Una asamblea general extraordinaria es una reunión que generalmente se convoca para abordar cuestiones urgentes que surgen y que deben abordarse de inmediato o con carácter urgente.
Por su lado, las asambleas generales anuales son un requisito legal para las empresas públicas y los condominios. Para las empresas privadas, el requisito de celebrar una asamblea general anual es sólo si su constitución o acuerdo de accionistas así lo especifica. Así entonces las asambleas generales anuales son reuniones tienen como objetivo, entre otros, aprobar resoluciones específicas por parte de su membresía.
¿Qué es una asamblea general extraordinaria?
Una asamblea general extraordinaria es cualquier asamblea de accionistas o de partes con interés que se lleva a cabo fuera de la asamblea general anual programada regularmente. En una asamblea general extraordinaria, el directorio y los accionistas y partes con interés generalmente discuten temas que han surgido y que, se considera, no pueden esperar hasta la próxima asamblea general anual. A menudo, la junta utilizará la asamblea general extraordinaria para solicitar la aprobación de las partes con interés en torno a un determinado curso de acción. También es posible que las partes con interés fuercen una asamblea general extraordinaria en algunas otras circunstancias.
Podemos decir, por lo tanto, que una asamblea general extraordinaria es una reunión celebrada por una empresa u organización para deliberar sobre asuntos que requieren la atención urgente de los altos ejecutivos, la junta directiva y todos los accionistas y no puede diferirse hasta la próxima asamblea general anual programada. La asamblea general extraordinaria se convoca en un momento irregular para abordar una crisis.
Todos los asuntos tratados en una asamblea general extraordinaria se consideran especiales. Por ejemplo, la destitución de un alto ejecutivo podría constituir el orden del día de una asamblea general extraordinaria. Una asamblea general extraordinaria también se denomina asamblea general especial o de emergencia.
Durante una asamblea general extraordinaria las partes con interés podrían recibir información relevante sobre el asunto propuesto y tienen la oportunidad de votar resoluciones o tomar decisiones que impactan a la empresa. Estas reuniones garantizan que los accionistas y las partes con interés tengan voz y puedan participar en procesos clave de toma de decisiones que afectan la dirección y el gobierno de la organización.
Procedimiento de celebración de una asamblea general extraordinaria
Usualmente una asamblea general extraordinaria puede celebrarse cualquier día, incluidos fines de semana y festivos, debido a su carácter urgente y no planificado. Esta es una diferencia clave entre una asamblea general extraordinaria y una asamblea general anual, ya que esta última cuenta con otro tipo de regulación. Dependiendo del tipo de organización, las regulaciones para llevar a cabo una asamblea general extraordinaria y las posibilidades de cambiar una resolución, así como recibir votos utilizando “proxies”, serán diferentes.
Paso 1: estudiar los estatutos
Estudiar cuidadosamente los “bylaws” de la organización es de vital importancia y consultar a su Asesor Legal de ser necesario.
Paso 2: reconocer la agenda de la reunión
Antes de la reunión, la Junta de Directores de la organización decidirá los asuntos a llevar a la asamblea general extraordinaria antes de discutirlos y votarlos durante el día del evento.
Paso 3: notificar a las partes interesadas necesarias
La empresa debe entregar una notificación por escrito de la asamblea general extraordinaria a los accionistas y miembros, junto con comentarios que expliquen su importancia. El plazo mínimo de preaviso para las asambleas generales extraordinarias con instrucciones especiales usualmente está especificado en los “bylaws” de la organización.
Paso 4: celebrar la asamblea general extraordinaria
Durante una asamblea general extraordinaria, el presidente suele leer la resolución y recomendar su aceptación a los asistentes. La resolución es la forma en que se decidió convocar la asamblea. El presidente también maneja las preguntas relacionadas con la decisión, supervisa la votación de los asistentes y anuncia el resultado de la votación. Una asamblea general extraordinaria y sus resoluciones sólo son válidas si se alcanza el quórum (número mínimo de miembros con derecho a voto) durante la reunión.
Paso 5: acción posterior a la reunión
Cuando las resoluciones se aprueban al final de la reunión, esto significa que la propuesta está acordada por todos, si no la mayoría, de los votantes.
En algunas circunstancias, sin embargo, hay pasos a seguir después de una asamblea general extraordinaria para oficializar las resoluciones aprobadas. Un ejemplo es cuando una modificación al reglamento de la institución es necesaria o cuando se debe realizar un desembolso de consideración. Así las cosas, las acuerdos alcanzados deben ser comunicados a la membresía en general.