Jerga de reuniones

No todos los miembros nuevos de la junta directiva estarán familiarizados con todos los términos que se utilizan durante las reuniones ordinarias. A continuación algunos de estos términos:

Agenda: la agenda es la lista de cosas que se discutirán durante la reunión. Por lo general, se envía a los miembros de la junta directiva mucho antes de la reunión para garantizar que todos tengan la oportunidad de leerla y digerirla antes de que comience la reunión. Algunas agendas más sofisticadas van más allá de una simple lista y también brindan información de respaldo (explicaciones, documentos relacionados, etc.), así como detalles sobre quién abordará cada tema, recomendaciones de acción y cuánto tiempo se espera que tome cada tema.

Minutas: las actas/minutas son el registro oficial de las actuaciones y decisiones de la junta. Se toman en cada reunión y se aprueban la próxima vez que se reúna la junta. Generalmente. En ocasiones, las actas se aprueban sin pensarlo mucho o incluso sin haber sido leídas por los miembros de la junta directiva. Esta es una práctica realmente peligrosa. Las actas muestran quién votó por qué y con qué acción se ha comprometido la junta, y pueden considerarse como el registro oficial días y semanas e incluso años después de que se haya tomado una decisión. Por lo tanto, no deben ser tratados a la ligera. Tampoco se debe tomar a la ligera el aspecto de quién se le delega esta función vital para la organización. La persona encargada de esta labor debe poseer cualificaciones profesionales particulares.

Mociones y resoluciones: una «moción» es una propuesta de acción. «Presentar» una moción significa simplemente presentar la propuesta para que se vote sobre algo. A veces las mociones se modifican o reformulan antes de someterlas a votación. Si la moción es aprobada por la junta, se la denomina «resolución» (es decir, la decisión de la junta), que puede ser legalmente vinculante.

Quórum: la palabra «quórum» se refiere al número mínimo de miembros de la junta que deben presentarse para que la junta realice transacciones legales. Los estatutos de la organización deben especificar qué número se requieren para que se lleven a cabo las reuniones.

El rol  del presidente de junta

Las reuniones de la junta no pueden tener lugar sin un presidente de la junta. La función del presidente es garantizar que la reunión se lleve a cabo de manera eficiente y que se cumplan las reglas de la reunión. El presidente debe facilitar las discusiones, mantener a los miembros encaminados y que la reunión cumpla su propósito. Cuando un tema se ha discutido en profundidad, el presidente suele resumir los puntos y presentar la moción a la junta para una decisión o votación.

Entre reuniones

Los miembros de la junta no deben pensar que su papel comienza cuando comienza la reunión ordinaria de la junta y que termina cuando ésta termina. Antes de las reuniones, los miembros deben leer atentamente la agenda y asegurarse de aclarar cualquier punto que no esté claro. Después de las reuniones, los miembros deben revisar las actas tan pronto como se distribuyan (mientras estén frescas en sus mentes) y tomar nota de cualquier enmienda que consideren necesaria. Los miembros también deben llevar a cabo cualquier tarea que se les haya asignado y realizar un seguimiento de su progreso para informar en la próxima reunión.

En conclusión, estas reuniones ordinarias pueden parecer un elemento más en su ya larga lista de obligaciones, pero si se hacen bien, las reuniones ordinarias de la junta directiva son una oportunidad para revisar el progreso de la organización, presentar ideas, evaluar riesgos y tomar decisiones estratégicas para mantenerla en el camino hacia el éxito.

La Junta de Directores

Los directores de una organización se consideran colectivamente como la Junta de Directores. El consejo (de directores) tiene amplios poderes para tomar las decisiones necesarias en las reuniones ordinarias para el desempeño de las actividades de la organización. La Junta de Directores es el máximo órgano de decisión de la organización y será responsable de la organización y gestión de ésta, por ejemplo, estableciendo objetivos y estrategias, asegurando procedimientos y sistemas para el seguimiento de los objetivos establecidos, evaluando continuamente la situación financiera y evaluando la gestión operativa.

Además, la junta directiva es responsable de garantizar que se brinde información correcta a las partes con interés, que la organización cumpla con las leyes y regulaciones y que prepare e implemente políticas internas y pautas éticas. La Junta también nombra al director general de la organización y determina su salario y otras remuneraciones sobre la base de las directrices adoptadas por la membresía.

La junta directiva se adhiere a reglas de procedimiento escritas que se revisan periódicamente y se adoptan en la reunión inaugural de la junta. Las reglas de procedimiento rigen, entre otras cosas, la práctica la administración, las tareas, la toma de decisiones dentro de la organización, el orden del día de las reuniones las reuniones ordinarias, las funciones del presidente y la distribución de responsabilidades en lo que concierne a la Junta y al director general.

Las instrucciones para la presentación de informes financieros y las instrucciones para el director general también se determinan en relación con la reunión inaugural de la junta directiva. El trabajo de la administración también se realiza sobre la base de un plan de información anual que satisfaga las necesidades de información de la Junta.

Además de las reuniones de la Junta, el presidente y el director general mantienen un diálogo permanente sobre la gestión de la organización. La Junta de Directores se reúne según un calendario anual predeterminado y se celebrarán tantas reuniones ordinarias como lo establezcan los estatutos. Además de estas reuniones, se podrán concertar reuniones extraordinarias para la tramitación de asuntos que no puedan ser sometidos a ninguna de las reuniones ordinarias.

Las reuniones ordinarias

Las reuniones ordinarias de la junta directiva son una oportunidad para reunir a sus directores con el fin de hablar sobre planes y estrategias, tomar decisiones importantes y concretar políticas de la empresa. Las reuniones ordinarias son una parte esencial del funcionamiento de una organización. Los requisitos para la celebración de reuniones ordinarias deben estar establecidos en los estatutos de la organización. Las reuniones ordinarias se llevan a cabo para tratar asuntos para los cuales no es necesario dar aviso especial.

La función principal de un miembro de junta es participar en las reuniones ordinarias. Todas las decisiones importantes se toman en las reuniones ordinarias, por lo que es imposible ser un miembro efectivo si no asiste regularmente.

Las estructuras y estilos de las reuniones difieren de una junta a otra. Pueden ser formales o informales, abiertos o cerrados, cortos o largos. Cualquiera que sea su estructura, las mejores reuniones son aquellas que fluyen de manera lógica, mantienen a todos los miembros comprometidos y llenos de energía, generan una variedad de ideas e información útiles y dejan a los participantes sintiendo que han hecho una contribución valiosa y valorada.

Propósito de las reuniones ordinarias

La razón principal para celebrar reuniones ordinarias es permitir que la junta tome decisiones. Sin embargo, las reuniones ordinarias también cumplen otras funciones importantes, proporcionando un foro donde:

• Los miembros de la junta se reúnen periódicamente para centrarse en sus funciones y responsabilidades, identificar problemas y planificar el futuro.
• Los miembros están animados y motivados.
• Las ideas se comparten y discuten y luego se descartan, se mejoran o se implementan.
• Las tareas se asignan y se informa sobre ellas.
• Se proporcionan actualizaciones periódicas sobre temas relevantes.
• Los miembros pueden conocerse entre sí, profesional y personalmente.
• Los miembros de la junta participarán en una variedad de reuniones durante su mandato.

Estructura de la reunión

Como se mencionó anteriormente, las reuniones pueden variar notablemente de una junta a otra. Algunas son bastante formales, se adhieren a reglas estrictamente definidas y garantizan que todos los miembros sean tratados con sus títulos correctos («Presidente Smith», «Señora Presidenta», etc.). Otros son mucho menos formales; normalmente dependerá de la composición y función de la junta, de cómo se creó y de cómo ha evolucionado.

Las reuniones ordinarias se pueden llevar a cabo en una sala de juntas o en un entorno más social, como la casa de un miembro o incluso un restaurante local. Las decisiones pueden tomarse a través de diversos medios, mediante votación formal, levantando la mano de manera más informal o a viva voz. Algunas reuniones ordinarias se celebran a puerta cerrada y están sujetas a estrictas normas de confidencialidad; otras están completamente abiertas al público. Incluso las reuniones abiertas a veces pueden pasar al modo confidencial, pidiendo a los observadores que se retiren mientras se discuten ciertos temas delicados.