen y han pertenecido a la junta.
Cumplir todos los roles y distribuir responsabilidades entre los miembros de la junta directiva puede garantizar una supervisión adecuada y permite que la organización avance hacia su misión y propósito. Al comprender cómo cada miembro encaja en el panorama, los miembros de la junta pueden empoderarse mutuamente y apoyar mejor a la organización como un grupo unido, creando así una cultura de trabajo que sea congruente con su misión.
Los deberes de la junta directiva van desde brindar supervisión financiera hasta determinar la mejor manera de manejar los recursos organizacionales. Las juntas son elegidas para representar a los accionistas y a las personas con interés, por lo tanto, se les asigna una serie de deberes relacionados con la ruta que la organización se ha trazado. Comprender las responsabilidades de la junta directiva es crucial para los nuevos miembros o para aquellos que esperan ocupar el puesto algún día, por lo que es importante ser consciente y consistente con estos deberes.
Por ejemplo, las responsabilidades de los miembros de la junta directiva de una organización con fines de lucro pueden diferir de las funciones y responsabilidades de los miembros de la junta directiva de una organización sin fines de lucro o de un condominio. Si dirige una organización sin fines de lucro o un condominio, es importante describir las responsabilidades de la junta directiva para garantizar una gestión eficaz. La estructura de una junta directiva de una organización sin fines de lucro debe reflejar sus necesidades únicas, así como las de los accionistas y partes con interés. Al considerar las funciones de la junta directiva de las organizaciones sin fines de lucro, el incluir a todos en la conversación es vital para el éxito del grupo. Ya sea que esté tratando de determinar los puestos de los miembros de la junta directiva, las responsabilidades de una organización o los roles de una junta directiva con fines de lucro, debe recopilar las opiniones de todos los involucrados para asegurarse de que se escuchen todas las voces.
¿Cuáles son los deberes de los miembros de la junta directiva?
La falta de comprensión de lo que constituyen deberes en el quehacer de la junta directiva puede conducir a toda una serie de disfunciones, como la microgestión, la toma de decisiones deshonestas y la falta de compromiso. En ese sentido, cada Junta debe tener las siguientes posiciones debidamente conformadas, independientemente de su tamaño: a) Presidente, responsable de dirigir la junta y facilitar las reuniones; b) Vicepresidente, actúa como suplente del Presidente de la junta y segundo al mando; c) Secretario, responsable de las comunicaciones oficiales con los miembros de la junta y de registrar las reuniones, y d) Tesorero, supervisa todos los asuntos relacionados con las finanzas, la propiedad y el presupuesto de la organización.
Dado que es imposible hacer bien un trabajo si no se sabe cuál es, todas las juntas directivas deben tomarse el tiempo para garantizar que cada miembro de la junta comprenda plenamente lo que se espera y se necesita de ellos.
Deberes básicos de los miembros de la junta directiva
Esto comienza con una comprensión de los deberes legales fundamentales de cada miembro individual de la junta, que incluyen:
Deber de diligencia: cada miembro de la junta tiene la responsabilidad legal de participar activamente en la toma de decisiones en nombre de la organización y de ejercer su mejor criterio al hacerlo.
Deber de lealtad: cada miembro de la junta debe anteponer los intereses de la organización a sus intereses personales y profesionales cuando actúa en nombre de la organización en una capacidad de toma de decisiones. Las necesidades de la organización son lo primero.
Deber de obediencia: los miembros de la junta tienen la responsabilidad legal de garantizar que la organización cumpla con las leyes federales, estatales y locales aplicables, y se adhiera a su misión. Pero esto es sólo el punto de partida, ya que las juntas tienen responsabilidades que van mucho más allá de estos tres deberes legales.
Básicamente, una función básica de la junta directiva es contratar al director ejecutivo o gerente general, y evaluar la dirección y estrategia generales de la organización. El director ejecutivo o director general, cuando la organización posee uno, es responsable de contratar a todos los demás empleados y supervisar el funcionamiento diario de la empresa. Los problemas suelen surgir cuando no se siguen estas pautas. El conflicto ocurre cuando los directores comienzan a inmiscuirse en el funcionamiento diario de la organización. Por el contrario, la gerencia no es responsable de las decisiones y políticas generales de la organización. Estas funciones recaen en la Junta. No hay dos juntas directivas que estén configuradas exactamente iguales en términos de las funciones de sus miembros, ya que éstas a menudo varían según el tamaño de la organización, el tipo de industria que le regula, los “bylaws”, y los títulos y responsabilidades de los miembros de la junta.
La junta directiva selecciona a los funcionarios de la junta. El cargo principal es el del presidente o presidenta de la junta. A continuación hay una vicepresidenta o vicepresidente que actúa en ausencia del presidente. Estos puestos son ocupados por miembros de la junta exclusivamente. Se suele tener un secretario y un tesorero o una combinación de secretario y tesorero. Estos puestos se centran en actividades muy específicas y pueden cubrirse eligiendo a alguien que forme parte de la junta directiva o nombrando a alguien que no sea miembro de la junta directiva si los “bylaws” lo permiten. El proceso de selección a menudo se basa en quién está dispuesto y quién es el más calificado, aunque la antigüedad puede entrar en juego al momento de tomar estas decisiones. Cada junta puede tener sus propias formas de manejar esas cuestiones.
Responsabilidades de la junta
Los cinco puntos siguientes describen las principales responsabilidades de la junta directiva:
Reclutar, supervisar, retener, evaluar y remunerar al gerente general. Reclutar, supervisar, retener, evaluar y remunerar al director general o a la directora general son probablemente las funciones más importantes de la Junta.
Proporcionar dirección a la organización. La junta tiene una función estratégica al proporcionar la visión, misión y objetivos de la organización. Estos suelen determinarse en combinación con el director ejecutivo o el director general de la empresa.
Establecer un sistema de gobernanza basado en políticas. La junta tiene la responsabilidad de desarrollar un sistema de gobierno para la organización. Los “bylaws” proporcionan un marco, pero la junta desarrolla una serie de políticas complementarias. Las reglas que se establezcan para la empresa deben basarse en políticas. En otras palabras, la junta desarrolla políticas para guiar sus propias acciones y las acciones del gerente. Las políticas deben ser amplias y no estar definidas rígidamente para permitir un margen de maniobra para lograr los objetivos.
Deber fiduciario de proteger los activos de la organización y la inversión de los miembros/socios. La junta tiene la responsabilidad fiduciaria de representar y proteger los intereses de los miembros/inversores en la organización. Por lo tanto, la junta directiva debe asegurarse de que los activos de la empresa se mantengan en buen estado. Esto incluye la planta, los equipos y las instalaciones de la empresa, incluido el capital.
Función de seguimiento y control. La junta tiene una función de seguimiento y control. La junta está a cargo del proceso de auditoría y contrata al auditor. Es responsable de garantizar que la auditoría se realice de manera oportuna cada año.
En conclusión, ningún rol en una organización es más importante que otro. Cada grupo debe trabajar en conjunto por el bien que se persigue. Además de que cada miembro de la junta directiva cumpla con sus propias funciones y responsabilidades, hay varias responsabilidades que todos comparten, entre ellas la honestidad y la integridad. Actuar responsablemente significa construir relaciones cercanas que tengan límites responsables para la independencia y el profesionalismo. Cada persona es responsable de sus propias acciones y debe ser consciente de las acciones de sus homólogos. En general, cuando cada persona actúa en el mejor interés de la organización, la organización sirve mejor al interés que se persigue.
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