Comprender cómo llevar a cabo una asamblea general anual exitosa resulta crucial. Esto se debe a que las asambleas generales constituyen una fuerte convergencia entre la gerencia y los socios o partes con interés. Su gestión adecuada marca la pauta para la Junta Directiva y para toda la empresa.
Al planificar la reunión general, muchos aspectos entran en discusión, y dependen de si la reunión se realizará en línea (de forma remota) o en persona (presencial). De cualquier manera, se deben tomar las provisiones necesarias para llevar a cabo una reunión general anual exitosa desde el inicio de la reunión (llamado al orden) hasta su clausura.
Una asamblea general anual es una reunión mandatoria de los ejecutivos, directores y partes con interés de una organización. La Asamblea General Anual permite tomar decisiones relativas al logro de los objetivos de una organización. Este acto reúne a los miembros y socios de una organización para discutir los resultados del año que ha transcurrido, así como las actividades del año próximo, con el fin de tener un retrato claro de los próximos pasos a seguir. Una asamblea general anual es una reunión de miembros de una organización durante la cual estos pueden hacer preguntas y obtener información sobre su desempeño. Algunas organizaciones están obligadas a celebrar una asamblea general anual cada año calendario. El período de tiempo entre una asamblea general anual y la siguiente comúnmente no puede exceder los 15 meses.
Una asamblea general anual permite:
- Compartir las actividades y el retrato financiero de la organización
- Realizar votaciones sobre renovaciones y enmiendas
- Reelegir miembros de Junta y auditores
- Aprobar disposiciones presupuestarias
- Tomar decisiones relacionadas con los objetivos de la organización
Las formalidades de una asamblea general anual se establecen mediante una guía de procedimiento, es decir, el reglamento interno o los estatutos (“bylaws”) de la organización. Estas reglas determinan el método de convocatoria, los participantes, el quórum mínimo requerido, los requisitos de votación y cualquier otro detalle que le permitirá celebrar una asamblea general anual adecuada.
Planificación y convocatoria
Planificar para su asamblea general anual es esencial. El encargado de organizar la reunión y convocarla suele ser el presidente, el vicepresidente, y un secretario o un miembro de la junta directiva. Este detalle normalmente está escrito en los estatutos de su empresa.
El modo de convocatoria
El método de convocatoria es cómo se llevará a cabo la reunión. Una asamblea general anual generalmente se lleva a cabo en persona, pero los estatutos pueden permitir un modo virtual o, incluso, híbrido. En los últimos años, sobre todo debido al advenimiento del COVID-19, hemos visto un aumento en las reuniones de manera remota. Hoy sabemos que las reuniones remotas son bastante posibles y pueden ser igual de constructivas. Si su asamblea general es de manera remota, se deben seguir las formalidades, tal como se hace para una reunión presencial. Asegúrate de tener las herramientas tecnológicas adecuadas para conciliar la reunión y la información importante de forma segura.
Los estatutos también determinan quién puede asistir a la reunión, pero a veces no lo hacen. En este caso se deberá convocar a todos los miembros de su organización sin distinción. A menudo se convoca a otras personas con fines operativos, como el director financiero. En definitiva, los participantes de la asamblea general son personas que deben ser indispensables en la presentación de resultados y en la toma de decisiones.
La estructura de la convocatoria
La convocatoria se envía entre 8 y 15 días antes del día del evento o como lo dispongan los estatutos. Una convocatoria debe incluir la siguiente información:
- El nombre de su organización
- Nombre del autor de la convocatoria.
- El líder de la asamblea general anual
- Quiénes son convocados
- La fecha y hora de la reunión.
- La ubicación y/o URL de la reunión virtual.
- Puntos de discusión (agenda) y documentos relacionados
- Las reglas que regirán la asamblea
- Tópicos que serán objeto de votación
- Los estados financieros del año, incluyendo los informes de los auditores (si los hubiere)
- Una nota que informe a los miembros sobre su derecho a designar un “proxy” y un formulario de “proxies”
- Instrucciones especiales, e. g., tener listos nombres de personas a ser nominadas para ocupar un puesto en la Junta y/o comités
- Instrucciones de cómo se llevará a cabo el proceso de votación y selección de miembros de Junta y comités
Así, la agenda se puede compartir con antelación a la convocatoria y proyectarse en una pantalla durante la reunión. También se podrá enviar el aviso de la reunión por correo electrónico a todos los participantes.
¿Qué es un “proxy”?
Cualquier miembro que no pueda asistir a una reunión puede designar a alguien (llamado «proxy») para que asista a la reunión en su nombre. Un “proxy” tiene los mismos derechos que el miembro para votar y hablar en la reunión.
¿Qué es un quórum?
Un quórum es el número mínimo de miembros que deben asistir (en persona o por “proxy”) a una asamblea general anual para que sea una reunión válida.
¿Qué sucede si no hay quórum?
Comúnmente se establece que si no hay quórum dentro de los 15 minutos de la hora de inicio programada de una asamblea general anual, el presidente debe posponer (aplazar) la reunión por una semana o para otra fecha que los directores elijan. Si no hay quórum presente en la reunión reconvocada dentro de media hora de la hora de inicio programada, los miembros presentes constituirán el quórum y la reunión podrá continuar. Generalmente, en la nueva reunión sólo podrán tratarse los asuntos que quedaron pendientes en la asamblea general anual anterior y que fueron aplazados. Cuando una reunión se aplaza por 30 días o más, la notificación de la reunión reconvocada debe ser entregada a los miembros según lo establezca el reglamento.
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