ADVERTENCIA IMPORTANTE

Este documento es una simulación de una asamblea con propósitos educativos. Los nombres, apartamentos, cifras, controversias y votaciones son ficticios.

ADVERTENCIA IMPORTANTE

Esta transcripción es una simulación diseñada para fines educativos. No constituye asesoramiento legal, ingenieril, contable ni contractual. En una situación real deben examinarse la escritura matriz, el reglamento del condominio, la convocatoria, la clasificación jurídica de la obra, la fuente de fondos, las especificaciones técnicas y la versión vigente de la Ley de Condominios de Puerto Rico antes de determinar el procedimiento y la mayoría aplicable.

TRANSCRIPCIÓN MODELO

PRESIDENTE: Gracias. Vamos a comenzar en unos minutos. Le pido a los titulares que todavía están entregando poderes o acreditaciones que pasen por la mesa de registro antes de ocupar sus asientos.

Buenas noches. Siendo las seis y treinta de la tarde, declaro abierta esta Asamblea Extraordinaria del Consejo de Titulares del Condominio Mirador del Atlántico. Esta asamblea fue convocada para un propósito específico: considerar el reemplazo del sistema central de aire acondicionado que sirve las áreas comunes, escuchar las propuestas de los tres licitadores invitados, decidir si el proyecto será autorizado y, si se autoriza, seleccionar la propuesta que habrá de contratarse.

Antes de continuar, presento a quienes están en la mesa de trabajo: la señora Elena Santiago, Secretaria; el señor Miguel Torres, Tesorero; la señora Patricia Morales, Administradora; el licenciado Andrés Vega, abogado del condominio; el ingeniero Rafael Méndez, consultor mecánico; la CPA Lucía Ortiz, contadora; el señor Julio Ferrer, parlamentarista; la señora Marisol Pérez, taquígrafa de récord de la compañía Ad Verbo Court Reporters; y el señor Tomás Ruiz, técnico de sonido.

También están presentes representantes de las tres compañías que fueron invitadas a presentar propuestas. Permanecerán fuera del salón mientras expone un competidor y entrarán únicamente cuando corresponda su turno. Esta medida busca evitar que un proponente ajuste oralmente su oferta después de escuchar la presentación de otro.

Las propuestas escritas fueron recibidas antes de la fecha límite y distribuidas electrónicamente a los titulares junto con una hoja comparativa preparada por el ingeniero consultor. Las propuestas completas están disponibles en la mesa de la Secretaria para inspección.

PRESIDENTE: La titular Carmen Díaz ha aceptado ofrecer una invocación breve y no sectaria.

SRA. CARMEN DÍAZ: Que esta comunidad pueda deliberar con respeto, prudencia y sentido de responsabilidad, reconociendo que nuestras diferencias no eliminan el interés común que compartimos. Amén.

PRESIDENTE: Señora Secretaria, proceda con la certificación de la convocatoria, asistencia y representación.

SECRETARIA: La convocatoria fue expedida por la Junta de Directores el 31 de agosto de 2026 y notificada a los cuarenta y ocho titulares por los medios establecidos en los documentos del condominio. La convocatoria indicó fecha, hora, lugar y el asunto específico que se consideraría. Se acompañó un resumen del informe del ingeniero, la tabla comparativa de propuestas y una explicación preliminar de las alternativas de financiamiento.

Al cierre del registro constan treinta y cuatro titulares presentes personalmente y seis debidamente representados, para un total de cuarenta titulares presentes o representados. Ocho titulares no comparecieron ni están representados. La mesa verificó los documentos de representación antes de la apertura.

De los cuarenta titulares presentes o representados, treinta y ocho están habilitados para ejercer el voto conforme a la certificación de Tesorería y a los documentos del condominio. Dos comparecientes fueron informados en privado de que, según los registros, no están habilitados para votar en esta asamblea. Podrán permanecer en el salón en la medida permitida por la normativa aplicable, pero la mesa no contabilizará voto alguno de su parte.

TITULAR: Señor Presidente, cuestión de información.

PRESIDENTE: Indique.

TITULAR: ¿Eso significa que cuarenta personas constituyen quórum?

PRESIDENTE: Le pediré al licenciado Vega que aclare la terminología para no crear confusión.

LCDO. ANDRÉS VEGA: Gracias. La Ley de Condominios vigente modificó el antiguo esquema de quórum. Para esta reunión lo importante es dejar constancia de quiénes comparecieron, quiénes están representados y quiénes pueden votar, además de aplicar correctamente la mayoría que corresponda al acuerdo. No voy a utilizar la palabra quórum como si estuviéramos bajo la ley anterior.

PRESIDENTE: Queda aclarado. Señora Secretaria, incorpore esa explicación al expediente de la asamblea.

Antes de entrar al asunto técnico, repasaremos las reglas. Cada titular que desee hablar levantará la mano. La Presidencia reconocerá a una persona a la vez. La persona reconocida se identificará para el récord y utilizará el micrófono. Las preguntas durante las presentaciones deberán ser preguntas, no discursos. La deliberación más amplia tendrá lugar después de que los tres proponentes hayan presentado.

No se permitirán conversaciones laterales que interfieran con la grabación. Tampoco se permitirán ataques personales, imputaciones de fraude sin fundamento, interrupciones ni discusiones directas entre titulares. Toda intervención se dirige a la Presidencia.

PARLAMENTARISTA: Añadiría que una cuestión de orden puede plantearse cuando un participante entienda que se está infringiendo una regla. Una cuestión de información se utiliza para solicitar información pertinente. Ninguna de las dos debe utilizarse para interrumpir simplemente porque se discrepa de lo que otra persona está diciendo.

PRESIDENTE: ¿Hay objeción a que estas reglas rijan los trabajos? No habiendo objeción, quedan adoptadas.

La agenda propuesta fue circulada con la convocatoria. Para que se convierta en la agenda de esta asamblea, corresponde al cuerpo adoptarla. ¿Hay una moción?

SR. MIGUEL COLÓN: Señor Presidente, Miguel Colón, Apto. 12-A. Propongo que se adopte la agenda según circulada.

SRA. SOFÍA LÓPEZ: Sofía López, Apto. 3-B. Secundo.

PRESIDENTE: Ha sido propuesto y secundado adoptar la agenda según circulada. Se adopta la agenda según enmendada. La Junta propone reglas especiales para facilitar una reunión. La Secretaria dará lectura.

SECRETARIA: Regla uno: intervenciones de hasta dos minutos por turno. Regla dos: nadie podrá hablar por segunda vez sobre la misma moción mientras otra persona que no haya hablado solicite turno. Regla tres: toda moción sustantiva deberá formularse afirmativamente y, cuando la Presidencia lo solicite, entregarse por escrito. Regla cuatro: no se permiten ataques personales, imputaciones de motivos ni lenguaje insultante. Regla cinco: las votaciones se harán por voz, mano alzada, lista o papeleta según determine la naturaleza del asunto o disponga el reglamento. Regla seis: en elecciones se utilizará papeleta secreta si hay más de un candidato para un cargo. Regla siete: toda persona deberá utilizar el micrófono e identificarse debidamente con su nombre y número de apartamento para que su intervención quede en la grabación.

PRESIDENTE: ¿Hay moción para adoptar las reglas?

SR. ROBERTO NIEVES: Roberto Nieves, Apto. 6-B. Así lo propongo.

SRA. LUCÍA ORTIZ: Lucía Ortiz, Apto. 11-C. Secundo.

PRESIDENTE: Quedan adoptadas las reglas especiales. Ingeniero Méndez, presente el diagnóstico técnico. Le recuerdo que esta parte no es una propuesta comercial; usted fue contratado por el Consejo para evaluar el sistema y preparar especificaciones neutrales.

ING. RAFAEL MÉNDEZ: Correcto. El sistema central que sirve el vestíbulo, salón de actividades, oficina administrativa, pasillos cerrados de los primeros dos niveles y gimnasio tiene aproximadamente veintidós años. Está compuesto por dos enfriadoras, bombas, torres de rechazo de calor, manejadoras de aire y controles de distintas generaciones.

Durante los últimos treinta meses se han documentado fallas recurrentes en compresores, válvulas, tarjetas de control y bombas. Varias piezas ya no se consiguen directamente del fabricante y deben reconstruirse o sustituirse por componentes adaptados. El consumo eléctrico también es sustancialmente mayor que el de equipos actuales de capacidad comparable.

En febrero se produjo una falla que dejó el vestíbulo y el salón sin acondicionamiento durante cinco días. En junio se perdió una de las enfriadoras durante nueve días. El sistema todavía puede operar, pero la redundancia es limitada y el riesgo de una falla prolongada aumenta.

SR. JOSÉ GÓMEZ: José Gómez, Apto. 5-C. ¿Está diciendo que el sistema está condenado y hay que cambiarlo hoy?

PRESIDENTE: Sr. Gómez, permita que termine y luego lo reconoceré.

ING. RAFAEL MÉNDEZ: No estoy diciendo que vaya a fallar mañana. Estoy diciendo que, desde el punto de vista de confiabilidad, mantenimiento, disponibilidad de piezas y costo energético, continuar reparándolo indefinidamente no es una estrategia prudente. Mi recomendación profesional es planificar el reemplazo antes de una falla catastrófica.

Las especificaciones solicitadas a los proponentes exigieron capacidad equivalente o superior, eficiencia mínima determinada, controles digitales, integración con el sistema de manejo del edificio, garantía mínima, plan de mantenimiento inicial, cronograma, manejo de permisos, disposición del equipo retirado y evidencia de seguros.

SR. JOSÉ GÓMEZ: Ahora sí. ¿Se consideró simplemente reemplazar los compresores?

ING. RAFAEL MÉNDEZ: Sí. Se estimó una rehabilitación mayor del sistema existente. Esa alternativa tendría un costo inicial menor, pero conservaría componentes de más de veinte años, no resolvería plenamente la obsolescencia de controles y tendría una garantía limitada. Por eso no fue mi alternativa recomendada.

SRA. INGRID MEJÍA: Sra. Ingrid Mejía, Apto. 11-B. ¿El sistema nuevo cambiaría el uso de alguna zona común?

ING. RAFAEL MÉNDEZ: No. Las unidades principales se instalarían en los espacios mecánicos existentes. Habría modificaciones menores de bases, tuberías y conexiones eléctricas. No se propone convertir un área común a otro uso.

SR. MANUEL ÁLVAREZ: Sr. Presidente, Manuel Álvarez del 3-A. ¿Y ruido?

ING. RAFAEL MÉNDEZ: Las especificaciones incluyen límites de ruido y vibración. Los tres proponentes proponen aislamiento mecánico. La propuesta B ofrece una garantía acústica más detallada; lo explicaré en la comparación final.

PRESIDENTE: Licenciado Vega, explique por qué este asunto se trae al Consejo de Titulares y qué estamos autorizando exactamente.

LCDO. ANDRÉS VEGA: La Ley 129-2020 distingue entre obras necesarias para conservación o seguridad, obras extraordinarias y obras de mejora. También regula el uso del fondo de reserva. Bajo los hechos de este caso ficticio, el informe técnico concluye que estamos sustituyendo un sistema común existente que ha llegado al final razonable de su vida útil y que el propósito principal es conservar y restituir adecuadamente un servicio común, no crear una amenidad que antes no existía.

La Junta, por recomendación legal, lo ha tratado como una obra necesaria de conservación y, por no estar prevista en el presupuesto anual y requerir una fuente extraordinaria de fondos, como una obra extraordinaria. La ley permite retiros del fondo de reserva para obras extraordinarias con autorización mayoritaria del Consejo debidamente convocado en asamblea extraordinaria.

Quiero enfatizar algo: esa clasificación depende de los hechos. Si en otro condominio se estuviera instalando por primera vez un sistema que no existía, ampliando sustancialmente el servicio o realizando una obra cuyo propósito predominante fuera mejorar la propiedad, el análisis de la mayoría requerida podría ser distinto. Este modelo no debe utilizarse para asumir que todo proyecto de aire acondicionado se aprueba de la misma forma.

SRA. VILMA ORTIZ: Sra. Vilma Ortiz, Apto. 14-A. ¿Y la derrama? Yo leí que las mejoras con derrama requieren unanimidad.

LCDO. ANDRÉS VEGA: Esa observación es precisamente una razón para no mezclar categorías. La disposición sobre obras de mejora tiene requisitos específicos, incluyendo una regla particular cuando una mejora requiere derrama. Aquí la opinión jurídica de la Junta es que no estamos ante una obra de mejora, sino ante sustitución necesaria de un sistema común existente. Esa opinión y el informe técnico deben quedar en el expediente.

SRA. VILMA ORTIZ: Quiero que conste que no estoy renunciando a cuestionarlo.

PRESIDENTE: Constará su declaración. Puede solicitar que la Secretaria la refleje en el acta conforme corresponda. CPA Ortiz, presente la situación financiera.

CPA LUCÍA ORTIZ: El costo de las tres propuestas, antes de contingencias, fluctúa entre cuatrocientos ochenta y nueve mil y quinientos treinta y ocho mil dólares. El fondo de reserva tiene actualmente seiscientos ochenta y cuatro mil dólares. Sin embargo, no recomiendo agotar una porción excesiva del fondo porque existen obligaciones previsibles relacionadas con impermeabilización de techo y modernización de bombas de agua.

La Junta evaluó tres alternativas: primera, pagar el proyecto completo del fondo de reserva; segunda, financiar la totalidad mediante préstamo; tercera, combinar un retiro limitado del fondo de reserva con una derrama extraordinaria distribuida conforme al porcentaje de participación aplicable y permitir que el condominio financie únicamente a los titulares que opten por un plan de pago, sujeto a disponibilidad.

TESORERO: La recomendación de la Junta es autorizar hasta trescientos veinte mil dólares del fondo de reserva y recaudar el balance mediante derrama extraordinaria. La cantidad exacta dependerá de la propuesta seleccionada, permisos, contingencia y créditos finales.

SR. BRUNO RIVERA: Soy Bruno Rivera del 2-D. ¿Cuánto sería mi derrama?

TESORERO: La tabla distribuida contiene una estimación por apartamento basada en los porcentajes de participación. No quiero dar una cifra de memoria porque varía por unidad. Si se selecciona una propuesta menor, la derrama se reduce.

SRA. MARITZA VÁZQUEZ: Maritza Vázquez, 9-C. ¿Por qué no sacar todo del fondo? Para eso existe.

CPA LUCÍA ORTIZ: Porque el fondo no debe analizarse como una cuenta aislada. Debemos considerar los proyectos previsibles, el mínimo estatutario aplicable y el riesgo de quedarnos sin liquidez ante otra necesidad extraordinaria. La decisión final es del Consejo, pero mi recomendación profesional es preservar una reserva significativa.

SRA. MARITZA VÁZQUEZ: No me convence.

PRESIDENTE: Su posición queda clara. Tendrá oportunidad de argumentarla durante la deliberación.

PRESIDENTE: Bienvenidos a los licitadores. Por favor, queremos solicitarle que solo esté presente una compañía en el salón presentando su propuesta. El resto de los licitadores puede permanecer en el salón de espera que la administradora le mostrará. Tienen quince minutos para presentar su propuesta y luego habrá diez minutos para preguntas. Adelante el representante de Clima Caribe Systems, Inc.

SR. LUIS CALDERÓN: Gracias. Soy el ingeniero Luis Calderón, gerente de proyectos de Clima Caribe Systems, Inc. Nuestra propuesta es de cuatrocientos ochenta y nueve mil dólares. Proponemos dos chillers modulares de alta eficiencia, bombas de velocidad variable, controles digitales y reutilización de parte de la distribución hidráulica existente después de pruebas de presión.

El tiempo estimado es de dieciséis semanas desde la orden de proceder, sujeto a entrega del fabricante. La garantía del equipo principal es de cinco años para compresores y dos años para piezas; nuestra mano de obra tiene garantía de un año. Incluimos doce meses de mantenimiento preventivo.

Nuestro plan de ejecución procura mantener al menos capacidad parcial durante la mayor parte de la instalación. Habrá una interrupción final estimada de tres a cinco días para conexiones y puesta en marcha.

SR. JOSÉ GARRIGA: José Garriga, Apto. 7-B. ¿Su precio incluye grúa?

SR. LUIS CALDERÓN: Sí, una movilización de grúa. Si por razones ajenas a nosotros se requiere una segunda movilización, se cotizaría por separado.

SR. JOSÉ GARRIGA: ¿Incluye permisos?

SR. LUIS CALDERÓN: Incluye la gestión ordinaria de permisos mecánicos y eléctricos contemplados en el alcance. Derechos gubernamentales extraordinarios, si surgieran, serían reembolsables.

ING. RAFAEL MÉNDEZ: Para claridad del récord, su propuesta contiene una exclusión respecto a reparación de tubería oculta que falle la prueba de presión. ¿Correcto?

SR. LUIS CALDERÓN: Correcto. No podemos fijar de antemano el costo de tubería que no está visible.

SR. LUIS FERRER: Luis Ferrer, 4-A. ¿Cuánto puede costar eso?

SR. LUIS CALDERÓN: Depende completamente de lo que se encuentre. Podría no haber costo adicional o podría ser significativo.

SR. LUIS FERRER: Eso me preocupa.

PRESIDENTE: Queda señalada la preocupación. Próxima pregunta.

SRA. ABIGAÍL ACEVEDO: Muy respetuosamente, la Sra. Abigaíl Acevedo del 10-C. ¿Tienen proyectos comparables?

SR. LUIS CALDERÓN: Sí. Incluimos tres referencias de edificios residenciales de más de diez pisos.

PRESIDENTE: Gracias. Se agotó el tiempo. Si el ingeniero necesita una aclaración técnica escrita después de esta noche, se tramitará de la misma forma para todos los proponentes. Adelante, Borinquen Mechanical Group, LLC. Se puede retirar, Sr. Luis Calderón. Gracias.

SRA. ANA VÉLEZ: Buenas noches. Soy Ana Vélez, directora de operaciones de Borinquen Mechanical Group. Nuestra propuesta total es de quinientos doce mil quinientos dólares. Proponemos un sistema de dos chillers con compresores de velocidad variable, bombas nuevas, reemplazo completo de controles y limpieza química de la red hidráulica.

Nuestro precio incluye una contingencia interna limitada para reparaciones menores de tubería descubiertas durante las pruebas. También incluye dos movilizaciones de grúa si fueran necesarias, dieciocho meses de mantenimiento preventivo y adiestramiento al personal de mantenimiento del condominio.

Ofrecemos cinco años de garantía en compresores, tres años en controles y dos años de mano de obra. El cronograma estimado es de dieciocho semanas. La interrupción total proyectada sería de aproximadamente cuarenta y ocho horas, porque proponemos prefabricar varias conexiones.

SR. FELIPE GRAO: Felipe Grao, 6-D. Ustedes son veintitrés mil dólares más caros que A. ¿Qué recibimos por esa diferencia?

SRA. ANA VÉLEZ: Mayor cobertura de alcance, más garantía de mano de obra, controles completamente nuevos, contingencia limitada para tubería y un plan de transición con menor interrupción.

ING. RAFAEL MÉNDEZ: Su propuesta también contiene criterios específicos de vibración y ruido medidos después de la puesta en marcha.

SRA. ANA VÉLEZ: Sí. Si las mediciones exceden los parámetros establecidos, hacemos los ajustes necesarios dentro del alcance contratado.

SR. ROBERTO ACEVEDO: Roberto Acevedo, Apto. 15-A. ¿Subcontratan?

SRA. ANA VÉLEZ: La grúa, parte de la electricidad y balanceo especializado. La supervisión mecánica y la instalación principal son nuestras.

SR. DAVID GONZÁLEZ: Soy David González del Apto. 1-C. ¿Han tenido reclamaciones por proyectos similares?

SRA. ANA VÉLEZ: Hemos tenido reclamaciones de construcción como cualquier contratista de nuestro tamaño. En la documentación de cualificaciones divulgamos dos reclamaciones cerradas y ninguna sentencia pendiente relacionada con defectos de un sistema de este tipo.

LCDO. ANDRÉS VEGA: Para el récord, la Junta verificará nuevamente seguros, licencias y certificaciones antes de la firma de cualquier contrato, independientemente de la selección de esta noche.

PRESIDENTE: Correcto. Gracias, Sr. Vélez. Le agradecemos su comparecencia y puede retirarse. Adelante, Atlántico HVAC Solutions, Corp.

SR. ROBERTO NIEVES: Buenas noches. Soy Roberto Nieves, presidente de Atlántico HVAC Solutions. Nuestra propuesta es de quinientos treinta y ocho mil dólares. Es la de mayor costo inicial, pero proponemos equipos con eficiencia energética superior, controles con monitoreo remoto y una garantía extendida de cinco años para piezas principales y dos años de mano de obra.

Estimamos catorce semanas de ejecución, el plazo más corto de las tres propuestas. Incluimos reemplazo de sensores, válvulas de control, bombas, aislamiento deteriorado visible y un paquete de mantenimiento de veinticuatro meses.

SR. LUIS FERRER: ¿Cuál es el ahorro energético que prometen?

SR. ROBERTO NIEVES: Nuestra modelación estima entre veinticuatro y treinta por ciento respecto al consumo atribuible al sistema actual, dependiendo de horas de operación y carga. No lo presentamos como garantía de ahorro porque la operación real depende del edificio.

ING. RAFAEL MÉNDEZ: Su modelo usa un costo por kilovatio-hora específico. Si la tarifa cambia, cambia el período de retorno.

SR. ROBERTO NIEVES: Correcto.

SRA. ABIGAÍL ACEVEDO: ¿Por qué debemos pagar veintiséis mil dólares más que por B?

SR. ROBERTO NIEVES: Por eficiencia, garantía extendida de piezas, dos años de mantenimiento y cronograma más corto.

SR. JOSÉ GÓMEZ: ¿Nos garantizan que el equipo estará aquí en catorce semanas?

SR. ROBERTO NIEVES: Garantizamos nuestro cronograma una vez el fabricante confirme la fecha de producción. La propuesta identifica la entrega del fabricante como condición.

SR. JOSÉ GÓMEZ: Entonces no son catorce semanas garantizadas.

SR. ROBERTO NIEVES: No podemos controlar una interrupción de fábrica o transporte extraordinaria.

PRESIDENTE: La respuesta está clara. Gracias. Agradecemos su comparecencia, Sr. Gómez.

Tomaremos un receso de diez minutos. Los tres proponentes permanecerán fuera del salón. Durante el receso, el ingeniero organizará la comparación técnica y la Secretaria recogerá preguntas escritas adicionales.

[Receso de 8:00 p.m. a 8:11 p.m.]

PRESIDENTE: Se reanudan los trabajos a las ocho y once.

ING. RAFAEL MÉNDEZ: Presentaré una comparación, no una recomendación automática basada en precio. Propuesta A: cuatrocientos ochenta y nueve mil dólares, alcance adecuado, pero con mayor exposición a cambios por tubería oculta y garantía de mano de obra más corta. Propuesta B: quinientos doce mil quinientos, alcance más cerrado, mejores garantías de ejecución y criterios acústicos, dieciocho meses de mantenimiento. Propuesta C: quinientos treinta y ocho mil, mayor eficiencia proyectada, veinticuatro meses de mantenimiento y cronograma nominal más corto, aunque sujeto a entrega del fabricante.

En mi evaluación ponderada utilicé precio, cumplimiento técnico, alcance, garantía, cronograma, experiencia, riesgo de órdenes de cambio y mantenimiento. B obtuvo noventa y un puntos; C, ochenta y nueve; A, ochenta y cuatro. La diferencia entre B y C es pequeña. Mi recomendación profesional es B por balance entre costo, alcance y riesgo contractual.

SR. FELIPE GRAO: ¿Quiere decir que A es mala?

ING. RAFAEL MÉNDEZ: No. Las tres fueron consideradas técnicamente responsivas. Una puntuación menor no significa que sea incompetente. Significa que, bajo los criterios definidos, ofrece menos protección en algunos aspectos.

SRA. VILMA ORTIZ: ¿La Junta ya decidió por B?

PRESIDENTE: No. La Junta recomienda B, pero la selección se trae precisamente al Consejo. Ningún contrato ha sido adjudicado.

SRA. VILMA ORTIZ: Pues parecía que todo estaba cocinado.

PRESIDENTE: Le pido que evitemos imputaciones. Puede cuestionar el proceso y la recomendación, pero no atribuir conducta impropia sin fundamento.

SR. VILMA ORTIZ: Retiro lo de cocinado. Pregunto entonces: ¿la Junta negoció con B antes de hoy?

PRESIDENTE: La Junta y el ingeniero solicitaron aclaraciones escritas a los tres proponentes. Las mismas preguntas pertinentes se circularon de forma equivalente. No se negoció una adjudicación con B.

SECRETARIA: Las comunicaciones están en el expediente de compras.

PRESIDENTE: Entramos ahora a la deliberación. Primero discutiremos si se autoriza el proyecto y su estructura financiera. Solo si se aprueba pasaremos a seleccionar contratista.

SR. JOSÉ GARRIGA: José Garriga, 7-B. Propongo que no se compre ningún sistema este año y que se reparen los equipos actuales por doce meses mientras ahorramos.

SR. BRUNO RIVERA: Bruno Rivera, 2-D. Secundo.

PRESIDENTE: Hay una moción debidamente secundada para posponer el reemplazo por doce meses y continuar reparando el sistema actual. Está a discusión.

ING. RAFAEL MÉNDEZ: Con permiso de la Presidencia, aclaro que una demora de doce meses es técnicamente posible, pero no puedo asegurar continuidad de servicio. Recomendaría, si se adopta esa ruta, presupuestar reparaciones de emergencia y aceptar el riesgo de indisponibilidad prolongada.

SR. BRUNO RIVERA: Eso es precisamente lo que prefiero. Quinientos mil dólares es demasiado.

SRA. MARITZA VÁZQUEZ: Maritza Vázquez, 9-C. Me opongo. Ya hemos gastado decenas de miles reparando un sistema obsoleto. Esperar no lo hace más nuevo.

SR. MANUEL ÁLVAREZ: Manuel Álvarez, 3-A. Quiero saber cuánto se gastó en reparaciones en dos años.

TESORERO: Aproximadamente setenta y ocho mil dólares entre reparaciones mayores, piezas y alquiler temporal de equipos, sin incluir mantenimiento ordinario.

SR. MANUEL ÁLVAREZ: Eso cambia mi evaluación.

SR. JOSÉ GÓMEZ: José Gómez, 5-C. Cuestión de orden. ¿No estamos discutiendo una moción que contradice el propósito de la convocatoria?

PARLAMENTARISTA: No necesariamente. La convocatoria pide decidir sobre el reemplazo. Rechazarlo o posponerlo es una disposición posible del asunto. La moción está relacionada directamente con el tema convocado.

PRESIDENTE: Se sostiene la moción como procedente.

SRA. VILMA ORTIZ: Solicito la cuestión.

PRESIDENTE: Se ha solicitado cerrar el debate. ¿Hay objeción? Hay objeción. Procederemos conforme a las reglas parlamentarias aplicables para cerrar debate.

PARLAMENTARISTA: La moción de cerrar debate requiere la mayoría parlamentaria correspondiente bajo las reglas adoptadas. La Presidencia puede tomar la votación.

PRESIDENTE: Los titulares habilitados a favor de cerrar debate sobre la moción de posponer, levanten su tarjeta de votación. Sra. Secretaria.

SECRETARIA: Veintinueve a favor de cerrar debate; nueve en contra.

PRESIDENTE: Se cierra el debate. Ahora votamos la moción principal: posponer el reemplazo por doce meses y continuar reparando el sistema actual. A favor, levanten su tarjeta.

SECRETARIA: Once a favor; veintisiete en contra.

PRESIDENTE: La moción no prevalece y queda derrotada.

SR. LUIS FERRER: Luis Ferrer, 4-A. Señor Presidente, presento la siguiente moción: que el Consejo autorice el reemplazo del sistema central de aire acondicionado conforme a las especificaciones preparadas por el ingeniero; autorice un costo contractual base que no exceda quinientos cuarenta mil dólares; autorice hasta trescientos veinte mil dólares del fondo de reserva; y que el balance, más una contingencia aprobada, se cubra mediante derrama extraordinaria distribuida conforme a los porcentajes aplicables.

SRA. INGRID MEJÍA: Sra. Ingrid Mejía, 11-B. Secundo.

PRESIDENTE: La moción ha sido presentada y secundada. Antes de discutirla, pido al abogado y a la contadora que indiquen si la redacción necesita precisión.

CPA LUCÍA ORTIZ: Sugiero que la contingencia no sea abierta. Recomiendo fijar un máximo de ocho por ciento del contrato y que cualquier uso de contingencia requiera certificación del ingeniero y documentación de la Administradora.

LCDO. ANDRÉS VEGA: También recomiendo aclarar que la autorización está condicionada a la selección de un proponente esta noche, negociación de un contrato final consistente con la propuesta, verificación de seguros y licencias, y revisión legal.

SRA. INGRID MEJÍA: Acepto incorporar ambas precisiones a mi moción.

SRA. MARITZA VÁZQUEZ: Martiza Vázquez, 9-C. Acepto como secundante.

PRESIDENTE: La moción queda modificada por consentimiento del proponente y del secundante antes de comenzar el debate sustantivo.

SR. ROBERTO ACEVEDO: Roberto Acevedo, 15-A. Yo propongo una enmienda: que se usen cuatrocientos mil del fondo de reserva en vez de trescientos veinte mil.

SR. FELIPE GRAO: Felipe Grao, 6-D. Secundo.

PRESIDENTE: Está a discusión la enmienda de aumentar el retiro del fondo de reserva a cuatrocientos mil dólares.

CPA LUCÍA ORTIZ: Mi recomendación sigue siendo no exceder trescientos veinte mil. Cuatrocientos mil reducirían demasiado el margen disponible para los proyectos ya identificados.

SR. DAVID GONZÁLEZ: Pero una derrama grande también crea morosidad. Hay que balancear.

TESORERO: Es un argumento válido. La Junta escogió trescientos veinte mil precisamente como punto medio.

SR. FELIPE GRAO: ¿Podemos usar trescientos cincuenta mil?

PARLAMENTARISTA: Puede proponer una enmienda a la enmienda si desea cambiar cuatrocientos mil por trescientos cincuenta mil.

SR. ROBERTO ACEVEDO: Roberto Acevedo, 15-A. Entonces propongo enmendar la enmienda para que diga trescientos cincuenta mil.

SR. FELIPE GRAO: Felipe Grao, 6-D. Secundo.

PRESIDENTE: Discutimos primero la enmienda secundaria: sustituir cuatrocientos mil por trescientos cincuenta mil.

SR. MANUEL ÁLVAREZ: Me parece razonable.

SR. ROBERTO ACEVEDO: A mí no. Prefiero proteger la reserva.

PRESIDENTE: No viendo más manos, votamos. A favor de cambiar la cifra propuesta de cuatrocientos mil a trescientos cincuenta mil.

SECRETARIA: Veintiuno a favor; diecisiete en contra.

PRESIDENTE: Prevalece la enmienda secundaria. Ahora la enmienda principal ante nosotros propone utilizar hasta trescientos cincuenta mil dólares del fondo de reserva.

SECRETARIA: Veinticuatro a favor; catorce en contra.

PRESIDENTE: Prevalece la enmienda. Regresamos a la moción principal, ahora con un retiro máximo de trescientos cincuenta mil dólares.

SR. DAVID GONZALEZ: David González, 1-C. Quiero que se aclare cuánto sería la contingencia.

CPA LUCÍA ORTIZ: Hasta ocho por ciento del precio contractual, pero no significa que se gastará. Solo se utilizaría para condiciones imprevistas debidamente justificadas.

SR. DAVID GONZÁLEZ: ¿La derrama incluye esa contingencia desde el principio?

TESORERO: La recomendación es facturar una cantidad que incluya la contingencia autorizada para evitar una segunda derrama, pero mantener el dinero no utilizado segregado y aplicar cualquier sobrante según determine el Consejo conforme a derecho.

SR. DAVID GONZÁLEZ: Propongo que cualquier sobrante de la derrama se acredite a los titulares una vez cierre el proyecto.

LCDO. ANDRÉS VEGA: Sugiero no decidir ahora una disposición automática sin revisar las cuentas finales y las obligaciones pendientes. Puede incluirse que la Junta presente al Consejo una liquidación final y recomendación sobre cualquier sobrante.

SR. DAVID GONZÁLEZ: Acepto esa formulación como enmienda: que al cierre la Junta presente una liquidación final y recomendación al Consejo sobre el sobrante.

SR. FELIPE GRAO: Felipe Grao, 6-D. Secundo.

PRESIDENTE: ¿Hay objeción a incorporar esa obligación de rendición final?

Se incorpora sin objeción.

Procederemos a votar la moción principal enmendada. Secretaria, léala completa.

SECRETARIA: Moción: autorizar el reemplazo del sistema central de aire acondicionado conforme a las especificaciones del ingeniero; autorizar un contrato base que no exceda quinientos cuarenta mil dólares; autorizar hasta trescientos cincuenta mil dólares del fondo de reserva; cubrir el balance y una contingencia máxima de ocho por ciento mediante derrama extraordinaria conforme a los porcentajes aplicables; condicionar la contratación a la selección de un proponente, negociación consistente con su propuesta, verificación de licencias y seguros y revisión legal; exigir certificación técnica para el uso de contingencia; y requerir a la Junta una liquidación final del proyecto con recomendación al Consejo respecto de cualquier sobrante.

PRESIDENTE: Los titulares habilitados a favor, levanten su tarjeta.

SECRETARIA: Treinta y dos a favor; seis en contra.

PRESIDENTE: La moción prevalece. Queda autorizado el proyecto bajo los términos aprobados.

PRESIDENTE: Pasamos al segundo asunto decisional: seleccionar el proponente. Las tres propuestas son A, Clima Caribe Systems por cuatrocientos ochenta y nueve mil; B, Borinquen Mechanical Group por quinientos doce mil quinientos; y C, Atlántico HVAC Solutions por quinientos treinta y ocho mil.

PARLAMENTARISTA: Para evitar confusión, sugiero que la Presidencia solicite nominaciones o mociones de adjudicación una por una y luego utilice un procedimiento de votación claramente anunciado. Como hay tres alternativas, puede utilizarse papeleta escrita si el Consejo lo prefiere.

SR. ROBERTO ACEVEDO: Roberto Acevedo, del 15-A. Propongo votación secreta por papeleta.

SR. FELIPE GRAO: Felipie Grao, 6-D. Secundo.

PRESIDENTE: ¿Hay objeción?

PRESIDENTE: Se utilizará papeleta secreta. La Secretaria explicará el procedimiento.

SECRETARIA: Cada titular habilitado recibirá una papeleta con A, B y C. Marcará una sola opción. Una papeleta con más de una opción será nula. Los poderes válidos ejercerán únicamente los votos que legalmente correspondan. Los escrutadores serán la señora Carmen Díaz, apartamento 4-C, y el señor José Padilla, apartamento 12-B, quienes no son miembros de la Junta.

SRA. VILMA ORTIZ: ¿Por qué no podemos votar por precio primero?

PRESIDENTE: Porque la selección es integral. Cada titular puede dar al precio el peso que considere apropiado, pero la pregunta es qué propuesta seleccionar.

SRA. VILMA ORTIZ: Entendido.

SECRETARIA: Se recibieron treinta y ocho papeletas. No hay papeletas nulas. Resultado: Proponente A, nueve votos; Proponente B, veintidós votos; Proponente C, siete votos.

PRESIDENTE: Con veintidós votos, la propuesta B, Borinquen Mechanical Group, obtiene la mayoría de los votos emitidos y queda seleccionada, sujeto a las condiciones de contratación aprobadas.

SRA. ABIGAÍL ACEVEDO: Solicito que conste que voté por A porque era la oferta más baja.

PRESIDENTE: La votación fue secreta. Usted puede dejar constancia voluntariamente de su posición, pero la Secretaria no identificará los votos de otras personas.

SRA. ABIGAÍL ACEVEDO: Correcto. Esa es mi declaración.

PRESIDENTE: Necesitamos ahora una autorización operativa para formalizar el contrato sin convertir cada detalle técnico en otra asamblea.

LCDO. ANDRÉS VEGA: Sugiero una moción que autorice al Presidente y al Tesorero, con la Administradora, a negociar y ejecutar el contrato con B dentro del precio, alcance y contingencia aprobados; que cualquier cambio material que exceda esos límites regrese al Consejo; y que el ingeniero certifique cumplimiento técnico antes de pagos por hitos.

SRA. VILMA ORTIZ: Vilma Ortiz, 14-A. Así lo propongo.

SR. LUIS FERRER: Ferrer, 4-A. Secundo.

TITULAR: ¿Qué es cambio material?

LCDO. ANDRÉS VEGA: Para este acuerdo, propongo definirlo como un cambio que altere sustancialmente el alcance, cambie el equipo principal seleccionado, exceda la contingencia autorizada o aumente la obligación total del Consejo más allá de lo aprobado.

SRA. INGRID MEJÍA: Eso me satisface.

PRESIDENTE: ¿Alguna otra discusión? Los que estén a favor.

SECRETARIA: Treinta y cinco a favor; tres en contra.

PRESIDENTE: Prevalece.

SRA. VILMA ORTIZ: Quiero plantear que el gimnasio necesita máquinas nuevas. Ya que estamos haciendo una derrama, podríamos incluirlas.

PRESIDENTE: La Presidencia determina que ese asunto está fuera de la convocatoria y no será considerado esta noche.

SRA. VILMA ORTIZ: Apelo de la decisión de la Presidencia.

PARLAMENTARISTA: La apelación es procedente. La pregunta para el cuerpo es si se sostiene la decisión de la Presidencia de que la compra de equipos de gimnasio está fuera del alcance de esta asamblea extraordinaria.

PRESIDENTE: Para evitar influir, expondré brevemente la base: la convocatoria se limitó al sistema central de aire acondicionado, sus propuestas, financiamiento y adjudicación. Equipos de gimnasio no son incidentales a ese proyecto.

SRA. VILMA ORTIZ: Mi argumento es que si habrá una derrama, sería más eficiente hacer una sola.

LCDO. ANDRÉS VEGA: La eficiencia administrativa no sustituye el requisito de notificar adecuadamente los asuntos que serán decididos. Los titulares ausentes tenían derecho a conocer qué asuntos estaban convocados.

PRESIDENTE: Votamos sobre sostener la decisión de la Presidencia. A favor de sostenerla.

SECRETARIA: Treinta y seis a favor; dos en contra.

PRESIDENTE: La decisión de la Presidencia queda sostenida. El asunto del gimnasio no se considera.

SR. JOSÉ GARRIGA: José Garriga, 7-B. ¿Cuándo se espera que comiencen los trabajos?

ADMINISTRADORA: Si la contratación y los documentos se completan sin contratiempos, esperamos emitir orden de proceder en octubre. El cronograma definitivo dependerá de la confirmación del fabricante.

SRA. ABIGAÍL ACEVEDO: Abigaíl Acevedo, 10-C. ¿Cómo se informarán los apagones o interrupciones?

ADMINISTRADORA: Habrá avisos por correo electrónico, tablones y mensajes de texto para quienes estén inscritos. Para interrupciones planificadas se dará el mayor aviso posible.

SR. BRUNO RIVERA: Bruno Rivera, 2-D. ¿Los titulares podrán ver las facturas?

TESORERO: Los comprobantes del proyecto se mantendrán en el expediente financiero y estarán disponibles conforme a los procedimientos aplicables. Además, proponemos un resumen mensual de progreso y desembolsos.

SR. BRUNO RIVERA: Eso me parece importante.

PRESIDENTE: La Junta lo hará.

SR. JOSÉ GÓMEZ: José Gómez, 5-C. Solicito que el acta incluya los resultados exactos de las tres votaciones principales.

SECRETARIA: Así se hará: la votación sobre posponer, la autorización del proyecto y la selección del proponente, además de las demás resoluciones adoptadas.

TAQUÍGRAFA DE RÉCORD: Para claridad, la transcripción “ad verbatim” y el acta oficial son documentos distintos. Esta transcripción conservará las intervenciones registradas; el acta debe recoger los elementos requeridos para el récord corporativo del Consejo.

PRESIDENTE: Gracias por la aclaración.

PRESIDENTE: No habiendo otro asunto dentro de la convocatoria, la Presidencia informa que los trabajos han concluido.

SR. ROBERTO ACEVEDO: Roberto Acevedo, 15-A. Propongo moción de cierre.

SRA. VILMA ORTIZ: Vilma Ortiz, 14-A. Secundo.

PRESIDENTE: Hay moción y segundo para levantar la sesión. ¿Hay objeción?

[No se escucha objeción.]

PRESIDENTE: Sin objeción, se levanta la sesión a las nueve y diecisiete de la noche. Gracias a todos por su participación y por mantener un proceso de forma ordenada.

[9:17 p.m. Finalizan los trabajos oficiales. La taquígrafa de récord confirma el cierre de la grabación principal y del respaldo.]

APÉNDICE A — Qué enseña este modelo de asamblea extraordinaria

Enseña el procedimiento ordenado y organizado de una asamblea extraordinaria. La convocatoria controla el alcance de los trabajos. Una asamblea extraordinaria no debe convertirse en una asamblea general improvisada. Los asuntos deben guardar relación con el propósito notificado. Esto protege a quienes asistieron y también a quienes decidieron no asistir basándose en la convocatoria.

El ceremonial puede reducirse. Una asamblea extraordinaria técnica puede comenzar directamente con registro, llamada al orden, certificación de convocatoria, reglas y asunto convocado. Himnos, invocaciones, homenajes e informes generales pueden ser apropiados en otros contextos, pero no son indispensables para este tipo de reunión.

Las presentaciones de vendedores necesitan reglas neutrales. Conviene fijar el mismo tiempo, evitar que un proponente escuche y modifique su oferta después de otro, mantener la oferta escrita como documento rector y canalizar aclaraciones posteriores de forma uniforme.

La oferta más barata no necesariamente es la mejor. El Consejo puede evaluar precio junto con alcance, garantías, riesgo de órdenes de cambio, experiencia, cronograma, mantenimiento, eficiencia y calidad técnica, siempre que el proceso sea transparente y no arbitrario.

Separar autorización del proyecto de selección del contratista mejora la claridad. Primero se decide si el proyecto debe realizarse y cómo se financiará. Después, si se aprueba, se selecciona el proponente. Así se evita confundir la necesidad de la obra con la preferencia por un vendedor.

La clasificación jurídica de la obra importa. Conservación, obra extraordinaria, obra urgente y obra de mejora pueden tener consecuencias distintas. La Junta debe documentar por qué clasifica un proyecto de determinada manera y obtener asesoramiento cuando exista duda.

Las enmiendas deben procesarse una a la vez. El ejemplo muestra una enmienda a una cifra financiera y una enmienda secundaria. Resolver cada cuestión en su orden evita que los titulares pierdan de vista qué texto están votando.

La transcripción protege el récord, pero no sustituye el acta. La grabación y transcripción permiten reconstruir preguntas, respuestas, y lenguaje exacto de las mociones. El acta oficial cumple una función corporativa distinta y debe prepararse conforme a la ley y los documentos del condominio.

APÉNDICE B — Lista de preparación recomendada

Definir por escrito el propósito exacto de la asamblea y redactar una agenda limitada.

Verificar quién tiene autoridad para convocar y cumplir los requisitos de notificación aplicables.

Circular con antelación razonable el informe técnico, propuestas, tabla comparativa y alternativas financieras.

Validar poderes, representaciones y derecho al voto antes de comenzar.

Contratar, cuando el proyecto lo justifique, un profesional técnico independiente que prepare especificaciones neutrales.

Exigir propuestas comparables: mismo alcance base, garantías, seguros, cronograma y exclusiones claramente identificadas.

Establecer reglas idénticas de presentación para todos los vendedores.

Evitar negociaciones improvisadas frente al Consejo que cambien materialmente una propuesta sin oportunidad equivalente para los demás.

Preparar una hoja de evaluación con criterios objetivos y conservarla en el expediente.

Definir antes de votar la fuente de fondos, límites de contingencia y autoridad de la Junta para cambios posteriores.

Disponer de micrófonos suficientes y probar la grabación antes de llamar al orden.

Identificar a cada orador y evitar intervenciones simultáneas.

Tener disponible una persona que lleve el cómputo de votos y, si se usan papeletas, escrutadores neutrales.

Leer en voz alta la moción final antes de votar cuando haya sido enmendada varias veces.

Anunciar resultados numéricos y conservar las hojas de escrutinio o papeletas según la política aplicable.

Documentar las declaraciones que un titular solicite incluir en el acta, conforme proceda.

Preparar después de la asamblea un expediente de contratación con resolución, propuesta seleccionada, seguros, licencias, contrato, órdenes de cambio y certificaciones de pago.

Comunicar a la comunidad el cronograma, interrupciones, progreso y estado financiero del proyecto.

APÉNDICE C — Matriz comparativa ficticia de propuestas

*Sujeto a confirmación de producción y entrega del fabricante.

APÉNDICE D — Ejemplo de resolución final

RESUÉLVASE que el Consejo de Titulares autoriza el reemplazo del sistema central de aire acondicionado de las áreas comunes conforme a las especificaciones técnicas presentadas; selecciona a Borinquen Mechanical Group, LLC, sujeto a la negociación y revisión del contrato final; autoriza un precio contractual base de $512,500, sujeto a los límites aprobados; autoriza hasta $350,000 del fondo de reserva y el balance mediante derrama extraordinaria conforme a los porcentajes aplicables; establece una contingencia máxima de ocho por ciento sujeta a certificación técnica; y autoriza a los oficiales designados a ejecutar los documentos necesarios siempre que no se altere materialmente el alcance ni se excedan los límites aprobados.

APÉNDICE E — Fuentes jurídicas y de práctica consultadas

1. Ley Núm. 129-2020, Ley de Condominios de Puerto Rico, según enmendada. Para esta simulación se consultaron, entre otras, las disposiciones relativas a mayoría de titulares, conservación y uso de elementos comunes, fondo de reserva, obras extraordinarias, obras urgentes, obras de mejora, poderes del Consejo, asambleas y actas.

2. Oficina de Gerencia y Presupuesto de Puerto Rico, compilación de la Ley 129-2020 según enmendada. https://bvirtualogp.pr.gov/ogp/Bvirtual/leyesreferencia/PDF/129-2020.pdf

3. Sistema Único de Trámite Legislativo, Oficina de Servicios Legislativos de Puerto Rico, historial de la Ley 129-2020 y legislación enmendatoria. https://sutra.oslpr.org/prontuarios/leyes-aprobadas/128603