Desarrollo de la asamblea general anual

La introducción de la reunión suele comenzar con el llamado al orden, la determinación de quórum, presentación de la Junta de Directores actual y un discurso del presidente. Luego, normalmente se aprueba la minuta de la asamblea anterior y presenta el informe del tesoreroque incluye la aprobación del presupuesto para el año entrante, y los informes de los distintos comités. Es necesario recalcar que la agenda guía cuidadosamente las deliberaciones.

Realizar una asamblea general anual conlleva:

• Tomar la asistencia de los participantes
• Presentación del presidente
• Revisión y aprobación de los temas de la agenda
• Presentación de los informes financieros
• Votación y elección de la nueva Junta
• Clausura
• Redacción y firma de la minuta

Asistencia y quórum

El primer paso formal en una reunión es que los participantes firmen una hoja de asistencia. La hoja de asistencia permite conocer el número de personas presentes y votantes para respetar el quórum establecido en los estatutos. Si el número de participantes fuera insuficiente, la reunión podrá suspenderse. Aún así, los actos deben dar inicio y establecerse para el récord el porqué de la suspensión de los actos.

El desarrollo de las votaciones

La realización de las votaciones se regirá por los estatutos que incluirá el método de votación y la formalidad del quórum, es decir, aquellos con derecho a votar. Cada miembro votante tiene derecho a un solo voto según el principio democrático. Hay tres métodos de votación: a viva voz (no recomendado, pero usado frecuentemente), a mano alzada o por votación secreta. Si su reunión se realiza en línea o híbrida, es posible votar por correo fuera de la reunión o mediante voto virtual durante la reunión. Cuando se realiza un proceso de votación, comúnmente los “bylaws” de las organizaciones establecen que la decisión final sea determinada por el voto mayoritario. No ostante ello, es importante tomar en consideración las distinciones aplicables:

• Mayoría relativa: la decisión se adopta cuando los votos a favor superan a los votos en contra, independientemente del número de votos emitidos.
• Mayoría absoluta: la propuesta debe obtener al menos la mitad de los votos para ser aprobada.
• Mayoría cualificada: requiere, por ejemplo, dos tercios o tres cuartos de los votos autorizados.
• Unanimidad: una regla de votación en la que se requiere aprobación por todos los votos de todos los votantes elegibles.

La minuta

Una vez finalizada la junta general anual, llega el momento de redactar el acta o la minuta. Este documento vital debe ser redactado por personal cualificado y permite a los miembros ausentes disponer de un trasfondo de la asamblea, pero también disponer de pruebas jurídicas a las que recurrir en caso de impugnación. Debe ser disponible para todos los asociados y mantenerse en un lugar seguro. Una vez redactado y revisado, el documento deberá ser firmado por el presidente y el secretario de la Junta.

¿Quién lleva un registro de lo que sucede en una asamblea general anual?

Los registros de las reuniones de la empresa se denominan actas o minutas. Toda organización debe llevar un libro de actas que comúnmente es requerido por los “bylaws” y las leyes locales, para registrar lo ocurrido en sus reuniones. La organización decide quién conservará las actas. Los miembros tienen derecho a inspeccionar y obtener copias de las actas de las asambleas generales y de las resoluciones, así como de las reuniones ordinarias y extraordinarias que celebre la Junta. Las actas oficiales de una asamblea son las aprobadas por los miembros al comienzo de la siguiente asamblea general anual. Sólo puede haber un conjunto de actas oficiales, que son un registro formal de las decisiones tomadas en la asamblea general anual.

Nuestros consejos para una asamblea general anual exitosa

Contrate a una compañía de Taquígrafos de Récord profesional. Esta tendrá a su cargo el levantar el récord oficial de la reunión y redactar de forma profesional una minuta y transcripción del procedimiento. Lea más aquí.

Contrate a un parlamentarista. Esta es una acción que comúnmente se subestima. Hable con su asesor/a legal. Tal vez, esta persona podría brindarle este servicio. El parlamentarista asiste al presidente a dirigir las de reuniones, incluso, podría hasta presidirlas, y da asesoramiento sobre el procedimiento parlamentario. Las Reglas del Procedimiento Parlamentario es un método respetado para conducir asuntos a tratar en reuniones y asambleas públicas. Se puede adaptar para amoldarse a las necesidades de cualquier organización. Es una de las herramientas más importantes para mantener el orden en las reuniones y asegurar un proceso democrático que satisfaga a todas las partes.

Contrate un servicio de amplificación. Estos procedimientos suelen contar con la asistencia de cierto número de personas y celebrarse en espacios abiertos. Debido a esto, los presentes podrían tener dificultas para escucharse y/o ser escuchados adecuadamente. Si el proceso de comunicación se afecta, se afectará el proceso de toma de decisiones y el propósito principal de la actividad. Un servicio de amplificación (bocinas y micrófonos) es comúnmente necesario en este tipo de procedimiento.

Ya sea que celebre una asamblea general anual de forma presencial o de forma virtual, o en formato híbrido, es importante seguir las formalidades adecuadas y protocolarias, pero sobre todo tener las herramientas adecuadas para hacerlo.

No permita un procedimiento desorganizado.  Asegúrese de mantener el orden en todo momento. Tome acción de inmediato tan pronto surjan señales de desorden o del desvío de las reglas establecidas.

Asegure la identificación de los interlocutores.  Asegúrese de que aquellos/as que interesen dirigirse al foro se identiquen debidamente. Esto asegurará la claridad del récord y los procesos de rendición de cuentas.

Preste atención a la grabación de los procedimientos.  Si se ha contratado un servicio de amplificación y se están grabando los procedimientos, no permita que ninguna persona se dirija al foro de manera que su intervención no se grave debidamente o no sea escuchada por todos los presentes.

En conclusión, una asamblea general anual es un componente vital de la gobernanza en una organización. Proporciona transparencia, fomenta mejores relaciones entre la organización y sus socios y demuestra el compromiso de su empresa con los principios democráticos. Como tal, las empresas deben tomarse en serio la organización y el funcionamiento de sus asambleas generales anuales para garantizar que sean exitosas y sirvan a los mejores intereses de todas las partes interesadas.